지능적인 정보전달과 가치
특별기고:서밋 데시판드 컴퓨터어쏘시에이츠 CTO
정보는 기업이 필요로 하는 시점에서 즉시 활용할 수 있도록 적시에 제공되어야 하며 해당 기업은 그 정보를 신속하고 과단성 있게 활용할 수 있어야 한다. 이는 기업의 수익 증진과 유지에 절대적으로 필요한 요소라 할 수 있다. 기업은 지능적인 정보전달을 통해 기업의 목표와 일치하는 성숙도 단계(maturity level)를 달성해야 하며, 이를 위해서는 기업의 목표에 도달하기 위한 기술을 적용해야 한다. 오늘날과 같은 기업 환경에서 기업은 데이터를 통합하고 그 통합된 데이터를 기업에 맞는 비즈니스를 결정할 수 있도록 유용한 정보와 지식으로 활용해야 한다.
정보전달체계 성숙도란 정확한 정보를 적시에 적절한 사람이나 시스템에 제공하는 기업의 능력이라고 정의할 수 있다. 이때, 그 정보는 적절한 형식으로 구성되어야 하며, 정보의 올바른 활용을 위해 유연하고 직관력 있게 전달하되 반드시 정보보안이 유지되어야 한다.
정보전달이 제대로 이루어지기 위해서는, 일원화된 데이터 접근과 활용이 가능하도록 구성되어야 하며, 사용자의 적절한 정보이용을 위해 단순 데이터가 가치 있는 정보로 처리되어야 하며, 사용자의 상황에 맞는 문맥으로 표현되고, 정보를 이용한 해당 프로세스의 자동화가 구현될 수 있어야 한다. 통상적으로 정보전달 체계 성숙도는 4단계로 구성되는데 단계가 높아질수록 기업 내에서 정보를 제어하고 이용할 수 있는 능력이 더 많아지게 됨을 의미한다.
정보의 지능적 활용 필요성
비즈니스 및 IT 경영자들은 IT 투자비용 축소, IT 투자를 통한 가치 창출과 ROI에 대한 기대감과 더불어 업무의 효율성과 유효성을 증대시켜야 할 상황에 직면해 있다. 불행하게도 중요한 정보는 검색이 용이하지 않다는 사실이다. 2002년 12월 'Integ rated Solutions'의 연구결과에 따르면, 비즈니스 전문가들은 50%에 해당하는 시간을 자신이 필요로 하는 정보를 찾는데 소요했고, 이렇게 검색한 문서를 평균 19권씩 복사했으며, 미보관(misfiled) 문서를 검색하는 비용은 평균 120달러에 달했다. 또한 평균 20개의 문서 중 1개의 문서를 분실했고 이러한 분실 문서를 다시 작성하는 데에는 평균 25시간이 소요되었다.
정보 전달이 적시에 실시되지 못하는 다른 이유는 또 있다. 통상적으로 데이터는 이 기종 포맷이나 서로 다른 위치에 존재하게 된다. 즉, 활용 가능한 데이터라고 해서 그 데이터가 사용자들이 찾고 있는 정보나 지식을 제공해 준다는 의미는 아니다. 조직에 따라서 정보 공유가 문제가 될 수도 있다. 정보는 활용 가능해야 하지만 반드시 관련성이 높아야 할 필요가 있는 것은 아니다. 해당 프로세스의 자동화 구현을 위해 정보를 지능적으로 활용해야 한다는 것은 복잡한 업무임에 틀림없다.
정보 전달 체계 성숙도 모델(IDMM)은 기업 내에서의 지식전달 과제와 지식전달 기회를 해결하기 위한 기초가 되며, 정보의 액세스 권한, 타당성 및 분석기능 개선을 위해 필수적으로 요구되는 핵심 사항이다. 이 모델은 4단계의 정보전달 체계를 정의하고 있으며, 기업은 정보전달 체계를 통해 발전함에 따라 비즈니스 의사결정 프로세스를 개선하고 자동화하기 위한 상세정보 접근권한과 분석기능이 강화된다.
각 단계는 그 단계에 맞는 특정한 정보전달 과제를 목표로 삼고 있으며, 사용자가 특정 단계에 도달하게 되면 다음 단계로 넘어가게 되는 새로운 도전 과제를 만나게 된다. 사용자는 하위 단계로 되돌아가는 것이 실질적으로 불가능하다는 사실도 깨닫게 된다. 그 이유는 이미 도달한 효율성의 가치를 손상시킬 수는 없기 때문이다.
IDMM의 4단계
1단계 : 데이터 접근을 일원화 하는 단계로, 사용자는 자신이 필요로 하는 데이터가 어디에 존재하는지 알고 있기 때문에 검색시간을 절약할 수 있다. 문서상의 데이터나 기타 물리적인 매체를 통해 얻은 데이터는 사용자의 액세스를 용이하게 하고 데이터의 영구성을 보장하기 위해 디지털화 되어야 한다. 수동으로 처리하는 정보 프로세스는 가급적 자동화되어야 하며 사용자에게는 자신의 직무를 위해 필요한 데이터를 접근할 수 있는 권한이 부여된다.
2단계 : 의미가 없는 원시 데이터를 신뢰성 있는 객관적인 정보로 변환하는 단계이다. 이 단계에서는 데이터를 정제(refining)하고 정렬, 분석하여 사용자가 명확하게 이해할 수 있는 정보로 표현해준다.
3단계 : 이 단계에서는 조직 내 개개인의 역할을 고려할 수 있도록 관련 정보를 추출하여 의사 결정자에게 제공해줄 수 있는 BI 툴을 적용하는 단계이다. 불필요한 지식을 없애고 관련성 높은 지식만을 전달하기 때문에 많은 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 보다 중요한 결정을 신속하게 내릴 수 있도록 한다.
4단계 : 이 단계에서는 적절한 정보를 입수하고 이에 맞는 필요한 정보 처리를 자동화하기 위해 사용자별로 독특한 역할과 책임 및 경험을 고려하여 맞춤형 규칙을 설정한다.
대부분의 기업들이 지식관리, BI(Business Intelligence), 의사결정 지원 및 경영자 정보 시스템(EIS)과 같은 정보 시스템을 지속적으로 활용해왔지만, 지능적인 정보전달 작업에도 계속 관심을 기울여야 한다. 다른 기업들도 단순한 데이터 접근 이상의 복잡한 분석 업무와 개별화를 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 각 단계별 정보 전달 체계 성숙도를 통해 비즈니스 요구에 따른 최대의 가치를 주어진 기간 내에 기업에게 제공할 수 있다.
기업 내에서 정보를 관리하고 의사 결정자에게 지식을 전달하는 일은 복잡하기는 하지만 결코 불가능한 일은 아니다. 기업의 정보전달체계 성숙도를 이해하고 정보자산을 적절히 활용하면 최상의 비즈니스 가치를 제공할 수 있을 것이다.
컨셉, 제품, 혹은 솔루션의 성공 가능성을 제대로 측정하려면 이와 같은 개념의 발생 원인을 살펴봐야 한다. 좀 더 넓게 e비즈니스 분야를 둘러보면, 신생기업의 경우 초반에 실패하는 사례가 비일비재하다. 그 주된 이유로는 아이디어나 제품이 쓸모없다기보다는 단순히 그것이 시장에서 그 당시에 원하는 것이 아니라는 점이다.
왜 IDMM이 필요한가
일반적으로 e비즈니스가 미성숙(여기서 의미하는 바는 SW 라이선스 판매량 대(對) 전세계 총 기업 숫자를 가리키며, SW에 대해 논의하거나 판매하려고 노력하면서 들인 시간은 아니다)하다고 볼 때, 특히 최근 수년간 좋은 전망을 유지하는 기업에 대한 ERP, CRM, SCM 등의 대규모 구현 시도가 문제를 안고 있는 것으로 입증된다면, 시장에는 '벤더 푸시(vendor push)'만 난무할 가능성이 있다. 실제로, 새로운 솔루션의 성공 가능성은 시장에서 이에 대한 요구가 존재한다고 확신하는 벤더의 노력여하에 달려있다.
사례연구
CA가 자체 구현한 IDMM를 살펴본다. CA의 CleverPath 브랜드팀 소속 임직원들은 메인프레임에서부터 유닉스와 윈도우까지 다양한 플랫폼 상에서 최소한 15가지의 서로 다른 데이터 소스에 상주하는 데이터 및 애플리케이션에서 정보 접근을 개선하고 합리화 할 필요성을 느꼈다. CleverPath팀은 Insight시스템을 개발하기 위해 CleverPath 솔루션을 사용하였으며, 시스템은 다음 기능을 제공한다.
- 데이터, 컨텐츠, 애플리케이션에 대한 접근을 일원화
- 표준 웹 브라우저나 무선 장치에서 접속이 가능한 맞춤형 인터페이스
- 데이터의 정제, 분석, 정렬을 위한 보고, OLAP, 디지털 대시보드 기술
- 사용자 및 그룹 수준 모두에게 정확하고 관련성 있는 지식 전달
솔루션 구현 기간은 1개월이었고, IDMM 3단계에 해당한다.
Insight 프로젝트 결과물
'메인' 워크플레이스란 시스템의 전체 사용자가 등록되어 있는 현재의 기본 워크플레이스이며 두 가지 목적으로 이용된다. 주된 목적은 브랜드 팀 담당자에게 팀의 상태에 대한 통합적인 조회 기능을 제공하는 것이다. 각 팀의 활동은 워크플레이스의 포틀릿(portlet)으로 표시된다. '메인' 워크플레이스는 브랜드 팀의 고위 임원이 사내의 다른 임원과 해당 브랜드 팀의 현황에 대한 의견을 나누기 위한 목적으로도 이용한다.
Insight가 IDMM 3단계에 해당하는 이유
- Insight는 사용자 인터페이스로써 포털을 이용한다.
- BI(business intelligence) 및 보고 기능을 사용하여 기본 워크플레이스와 사용자가 열려는 다른 워크플레이스에 기초하여 개별 사용자에게 관련성 있는 지식을 전달한다.
- 예측 및 규칙 기능을 활용, 다음 프로젝트가 무엇인지, 성사되려는 거래가 어떤 것인지, 재정 투입 '대상'이 무엇이며 아직 시행되지 않은 것은 무엇인지 등에 대한 판단을 내린다.
비즈니스 상의 효과
내부 작업 관행에 변화가 생겼다. 정보를 검색하거나 문서 목록과 일정을 수작업으로 갱신하고 요약하는데 시간을 들이는 대신, 임직원들은 이제 Insight에 로그인 해서 정확하고, 관련성이 있으며 맞춤화 된 최신 자료에 자동으로 접근한다.
Insight가 적용되기 시작한 것은 2002년부터이므로, CleverPath 브랜드 팀은 다음과 같은 이점을 얻은 것으로 색각하고 있다.
- 내부 이해 관계자들 간의 서비스 시간 단축
- 현장 판매 팀의 질의에 대한 응답 시간 단축
- 판매 전에 높은 수요가 예상되는 영역에 대한 예측이 더 정확해지면서 해당 영역 담당 직원에 대한 교육 훈련 및 사전 대비가 강화됨
- 판매, 라이센싱, 마케팅 이니셔티브 분야에서 내부 BU(business unit)의 실적에 대한 신속한 검토 보고서 작성
CA의 IDMM 3단계를 달성한 CleverPath 브랜드 팀은 확실한 의사결정과 생산적이고 실용적인 비즈니스 관련 조치를 뒷받침 해주는 정보를 신뢰를 가지고서 이용하면서 비즈니스를 영위할 수 있게 되었다.