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[CASE STUDY] “의사결정에 유용한 정보를 적절한 시기에 제공”
기업의 경영환경은 몹시 다차원적이다. 고객, 시장, 제품, 부품, 공급자, 그리고 정보기술등과 같은 여러 경영요소들이 복합적으로 작용하여 의사결정을 한층 어렵게 만든다. 복잡한 기업환경 하에서 기업 내부의 주요 의사결정자인 임원과 실무자들에게는 한정된 시간에 여러 업무를 능률적으로 처리해야 하므로 이를 지원하는 시스템이 필요하다. 이러한 필요에 의해서 DSS(Decision Support System)와 EIS(Executive Information System)는 기업 정보시스템의 중요한 개념으로 자리 잡게 되었다.

DSS는 경영자의 비정형적 의사결정을 지원하기 위하여 보다 쉽게 의사결정모형과 자료에 접근할 수 있게 해주는 대화식 시스템이다. EIS는 사용하기 쉽고 이해하기 쉬운 정보표현 형태를 빌어 최고경영자가 그들에게 가장 중요한 외부정보와 내부정보를 조정하고 요구할 수 있도록 다양한 근원으로부터 정보를 통합하는 시스템이다. 의사결정을 지원하는 시스템으로 DSS와 EIS는 ESS(Executive Support System)로 통합될 수 있다. ESS의 궁극적인 목표는 기업의 경영진들에게 의사결정에 유용한 정보를 적절한 시기에 제공하는 것과 경영관리용 도구를 제공하는 것이다. 그러므로 다음과 같은 내용을 지원할 수 있어야 한다.

임원 시간의 효율적인 활용
단순한 자료제공이 아닌 요약, 분석된 정보의 제공
유용한 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 하는 기술적 지원
임원의 질문에 즉시 답할 수 있는 체제 구축
경영 전략업무 수행 결과 보고서 연계

위와 같은 구축방향을 충분히 활용하기 위하여 ESS는 다음과 같은 기능 및 특성을 갖추어야 한다.
전반적인 기업 운영정보 제공
주요 성공요소에 대한 성과지표 체계시스템 및 성과정보 제공
숫자 정보뿐만 아니라 그래프에 의한 정보제공
보다 상세한 정보에 접근할 수 있는 드릴-다운 기능
예외 사항 중심의 보고서 산출능력
내부 또는 외부의 새로운 정보 제공
정보의 다차원적 분석을 통한 예측 기능

이제 ESS를 운영 중인 두 기업의 성공적인 구축사례를 살펴보자. 처음의 사례는 임원들의 의사결정을 지원하는 EIS를 구축하여 성공한 사례이고, 두 번째 사례는 임원뿐만 아니라 실무자를 포함하여 분석업무를 지원하는 분석 지원시스템을 구축하여 성공한 사례이다.

1. 롯데제과의 임원정보시스템
롯데제과는 1967년 설립 이래 국내 제과 업계의 리더로 현재 영등포와 양산, 평택, 시흥, 대전에 첨단 시설을 완비한 대단위 공장을 갖추고 5,000 여명의 종업원이 200여 종의 다양한 제품을 생산, 공급하고 있다. 특히 롯데 껌은 내수시장 점유율 60%를 자랑하고 있으며, 세계 2위의 껌 수출 기업으로 성장했다.

롯데제과는 후지쯔의 메인프레임을 사용하다 97년부터 메인프레임을 마이크로소프트의 표준 시스템으로 전면 교체하며 신정보시스템, 즉 전사적자원관리시스템(ERP)을 구축하였다. 기능별·업무별로 분리된 시스템을 통합함으로써 내부 업무 생산성과 고객서비스를 확대한다는 것이었다.

이러한 ERP는 회사의 본 업무를 지원하는 기간 시스템으로서 비즈니스 상 중요한 기능을 하고 있긴 하지만, 시스템의 목적이 데이터 수집이고, 애플리케이션이 정적이며, 거래처리가 자동화되어 있고, 결과는 정보가 아니라 단순한 데이터라는 특징을 가지고 있다.

따라서 전국 200여 곳의 영업점과 전국을 무대로 발로 뛰는 영업사원이 2,000 여명에 이르는 롯데제과가 보유하고 있는 순수 기업내부 데이터 량만 해도 영업데이터 80GB를 포함해 전체 180GB가 넘는 대용량이다. 그렇기 때문에 대용량의 내부 데이터를 종합적으로 처리, 분석하여 비즈니스의 경향 및 기회를 찾으려는 경영자에게는 도움이 되지 못하였다.

임원들의 경우 회사 경영실적 전반에 대한 종합적인 현황과 주제별 정보의 기간별 추이, 내부 핵심관리항목에 대한 달성지표를 모니터링하고 기업 경영에 반영할 수 있는 시스템과 외부데이터 즉, 업계동향, 주식정보, 수입원자재 가격추이, 신문기사경제지표 등에 관한 생생한 정보를 신속하게 접하고 싶어 했다.

이러한 정보화 욕구를 충족하기 위하여 임원들이 필요로 하는 정보를 제공하는 시스템, 회사의 내부 및 외부 정보를 임원의 요구 사항에 맞게 수집, 분류, 분석하여 적시에, 정확하게, 사용하기 쉽게 제공하는 시스템 도입을 검토하게 되었다.

임원들에게 제공되는 시스템이기 때문에 정보제공측면에서는 정보의 속성별 요약된 종합적으로 제공할 것, 요약정보에서 상세정보 단계적 접근이 가능할 것, 현황과 추이분석으로 통해 합리적인 의사결정을 지원할 것, 정책수립과 의사결정에 활용될 수 있는 복합적인 정보를 제공할 것 등이다. 사용자 인터페이스 부문에서는 고려되어야 할 사항으로 시스템이 사용자에게 보다 친숙하고, EIS 구성 요소간의 이동이 쉬워야 하며, 교육은 한 번에 끝날 수 있을 만큼 쉬워야 하며, 다양한 형식의 표현으로 정보가 제공될 것 등이다.

위의 요구사항을 검토한 결과 의사결정에 필요한 정보를 효율적으로 지원하기 위한 통합된 데이터를 저장할 수 있는 별도의 데이터베이스 즉, 데이터마트의 개념을 가져가기로 했다. 빠른 조회 속도를 감안하여 다차원 데이터베이스 엔진, MIS사의 Alea를 도입하여 Excel에서도 다차원데이터베이스의 큐브를 기반으로 보고서를 작성할 수 있게 했다. 사용자 인터페이스 측면에서는 사용자 접근성과 시스템 관리자의 유지보수 측면을 최대한 고려하여 DynaSight라는 프론트 툴을 선정하게 되었다.

EIS설계의 핵심적인 부분이 바로 사용자 인터페이스이기 때문에 시스템을 사용할 임원들의 대부분이 컴퓨터 사용이 익숙하지 않은 점을 감안해야 한다. EIS개발에 있어 경영자의 관심의 유무가 프로젝트 성공과 실패의 주요 원인이 되기 때문에 임원들과 지속적인 면담과정을 통하여 요구사항을 파악해야 한다.

롯데제과의 경우는 지속적인 면담과정 이전에 임원들이 평상시 보고 받고 계시는 정형화된 문서를 취합하여 내부관리항목의 핵심지표 도출 및 기본 화면 설계를 바탕으로 프로토 타입 형태로 개발한 후 임원들에게 보여드리고, 추가 보완해가는 과정의 반복을 통하여 추가적인 요구사항을 알아내는 방법을 사용하였다. 프로토 타입 개발과정으로 개별 임원들의 경영스타일도 반영할 수 있었다. 또한 운영시스템에는 없는 외부정보의 경우에는 별도 입력화면을 통하여 데이터베이스에 저장하여 EIS 화면구성에 포함하였다.

이러한 과정으로 개발된 롯데제과 EIS 시스템은 판매정보,구매정보,경쟁사정보,재무정보,금융정보 등 경영활동상 필요로 하는 각종 정보를 시스템화하여, 경영자가 회사의 경영정보를 파악하고 의사결정을 하는데 유용한 정보를 신속하고 효과적으로 제공하는데 크게 기여하게 되었다. 또한 EIS를 통하여 경영위험요소 체크 경영성과지표에 대한 지속적인 모니터링을 통한 경영의 잠재적인 문제점을 사전에 예방할 수 있다는 점이다.

2. 롯데면세점의 경영정보 분석시스템
롯데면세점은 21세기 최고 명품종합 서비스 기업이라는 비전을 가지고 세계 유명 브랜드 약 420여 종을 판매하고 있는 국내 최대 보세 판매장이다. 1980년 롯데호텔면세점 개점을 시작으로 롯데월드 잠실점, 부산점, 인천공항점, 제주점 그리고 2004년 2월 제주공항점 개점까지 총 6개 지점으로 전국적인 체인망을 보유하고 있다.

롯데면세점의 분석시스템은 EIS, OLAP, ABC 3가지 서브 시스템으로 구성되어 있고, ERP와는 별도의 시스템으로 구축되어 있다. EIS는 주로 기업의 임원을 포함한 고급관리자를 대상으로 하는 시스템으로 경영에 필요한 합리적 의사결정을 하기 위해서는 기업 전반에 대한 종합적인 이해와 분석을 지원한다.

이에 비해 OLAP은 실무 담당자를 위한 시스템이다. ERP의 데이터를 가지고 다양한 관점에서 분석하고 결과를 다시 업무에 피드백 함으로써 결과적으로 경쟁력을 확보하고 생산성을 향상 시키고자 도입하게 되었다. 마지막으로 ABC는 기업 경영의 결과로 발생되는 원가를 분석하는 시스템으로 수익과 대비하여 실제로 기업 성과에 얼마나 기여하는지를 분석하게 된다.

50,000여개 이상의 단품이 판매되는 전국 매장에서 본점으로 집계되는 일일 매출 발생 건수가 약 420만건이며, 전송량은 1,200MB에 이른다. 6개 지점에서는 별도의 시스템에서 ERP를 운영하고 있기 때문에 지점별 데이터를 종합적으로 분석할 수 있는 시스템이 반드시 필요했다. 따라서 별도의 시스템에 의사결정을 지원할 수 있는 다차원 데이터베이스를 구축하게 되었다.

롯데면세점의 분석시스템에서는 우선 조회응답시간과 대용량 데이터처리, 확장성, 비즈니스 로직의 반영의 측면을 고려하여 다차원데이터베이스의 플랫폼으로 MS사의 Analysis Service를 선택했다. 또 매일 전국 체인망으로부터 데이터를 송신 받기 위하여 데이터변환서비스의 역할을 Analysis Service을 제공하는 SQL 2000의 DTS 기능을 효율적으로 활용할 수 있었다.

롯데면세점 분석시스템의 프론트 툴로는 DynaSight를 선택하였다. 선정이유로 사용자의 의사결정 스타일 또는 기업의 문화에 맞도록 화면설계가 가능하다. Dyna-Sight는 분석을 위한 경영분석 시나리오를 사용자로 하여금 친숙하게 받아들일 수 있도록 지원한다. 따라서 임원들이 경영 스타일이나 기업의 문화와 같은 특성을 반영하기 쉽다. 그리고 다양한 챠트의 지원으로 경영상태에 대한 정확한 모니터링이 가능하게 지원한다. 쉬운 사용법으로 유지보수 측면에서도 DynaSight는 타 프론트 툴에 비해 충분한 경쟁력을 가지고 있다고 생각 된다.

롯데면세점의 POS에 발생되는 매출을 실시간으로 EIS 화면에서 볼 수 있어야 하는 요구사항에 따라 6개 지점의 POS로 발생되는 실적을 5분단위로 데이터베이스에 저장하여 임원들은 EIS 화면을 통하여 조회할 수 있게 하였다. 점별 경영실적에 대하여 재무분석지표를 투하자산수익율(ROI)에 두고 점별 계획대비 달성율과 전년대비 신장률을 분석하였다. 또한 ABC 시스템을 통하여 점의 코너단위, 브랜드별, 거래처별 손익을 분석하여 경