시스코 텔레프레즌스 3000 도입, 회의 시 소요 비용 연간 3억원 절감 기대
▲ 기업은행의 텔레프레즌스 영상회의 장면
기업은행은 1961년 중소기업 지원을 위한 정책금융기관으로 출범하여 중소기업금융에 대한 전문성과 노하우를 축적해왔다. 국내 최고의 종합금융그룹과 비전 IBK 2010 글로벌 50대 선도금융그룹을 지향하며 서비스 역량을 강화해 가고 있다.
기업은행은 을지로 본점과 수지 IT센터의 본부 직원들 간 업무 회의가 잦은 편이다. 과거 전산개발을 위한 협의 시 직원들은 왕복 2시간 거리를 오고가며 회의를 했다.
기업은행은 직원들의 업무 회의를 목적으로 지난해 10월부터 풀HD 해상도를 지원하는 텔레프레즌스 솔루션 도입을 검토했다. 회의를 위해 소요되는 이동 시간 및 경비를 절감하고, 업무 효율성을 향상시키기 위한 것이었다.
기업은행 IT기획시스템부 고완선 팀장은 "기존에 탁상용 카메라를 설치해 화상회의를 할 수는 있었으나 이용하는 사람이 없었다. 텔레프레즌스 도입을 위해 국내외 다양한 적용 사례를 살펴봤다. 글로벌 회사들이 해외 지사들과도 영상회의를 하는 것을 보고 장비 안정성에 대해 신뢰할 수 있었다"고 말했다.
2G 광전송 구간 통해 '영상회의 안정성 확보'
기업은행은 지난해 10월부터 텔레프레즌스 솔루션을 검토했다. 지난 5월 한국IBM을 통해 시스코의 텔레프레즌스 3000 장비를 도입하기로 최종 결정하여 7월부터 3개월 간 구축기간을 거쳐 솔루션 도입을 완료했다. 시범운영을 한차례 마친 후 11월 19일 텔레프레즌스 영상회의 시스템의 오픈식을 가졌다.
고 팀장은 "원활한 커뮤니케이션이 시스템을 도입한 주목적이였기 때문에 화면이 끈기지 않고 회의하는 사람들이 거부감을 느끼지 않도록 주변 소음, 진동, 감정표현이 제대로 화면에 나타나게 하는데 비중을 뒀다"고 설명했다.
다만 구축 과정에서 시스코가 제시한 솔루션 패키지 프레임워크를 준수해야 하므로, 요구에 맞는 적정 규모의 회의실을 찾는데 어려움이 있었다고 덧붙였다.
기업은행의 을지로 본점과 수지IT센터 간 데이터 전송은 2G의 광전송 구간을 통해 이뤄진다. 텔레프레즌스도 이 광전송 구간에서 운영되고 있다. 기업은행은 "텔레프레즌스 솔루션 운영을 위해 필요한 회선개런티는 빔프로젝터까지 포함해 최소 20Mbps인데, 2G 광전송로를 이용하므로 화상통신이 끈길 우려 없이 안정적인 영상회의가 가능하다"며 "빔프로젝터를 이용한 데이터 공유 역시 속도저하 없이 안정적인 이유도 이 때문"이라고 강조했다.
효과적인 텔레프레즌스 활용위해 '전용 예약시스템' 구축 운영
기업은행은 시스코 텔레프레즌스 도입으로 회의를 위해 소요되는 이동 시간 및 경비를 연간 3억원 정도 절감할 수 있을 것으로 예상했다. 왕복 평균 2시간의 거리를 3사람이 이동할 때 길에 6시간을 버리는 것과 마찬가지라 시간당 근무수당을 따지면 3억원의 비용 절감 효과를 거둘 수 있다는 것이다.
하루 평균 3회 텔레프레즌스를 이용한 영상 회의가 이뤄지고 있다. 기업은행은 투자대비 비용접점에 도달하는 시점을 18개월로 내다봤었으나, 텔레프레즌스 도입 이후 회의가 많아져 3개월 이면 충분할 것으로 보고 있다.
고 팀장은 "IFRS(국제회계기준) 도입을 위한 시스템 개발 프로젝트를 비롯해 텔레프레즌스 도입이전에 예상 못한 개발 프로젝트들이 생겨 시스템 활용이 더 많아졌다. 텔레프레즌스를 도입하지 않았다면 개발 소요 비용이 많아졌을 것"이라고 전했다.
개발 프로젝트 시 주로 빔프로젝터를 이용해 시스템 도면에 데이터 흐름을 그려가며 업무협의를 하거나 PT를 하는 등 다양한 용도로 텔레프레즌스를 활용하고 있다.
기업은행은 텔레프레즌스 영상회의실의 효과적인 이용을 위해 텔레프레즌스를 위한 예약시스템이 개선될 예정이다. 현재 사내 그룹웨어를 통해 이용현황 정도를 파악하고 있다. 향후 텔레프레즌스 예약시스템이 개선되면 회의실 예약 통보, 회의 후 이용효과 및 개선사항 조사 등이 가능해져 사용자 만족도를 한층 높일 수 있을 것으로 기대하고 있다.
"1-2년 내 투자비 나올 수 있도록 검토해야"
▲ 기업은행 IT기획시스템부 고완선 팀장
-사용자들의 이용 만족도는 어떠한가.
기존에 화상회의를 이용해 본 사람이 거의 없어서 예전과 비교해 나아졌다고 말하는 사람은 없다. 하지만 실물크기의 영상회의 시스템을 보고 '실감난다, 신기하다. 나도 회의하고 싶다'고 말하는 직원들이 많아진 것으로 보아 이용만족도는 높다고 본다. 실제 대면회의가 상당히 많이 줄었다. 일부 해당 부서를 찾아다니며 내용을 결정짓고 징검다리식의 회의는 유지되고 있지만, 본격적인 공동작업을 하는 등의 단체 회의는 대폭 줄었다.
- 영상회의 활성화 유도를 어떻게 했나.
홍보를 제대로 안하면 회의실 이용이 활성화 안 될 것 같아 시스템 오픈식을 하고나서 내부 홍보팀에서 촬영을 하여 행 내 방송으로 내보내는 등 적극적인 홍보를 했다. 지금은 텔레프레즌스 영상회의 시스템이 있는 것을 모르는 사람이 없을 것 같다. 오픈식 이후 1주일 정도는 사용빈도가 하루 한 건 정도에 불과했으나 이용해 본 사람들의 입소문을 통해 현재 하루 평균 3회 정도의 영상회의가 이뤄지고 있다.
- 텔레프레즌스 도입 시 기업들이 고려해야 할 사항은.
고가 장비다 보니 사전에 어느 정도 회의가 있을지를 계산을 해야 한다. 1-2년 내에 투자비가 나올 수 있도록 검토해야 한다. 이용대상 또한 명확히 하여 자주 회의실을 이용할 수 있도록 해야 할 것이다.
- 향후 텔레프레즌스 확장 및 운영 계획이 있다면.
운영면에서는 효과적인 영상회의실 이용을 위해 텔레프레즌스 전용 예약시스템을 마련할 계획이다. 확장계획은 아직 없다. 전국 지역 본부 등으로의 도입 확대를 검토하기도 했으나 투자비용에 비해 회의 빈도수가 적어 당장 확대는 어려울 것으로 판단했다.
김정은 기자
jekim@itdaily.kr