E-Mail 아카이빙 통한 ‘e-Discovery’의 중요성
전자소송보다 e-Discovery를 위한 원본 자료의 저장과 관리가 중요
법무부의 전자소송(e-filing)과 관련한 이번 제정안에 따르면 당사자나 대리인은 전자적으로 작성하거나 변환한 서류(전자문서)에 전자서명을 해 전자적으로 법원에 제출할 수 있게 된다. 제출된 전자문서는 지금과 달리 법적 효력도 부여된다. 법원도 판결 및 결정문 등을 전자적으로 작성하고 전자문서를 사건기록으로 관리하며, 전자문서가 아닌 형태로 제출된 문서는 전자문서로 변환하되 동일성 확보를 위한 기술적 조치가 취해진다.
현재 전자소송(e-Filing)을 시행중인 외국의 사례를 보게 되면 이러한 전자소송을 하기 위한 '디지털 증거개시제(e-Discovery)'를 진행하는 과정에서 얼마나 확실한 전자자료인가가 더욱 중요해 지고 있으며, 그러다 보니 자료 원본의 저장과 관리가 기업들에게 더 중요한 부분으로 부각되고 있는 실정이다.
이미 전자소송제가 일반화된 미국의 경우 실제 제출되는 자료가 원본임을 증명할 수 있는 검증이 필수이며, 전자소송에 있어 매우 중요한 이슈가 되고 있다. 이 부분은 각각의 기업들이 준비해야 하는 부분으로 현재 일부 대기업을 제외한 국내 대부분 기업들의 경우 디지털 증거개시제(e-Discovery)를 간과하고 있는 것이 현실이다.
다행히 최근 기업들의 경우, 디지털 증거개시제(e-Discovery)와 컴플라이언스(Compliance) 등의 영향으로 이메일 아카이빙에 대한 관심이 높아지고 있다. 아카이빙 솔루션을 도입할 경우 기업 내에서 급증하는 데이터와 이메일을 효율적으로 관리할 수 있는 것은 물론 백업 소요 시간을 단축하고 메일 시스템에 소요되는 비용을 줄일 수 있으며 법정분쟁 시 이를 이용해 신속한 대응을 할 수 있다. 이런 여러 가지 이점 때문에 국내에는 아직 인식단계에 머물고 있지만 이번 전자소송법안 제정과 맞물려 국내 시장도 크게 확대될 것으로 예상된다.
기업에서 E-Mail 아카이빙의 중요성
IDC에 따르면 기업환경에서 비즈니스 기록으로서의 이메일(E-Mail) 이용은 매년 25~30%씩 폭발적으로 증가하는 것으로 조사됐으며, 기업 지적 자산의 75%가 기업 이메일에 존재하는 나타났다. 전세계적으로 이에 따른 이메일 보존을 요구하는 컴플라이언스 또한 크게 증가하고 있다. 특히, 기업 소송의 75%에서 이메일 데이터가 활용됨에 따라 그 중요성이 더욱 커지고 있으며, Osterman Research에 따르면 미국 기업의 50%가 법원이나 규제기관으로부터 이메일 제출 요구를 받은 적이 있는 것으로 조사됐다.
특히, 이메일 아카이빙 시장은 지난 2002년 5년간 저장하도록 의무화 화는 미국의 전자정보 보존에 관한 관련 법규 및 내용으로 하는 사베인-옥슬리(Sarbanes-Oxley) 법안이 통과되면서 관심의 표적이 됐다. 현재는 미국 외에도 유럽, 일본, 중국, 싱가폴 등이 이와 유사한 법을 시행하면서 이메일 아카이빙 시장이 급속히 확대되고 있다. 이에 따라 이미 유럽이나 미국 기업들은 대부분 이메일 아카이빙 시스템 구축이 보편화된 상태다. 국내 시장에서도 비즈니스 운영에서 투명성 확보와 리스크 관리의 중요성이 갈수록 커지고 있으며 외국 시장으로 진출하는 국내 기업이 증가하는 상황에서 컴플라이언스는 피할 수 없는 비즈니스 필수 조건으로 받아들여지고 있다. 해외 기업들과 경쟁을 하는 국내 글로벌 기업들이 이메일 아카이빙 시스템 구축에 관심을 가질 수 밖에 없는 이유다.
E-Mail 데이터 관리 및 E-Mail 증거화 관련 표준
국내에는 아직 정식적으로 입법화 되지는 않았지만 글로벌 기업들은 법적으로 이메일 아카이빙 시스템을 구축해야만 하는 상황에 직면해 있다. 특히, NYSE, NASDAQ 상장회사는 모든 송/수신 메일을 5년간 보존해야 하며, 이런 법안을 가지고 있는 국가와 거래를 하는 글로벌 기업은 아카이빙 시스템을 도입해야만 한다. 최근 컴플라이언스 및 e-Discovery 준수에 대한 요구가 강해짐에 따라 기업의 법률 부서에서는 IT 부서에 일상적인 관리업무 외에도 사고로 인한 레코드 손실 또는 삭제를 방지할 뿐만 아니라 신속한 복구까지 보장할 수 있는 정보 보존 시스템을 요구하고 있다. 또한 전자 검색 관련 소송을 진행해야 하는 조직은 스토리지 및 IT 리소스에 대한 부담을 최소화하면서 소송 진행을 위해 관련 콘텐츠에 대한 보존 정책을 적용할 수 있어야 한다.
이에 따라 미국의 이메일 아카이빙 시스템은 법적 증거가 가지는 속성을 유지하고 보증할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 또한 전세계적으로 15,000개 이상의 컴플라이언스(compliance) 관련 법이 존재하고 있고, 각국의 컴플라이언스 법이 국가간 새로운 무역 장벽까지 형성하고 있다. 컴플라이언스 관련 법에 대한 대응이 미비할 경우, 국가 및 기업의 경쟁력 약화와 함께 비즈니스 기회까지 상실되는 실정으로 이를 해결하기 위한 관련 솔루션 업체들도 매우 활성화 되어 있다. 이러한 상황에서 전자소송제도 시행을 앞두고 이제 막 이메일 아카이빙 시장이 형성 되고 있는 국내 시장을 선점하기 위한 글로벌 벤더들의 경쟁 또한 더욱 치열해지고 있다. 이메일 아카이빙 공급 업체들은 규제 준수, 스토리지 비용절감, 성능향상 등을 위해 대부분 메일 파일의 검색/저장/복구기능, 데이터 변조방지 기능, 암호화 기능, 데이터 중복제거 기능 등을 제공하고 있다. 이런 기능 중 가장 이슈가 되는 것은 검색 기능이다. 이는 백업과 아카이빙의 큰 차이 가운데 하나인데, 법적 분쟁 발생 시 소송 개시 이후 120일 이내에 이메일, 전자문서 등을 증거로 제시해야 하기 때문이다.
국내에서 일체형 아카이빙 제품을 판매하는 업체는 얼텍아이티솔루션즈, 다우기술, EMC, IBM, HP, 효성인포메이션시스템즈가 대표적이며 아카이빙 소프트웨어를 제공하는 곳은 시만텍, 에이템포, 컴볼트 등이 있다. 이들 공급업체들은 소프트웨어만 공급하거나, 파트너십을 통해 넷앱, 썬 등의 하드웨어 업체와 함께 어플라이언스 형태로 제품을 제공하고 있다.
국내의 경우 이번 정기국회에서 법률안이 통과되면 이르면 내년부터 특허소송에 먼저 전자소송 제도가 도입되고, 2011년 행정소송과 개인회생 및 파산, 2012년 민사소송에 각각 전자소송이 도입된다. 특히, 내년부터 특허부분에 전자소송제도가 적용된다면 특허관련 업체들은 이메일이나 내부 문서들에 대해서 전자소송에 대한 준비가 필요한 상황이지만 일부 대기업을 제외하고 국내 대부분의 기업들은 관련 솔루션 도입이나 준비의 필요성을 크게 느끼지 못하고 있는 실정이다. 심지어 최근 국내를비롯해 전 세계적인 경제 상황의 어려움으로 솔루션 도입을 고려했던 업체들 마저 도입을 포기하는 사례가 늘고 있다.
아카이빙과 관련한 국내 솔루션 업계 관계자는 "전자소송이 보편화된 해외 선진국과 달리 전자소송제도가 한치 앞으로 다가온 국내의 경우, 최근의 경제상황과 맞물려 경영진에서 예산 삭감의 1순위로 취급하며 아카이빙 솔루션 도입을 미루는 경우가 많아 영업에 어려움이 있다"며, "이미 경영진에서 솔루션도입을 하기로 결정한 상황에서도 실무진과의 협의 과정을 겪어보면 현업부서에서 조차 솔루션 도입을 왜 해야 하는 지에 대한 명확한 인식을 아직 못하고 있어, 빠른 인식의 전환이 필요한 시점"이라고 말했다.
해외로 진출하는 기업들이 봇물을 이루고 있는 글로벌 시대에 약간의 기업 비용을 아끼려다가 수 십억 원의 소송비용을 날리는 낭패를 막기 위해서는 정부를 비롯한 각계 각층의 노력이 필수적이며, 관련 법안의 제정 및 정비와 함께 각 기업들은 전자소송을 대비해 더욱 철저한 준비를 서둘러야 할 것이다.
김두탁 기자
kdt@itdaily.kr