공급업체, '프린팅 솔루션'으로 제품 경쟁력 차별화 시도
프린터를 쉽게 관리할 수 있는 '프린팅 솔루션'이 최근 떠오르고 있다. 전사적인 IT 자산의 한 요소로 부각된 프린터를 효율적으로 관리, TCO를 절감하는 방안으로 프린팅 솔루션이 관심을 받고 있는 것이다. IDC에 따르면 프린팅 솔루션은 ▲문서생성 솔루션 ▲문서관리 솔루션 ▲문서보안 솔루션 ▲출력관리 솔루션으로 등으로 구성돼 있다. 프린터 공급업체들은 최근 프린터의 성능이 평준화되어 특별한 차별성을 보여주지 못하는 상황에서 이같은 프린팅 솔루션을 내세워 제품 경쟁력을 강화하려는 움직임을 보이고 있다.
유진상 기자 jinsang@infotech.co.kr
국내 프린팅 솔루션 시장 현황
국내 기업용 프린터 시장은 꾸준한 수요를 보이고 있지만 최근 몇년간 가격이 급격히 떨어지면서 공급업체들은 수익면에서 고전을 면치못하고 있다. 흑백 레이저 프린터가 10만원대, 컬러 레이저 프린터가 50~60만원대로 팔리고 있는 실정이다. 이는 제품간 성능의 차별성이 사라지면서 오직 가격이 경쟁 무기로 작용한 탓이다.
이러한 상황에서 공급업체들은 솔루션과 서비스 등을 앞세워 제품 경쟁력을 강화하고 있으며 새로운 수익원을 창출하려는 시도를 하고 있다. 공급업체들은 특히 새로운 수익원의 창출 방안으로 '프린팅 솔루션'을 앞세워 활로 개척에 나서고 있어 관심을 모으고 있다.
프린팅 솔루션, 새로운 수익원으로 부상
백상정보통신의 김영수 부장은 "흑백레이저 프린터를 대체할 제품으로 네트웍 기능이 있는 컬러 레이저 프린터로 새로운 돌파구를 찾으려 하지만 업체들 간의 하드웨어 성능과 서비스는 거의 평준화되어 있다"면서 "이런 상황에서 업체들은 컬러와 네트웍 기능을 활용할 수 있는 프린팅 솔루션으로 제품 경쟁력의 강화를 도모하고 있다."고 시장의 분위기를 전했다.
공급업체 입장에서는 매출보다는 수익성을 높여줄 새로운 아이템을 찾아 나설 수밖에 없는데 '프린팅 솔루션'이 바로 해답으로 등장하고 있다는 것이다.
프린팅 솔루션이 주목을 받고 있는 이유는 최근 기업에서 장비 도입으로만 그치지 않고 하드웨어 구입에서 프린팅 환경에 대한 유지보수까지 지원하는 프린팅 관리 솔루션을 요구하는 움직임을 보이고 있는 것과 무관하지 않다.
한국HP는 최근 사무 환경의 조사에서 열 번 중 한 번은 프린터 오류 때문에 시간을 소비하거나 업무에 차질을 빚는다는 결과를 얻었다. 사무 환경 중 가장 개선되어야 할 요소로 프린팅 환경을 꼽는 사람들이 적지 않다는 얘기다. 이에 따라 프린팅 솔루션이 새로운 시장을 형성할 것으로 전망되고 있다. 신도리코의 디지털 솔루션 사업부 김희수 과장은 "최근 TCO절감과 보안이 중시되어 프린팅 솔루션은 올해를 기점으로 점차 확대가 예상된다."며, "보안프린팅과 과금 프린팅 솔루션 부분이 수요를 주도할 것으로 예상된다."고 밝혔다.
문서생성, 문서관리, 문서보안, 출력관리로 구성
그렇다면 각 기업들이 요구하는 프린팅 솔루션이란 무엇일까. IDC는 2003년 프린팅 솔루션의 구성요소에 대해 4가지로 분류해 놓고 있다. ▲문서생성 솔루션 ▲문서관리 솔루션 ▲문서보안 솔루션 ▲출력관리 솔루션 등이 그것이다.
문서생성솔루션은 다시 두 가지로 나눌 수 있는데 폼과 가변데이터 프린팅, 메인프레임과 호스트 프린팅 등이 그것이다. 가변데이터 프린팅은 소프트웨어로 제작된 양식지 위에 데이터베이스화 되어 있는 가변데이터를 인쇄함으로써 새로운 문서 생성, 즉, 전자양식 제작이 가능한 솔루션을 말한다. 최근에는 웹에서 입력된 데이터를 직접 양식지에 인쇄, 발송 및 저장하는 단계까지 발전한 것으로 알려졌다.
소비자 입장에서는 이를 통해 한번 제작된 양식지 위에 다양한 데이터를 접목할 수 있어 업무효율을 높일 수 있다. 또한 기존에 저장된 데이터를 다양한 양식지에 원하는 포맷으로 프린트를 할 수도 있다. 이로써 사용자들은 직접 입력 시 소요되는 시간과 비용을 줄임으로써 효율성을 향상시킬 수 있으며 동시에 고객은 맞춤형 인쇄 서비스를 제공받을 수 있는 것이다.
메인프레임과 호스트 프린팅은 호스트 컴퓨터에 저장되어 있는 텍스트와 이미지를 호스트 프린터가 아닌 일반적인 프린터에서 출력할 수 있도록 하는 솔루션을 의미한다. 예를 들면 유닉스에서 한글(KSSM코드, 완성형 한글 등)문서를 일반 데스크톱 프린터에서 인쇄가 가능하다는 말이다.
문서관리 솔루션은 문서분류, CRM, 문서와 콘텐트 관리 등 3가지로 나뉜다. 문서분류는 문서를 네트웍 환경에서 팩스, 메일, 네트웍 프린터를 통해 분배하는 것을 가능하게 함으로써 문서를 원본과 동일한 내용을 분배할 수 있는 것이 장점이다. 또한 고객 문서를 스캐닝하여 DB에 저장하기 때문에 저장된 DB를 바탕으로 가변 데이터 출력기술을 적용, 고객별로 차별화된 마케팅 정보를 제공할 수 있어 CRM 적용 효과를 누릴 수 있다. 문서와 컨텐츠 관리는 네트웍으로 문서를 분류, 관리 및 분배가 가능하게 하는 솔루션으로 문서를 스캐닝하여 전자문서로 변환 후 문서 보관함에 저장해 사용자가 문서 검색 및 활용을 용이하게 해준다.
문서보안 솔루션은 전자서명, 암호화, 문서 저작권 관리, 보안 인쇄 등을 통해 문서의 보안을 강화할 수 있는 솔루션이다. 전자서명의 경우 인터넷을 통한 문서 교환시 필수적인 도구로 인식되고 있으며, 서명된 문서에 대해서는 작성자의 암호화된 액세스 코드없이는 문서의 미리보기 출력, 수정, 변경이 불가하다. 또한 중요 문서는 암호를 해독할 수 있는 코드 없이는 인지할 수 없도록 하여 문서를 보호할 수 있다.
마지막으로 출력관리 솔루션이 있다. 국내 프린터 공급 업체들이 가장 많이 보유하고 있는 솔루션으로 다수의 출력기기를 연결하여 출력 작업을 각각의 기기에 분배, 생산성을 향상할 수 있다. 또한 인쇄량을 추적함으로써 인쇄에 소요되는 비용을 산출, 과금 목적으로 사용하거나 출력기기를 효율적으로 사용하기 위해 쓰인다. 또한 원격지 프린터를 추적, 모니터링하여 문제 발생 시 관리자로 하여금 실시간으로 대응할 수 있도록 한다.
공급업체들 측면에서 솔루션 사업의 이점은 두 가지다. 우선 솔루션사업 자체가 고부가가치 사업이라는 점 때문에 가격경쟁이 극에 달한 하드웨어보다 월등한 마진을 기대할 수 있다는 것이다. 또 하나는 하드웨어 판매를 견인할 수 있다는 점이다.
소모품 관리, 사후 서비스 및 유지보수 비용 줄여야
기업들이 이러한 프린팅 솔루션을 도입하는 가장 큰 이유는 TCO 절감을 위해서이다. 일반적인 프린터 도입 시 소모품에 가장 관심을 가지는 것과 같은 맥락이다.
이 때문에 기업들은 나날이 증대되어 가는 소모품 비용을 합리적으로 통제하고 관리할 수 있는 방안을 모색하고 있으며, 공급업체들은 이에 발맞춰 다양한 솔루션을 제공하려고 노력하고 있다. 하지만 한국HP 측에 따르면, 프린팅 운영에 소요되는 비용은 기업이 일반적으로 생각하는 것과는 다르다는 것을 보여준다. 3년 동안 프린팅를 유지한다고 가정할 경우 이에 대한 비용은 초기 구축에 소요되는 도입비용은 불과 전체의 약 15%를 차지한다. 하지만 토너, 잉크, 용지와 같은 소모품에 소요되는 비용은 30%를 차지하고 있다. 또한 서비스 및 유지보수에 소요되는 비용은 25%를 차지하고 있으며, 사용자 교육 및 헬프데스크 운영 등의 IT지원 부분이 20%에 이른다.
3년이라고 설정한 기간을 늘릴수록 초기 도입 비용에 대한 비중은 점점 줄어들고 소모품 및 이를 유지하는데 드는 비용의 비중은 점점 늘어날 수밖에 없다는 것이다. 따라서 초기도입 비용을 제외한 소모품 관리, 사후 서비스 및 유지보수 등에 들어가는 비용을 줄여 TCO 절감 효과를 누려야 한다는 것이 한국HP의 조사결과의 핵심이다.
한국HP 이미지프린팅 그룹 김미진 부장은 "흔히 장비 구입비용, 소모품 비용과 같은 것을 보이는 비용(Visible Costs)라고 하며, 유지보수에 대한 비용을 포함해 네트웍 관리, 네트웍 인프라 구축, 사용자 운영, 장애 발생에 대한 손실, 드라이버 관리, 소모품 관리, 자산 관리 등을 숨어있는 비용(Hidden Costs)라고 한다."며, "프린팅 관련 비용을 최소화하는 동시에 프린팅 관련 네트웍 관리를 최적화하여 사용자의 생산성을 극대화하기 위해서는 숨은 비용을 절감해야만 한다."고 설명했다.
HP, 엡손, 후지제록스, 렉스마크,
신도리코 등 시장 참여
현재 국내 시장에서 프린터와 솔루션을 함께 공급하는 업체들은 한국HP, 한국엡손, 백상정보통신, 렉스마크, 신도리코 등이 있다. 삼성전자에서도 프린팅 솔루션이 공급되고는 있으나 아직까지는 미미한 수준인 것으로 알려졌다.
한국HP는 자사의 프린팅 관리 솔루션인 통합프린터관리인 TPM(Total Printing Management)을 적극 홍보하며, 이 시장을 선점하려 노력하고 있다. TPM이란 기업용 프린터를 도입할 때 숨어있는 비용까지 고려해서 초기 장비의 도입부터 프린팅 환경에 대한 유지 보수를 포함하여 고객 맞춤형 서비스까지 전 범위 서비스를 제공하는 솔루션이다. 한국HP는 지난 해 기업용 복합기를 대거 출시하면서 통합 프린트관리(TPM) 및 사용량별 지불(PPU : Pay Per Use)개념을 소개한 바 있다.
한국엡손은 프린터 관리자가 원격지에서 프린터를 원활히 관리할 수 있도록 하는 P매니저(PManager) 솔루션과 소모품 알람 솔루션을 공급하고 있다.
백상정보통신은 후지제록스프린터스의 제품에다 자체적으로 개발한 솔루션을 묶어 공급하고 있다. 백상정보통신이 제공하는 솔루션은 통합 프린팅 시스템인 EPS(Enterprise Prin-ting System)와 가변 데이터 프린팅 시스템인 웹스타일러(Web-Styler), 문서출력관리 솔루션인 프린트아이(PrintEye) 등이다.
렉스마크는 단순히 데이터를 출력하는 개념을 넘어 기업 사무환경에서 문서 작업과 관리업무를 효율적으로 개선할 수 있는 문서제작 솔루션과 문서포탈 솔루션, 문서배포 솔루션 등 세 가지 솔루션을 공급하고 있다. 렉스마크 측은 인쇄 작업을 더욱 신속하고 간편하게 수행하고 불필요한 노력과 비용의 사용을 최소화 하는데 초점을 맞추고 있다.
OA업체들도 가세
한편, 프린터 업체들이 기업시장을 프린팅 솔루션으로 공략하자 OA업체 역시 하드웨어에서 솔루션 위주의 영업으로 눈을 돌리고 있다. 롯데캐논ㆍ한국후지제록스ㆍ신도리코 등은 사무작업의 효율성을 높이고 작업시간을 단축시킬 수 있는 각종 솔루션을 잇따라 출시하고 있다.
롯데캐논은 디지털복합기용 문서관리 솔루션인 '이미지웨어(imageware)' 3종류와, 스캔이나 팩스문서를 데이터베이스(DB) 폴더로 자동 전송하는 'IR 게이트웨이 시스템' 등 모두 4개 솔루션을 지난 해 출시했다. 이미지웨어 솔루션은 도큐먼트 매니저, 스캔 매니저, 퍼블리싱 매니저 등으로 구성됐으며 문서의 결합, 편집 및 이력관리, 종이문서의 전자데이터 전환, 검색가능 DB구축, 페이지 레이아웃 등의 기능을 갖추고 있다.
한국후지제록스는 문서 통합관리 솔루션인 도큐웍스(Docu-Works)와 웹기반 문서관리 솔루션인 도큐쉐어(DocuShare), 웍플로우 관리 솔루션인 센터웨어 플로 서비스(CentreWare Flow Service)를 공급 중이다. 센터웨어 플로서비스는 문서의 입력, 처리, 발송 등을 사용자가 미리 입력한 작업규칙에 따라 자동으로 실행할 수 있는 솔루션으로, 토털 문서관리가 기능한 것이 특징이다.
신도리코는 통합관리 솔루션인 웹스마트 디바이스 모니터(WebSmart Device Monitor)를 지난해 출시하고 프린트 백업 솔루션과 과금시스템 솔루션, 문서관리 솔루션 등 다양한 솔루션을 고객에게 공급하고 있다. 또한 IC 카드 솔루션과, 임베디드 솔루션, 프린트 드라이버 자동 설치 및 업데이트 솔루션, 스캔 솔루션 등을 새로이 선보여 시장을 공략한다는 방침이다. 이 회사는 특히 디지털복합기에서 생성된 각종 문서 등을 전자결제시스템이나 전사적자원관리(ERP)시스템과 연계하는 사무 네트웍 구축사업을 추진, 대형 법무법인 등을 고객으로 확보하고 있다.
이기종 정보 호환이 시장 확산의 걸림돌
업계에서는 앞으로 국내 프린팅 솔루션 시장은 네트웍 인프라 구축과 더불어 TCO 절감의 이슈화, 출력관리 보안 등의 이유로 시장이 확대될 것이라고 예상하고 있다. 하지만 기업 TCO 차원에서의 프린터 관리가 부각될수록 벤더들이 해결해야 할 문제가 있다.
우선, 각 업체의 기간시스템(ERP/오라클/웹 기반 시스템)등에 호환되도록 프로그램의 커스터마이징이 필요하다는 지적이 제기되고 있다. 국내 시장에 맞는 솔루션을 개발해야 한다는 것이다. 또 중소기업이 솔루션을 도입하기에는 비용부담이 크다는 점도 시장 확대의 문제점으로 꼽힌다.
이에 각 업체에서는 국내 실정에 맞는 솔루션 개발에 힘쓰고 있다. 한국엡손은 본사에서도 개발하지 않은 관리 툴을 국내 시장을 위해 직접 개발, 지난해 토털 프린터 관리 툴인 'P매니저'를 발표했다. 한국엡손 측은 "다른 글로벌 공급업체의 경우 본사에서 솔루션을 개발하기 때문에 국내 지사에서는 수정이 불가능한 것으로 알고 있다."고 밝혔다.
한국후지제록스프린터스는 국내 보급사인 백상정보통신이 각 고객사에 맞는 솔루션을 자체 개발해 공급하고 있다. 한국후지제록스프린터스는 "엡손이나 HP는 별도로 솔루션을 고객이 구매하도록 하지만 우리는 국내 리셀러인 백상정보통신의 프린터 관리 툴인 '탑'을 아예 제품에 탑재해 고객에게 공급하고 있다. 이는 기본 소모품 관리와 장애 관리는 물론 출력물의 이력 관리까지 가능하다는 이점이 있다"고 강조한다.
또 다른 문제점은 서로 다른 프린터들끼리의 이기종 정보 호환이다. 백상정보통신의 김성주 부사장은 "현재 기업시장은 단일 브랜드의 프린터만을 사용하는 것이 아니라 복수의 이기종 프린터를 사용하고 있는 것이 일반적."이라며, "고객의 투자보호차원에서 이기종 프린터의 정보 호환은 무엇보다 중요한 실정이다. 각 프린터 제조업체간의 프린터 정보 호환이 절실히 요구되고 있다."고 말했다.
업체의 한 관계자는 "각 업체간 정보호환은 어려운 일은 아니다. 하지만 자사의 영향력을 조금이라도 확대하려는 욕심은 어떤 업체나 예외가 아니어서 쉽게 호환하기는 힘들 것으로 보인다."고 설명했다.
이러한 이유 때문에 일각에서는 시장이 빠르게 성장하지는 않을 것이라는 얘기도 나오고 있다. 또한, 업계 전체가 솔루션 사업을 강화하고 있음에도 사용자들이 본격적으로 구매에 나서는 시기는 2~3년 후나 될 것이라는 관측도 제기되고 있다.
업체별 프린팅 솔루션 현황
한국HP
사용량 제어-과금, 프린터 관리, 전자서식, 문서관리, 모바일 프린팅 솔루션 등 5종
한국HP의 프린팅 솔루션은 크게 5가지가 있다. ▲프린터 사용량 제어-과금 솔루션인 젯애니웨어(JetAnyWhere) ▲프린터 관리 솔루션인 HP 통합 프린트 관리(TPM) 솔루션, 웹 젯 어드민(Web Jet Admin), 이지리포트(Easyreport) ▲전자서식 솔루션인 젯레이어(JetLayer) ▲문서관리 솔루션인 HP 디지털 센딩(Digital Sending), 그리고 ▲모바일 프린팅 솔루션 등이다.
과금솔루션인 젯애니웨어는 사용자가 언제, 어디서나 공항, 핫스팟, 교육기관, 호텔 등과 같은 공공장소에서 쉽고 편리하게 인쇄 서비스를 제공받을 수 있는 솔루션으로써, 유무선에 구애받지 않는다는 장점을 갖고 있다. HP의 통합 프린트 관리 솔루션인 TPM은 HP의 프린팅 제품과 네트웍 관리 기술, 차별화된 고객 서비스를 하나의 솔루션으로 통합하여 기업이 보다 간편하게 프린팅 환경을 평가 및 설계하고, 계획 관리할 수 있는 솔루션. 이를 통해 비용 절감 효과는 물론 IT 최적화를 통한 효율성과 생산성을 극대화할 수 있다.
TPM의 주요 솔루션을 구성하는 웹 젯 어드민은 프린터에서 발생하는 문제를 사전에 예방하고 유지보수 사항에 대해 관여할 수 있도록 하여 프린터 환경에 연관된 비용을 최소화하고 효율을 높이며 투자에 대해 보호할 수 있도록 해준다. 특히 웹 젯 어드민은 이달 중 새로운 버전 8.0이 출시된다.
이지리포트는 현재 사용하고 있는 HP 레이저젯의 운영 상태를 실시간 파악함으로써 효율적으로 관리하고 제어하도록 하는 솔루션. 설치 및 사용이 쉬우며 프린터 운영 및 작업처리가 효율적이고 최적화되어 있어 소모품이나 교환용 부품을 주문하는데 유용한 리포트를 제공한다.
전자서식 솔루션인 젯레이어는 쉽고 빠르게 다양한 문서를 원하는 서식에 맞춰 인쇄가 가능하도록 하는 솔루션이다. 이 외에도 한국HP는 20종이 넘는 프린팅 솔루션을 개발하여 공급하고 있는 것으로 알려졌다.
백상정보통신
통합관리 'EPS'ㆍ가변데이터 프린팅 '웹스타일러'ㆍ문서출력관리 '프린트아이'
백상정보통신은 1998년부터 프린팅 솔루션과 컬러레이저프린터를 결합하여 국내 유수의 보험회사, 관공서 및 일반 기업에 공급해온 회사로 한국후지제록스 제품의 국내 공급을 맡고 있다. 이 회사는 후지제록스프린터스의 제품에 맞는 솔루션을 자체 개발하여 프린터와 함께 공급하고 있다.
백상정보통신의 솔루션은 ▲통합관리 솔루션인 EPS (Enterprise Printing System) ▲가변데이터 프린팅 시스템 웹스타일러(WebStyler) ▲문서출력관리 솔루션 프린트아이(PrintEye) 등이다. 프린트아이는 프린터 출력관리솔루션으로 출력에 소요된 정보를 수집하여 리포트 해주고 소모품 사용량을 산출하여 과금 책정을 지원해주고, 프린터 상태를 실시간으로 모니터링하는 솔루션이다.
웹스타일러는 기업의 데이터베이스와 폼(Form)을 연동하여 새로운 전자 양식을 생성하는 소프트웨어로 문서생성에 소요되는 시간과 비용을 줄임으로써 효율성을 향상시키고 고객은 맞춤형 서비스를 제공받 을 수 있는 솔루션이다. EPS는 비즈니스 환경에 있어 필요한 전자양식을 가변데이터와 연동하여 웹에서 생성하고 언제 어디서나 전자양식을 프린터/팩스/이메일 등으로 분배 발송을 지원하는 솔루션이다. 전자 양식 및 일반문서 출력 현황을 집계하거나 과금 시스템으로 활용하고 프린터의 상태를 모니터링 할 수 있다. 웹스타일러와 프린트아이로 구성되어 있다.
신도리코
통합관리 '웹스마트디바이스모니터'ㆍ프린트 백업 'Ridoc JBPrint' 등
신도리코는 최근 '오피스 컨설팅'으로 사업 방향을 수정했다. 오피스 컨설팅이란 PC, 프린터, 복사기, 팩스, 스캐너 등의 기능을 통합하여 생산성있는 사무실 네트웍을 구현해주는 종합 서비스이다. 신도리코 측은 "더 이상 프린팅 솔루션이 사무환경의 개선이 아닌 혁신"이라면서 다양한 솔루션을 고객들에게 제공한다는 전략을 펼치고 있다.
신도리코의 솔루션은 ▲통합관리를 위한 웹스마트디바이스모니터(WebSmartDeviceMonitor) ▲프린트 백업 솔루션인 Ridoc JBPrint ▲IC 카드에 의한 인쇄물 관리 솔루션인 Ridoc PrintShield ▲과금시스템인 Ridoc Account V3/Pro, Ridoc I/O Gate ▲영상데이터, PPT를 웹 멀티미디어 컨텐츠로 제작하는 웹 컨텐츠 자동 생성 솔루션 ▲스캔 솔루션인 ScanRouter Professional, 이미지 스캔 솔루션 ▲문서관리 솔루션인 DeskTop Binder Pro ▲파일서버인 e-cabinet ▲각종 응용프로그램을 설치하여 기능을 호가장하는 솔루션인 임베디드 소프트웨어 등으로 이뤄져 있다.
한국엡손
원격지 프린터 관리 'P매니저'ㆍ소모품 알람 등
한국엡손의 주요 솔루션은 ▲프린터를 관리하는 담당자가 원격지에서 프린터를 원활하게 관리할 수 있는 P매니저(PManager) ▲소모품 알람 ▲SNMP DLL ▲Scan DLL ▲PM 등이 있다.
P매니저는 고객이 사용하고 있는 프린터를 원격지에서 자동으로 찾아와 프린터 상태를 데이터베이스에 기록하고 이를 이용하여 고객이 원하는 정보를 제공하는 서버 프로그램이다. 한 프린터가 출력량, 소모품 교환횟수, 에러 발생 횟수 등을 사용자가 한눈에 관리할 수 있도록 리포트, 그래픽 형식의 정보를 제공해 준다.
소모품 알람은 잉크 또는 토너가 다 떨어지기 전에 특정 프린터의 소모품 상태를 주기적으로 점검하면서 교환 시기 및 상태 정보를 사용자에게 제공하는 클라이언트 프로그램이다. SNMP DLL은 업체 시스템 환경에서 엡손의 프린터 상태 및 출력하는 프린팅 업무에 대한 정확한 정보를 제공하기 위해 개발된 솔루션이다. Scan DLL은 최근 증권 및 은행 등에서 보험원장이나 증권 계약서 상에서 개인 신상 정보 보관을 위해 시스템 환경 내에서 인감 및 사인 등 특정 부분만을 스캔하여 저장할 수 dLT도록 지원하는 DLL 형식의 솔루션이다.
렉스마크
문서제작ㆍ문서 포탈ㆍ 문서 배포 솔루션 등 3가지
문서 제작 솔루션 Lexmark Document Producer v3.1은 렉스마크 프린터 및 복합기에서 활용할 수 있는 서버 기반의 전자 문서양식(electronic forms)을 제공해주는 솔루션이다. PC가 없더라도 서버에 저장된 문서 양식을 프린터 기기에서 바로 선택한 후 데이터를 입력해 인보이스나 견적서 등 회사에서 일상적으로 사용하는 문서 양식을 프린터로 바로 인쇄해 낼 수 있다.
문서 포탈 솔루션 Lexmark Document Portal v3.1은 기업의 각종 서류 양식이나 브로셔, 팜플렛 등 이미 인쇄물로 제작된 문서들을 PDF 양식으로 변환해 렉스마크 포털에 저장해 두면 복합기의 터치스크린 패널에서 저장된 문서들을 불러와 바로 출력할 수 있는 POD (Print-on-Demand) 솔루션을 말한다.
렉스마크 문서 배포 솔루션 Lexmark Document Distributor v3.1은 파일이나 스캔한 이미지들을 렉스마크 디스트리뷰터에 저장한 다음 이를 자동적으로 이메일이나, 출력, 팩스 전송 등 필요한 목적에 맞게 배포 (distribution) 할 수 있게 함으로써 수동적이고 반복적인 문서 배포 과정을 생략해 줘 업무 흐름을 개선시켜주는 솔루션이다.
프린팅 솔루션 업체별 구축사례
두산중공업 | HP 웹 젯 어드민(Web Jet Admin)
원격지 장애 해결, 프린터 재배치 통해 활용률 극대화
두산중공업은 지난 해 7월 HP의 토탈 프린팅 관리(TPM)인 웹 젯 어드민(Web Jet Admin)을 도입했다. 두산중공업은 이를 통해 웹에서 실시간으로 프린터 상태를 확인하고 원격지 장애를 손쉽게 해결할 수 있게 됐다. 또한 프린터를 재배치하여 활용률을 극대화할 수 있게 됐다.
프린터 위치 파악, 업무 비효율성, 소모품 파악 문제 해결
두산중공업은 HP의 TPM(Total Printing Management)을 도입하기 이전, 여러 가지 문제점들이 산적해 있었다.
가장 큰 문제는 ERP 결과물이나 현장 설계도면 등을 출력하기 위해서는 본관 건물을 오가야한다는 것. 각 팀에 배정된 프린터가 존재하기는 하지만 출력용지(A3)를 지원하지 않아 A3 인쇄가 가능한 호스트 프린터로 출력을 보내고 출력 요청서를 작성해 이를 입력, 전송한 후 결과물을 받아와야 했다. 138만평의 대지위에 위치한 창원 본사는 차가 없이는 건물과 건물 사이를 걸어 다니기에 너무 먼 거리이기 때문에 이 때문에 소요되는 시간은 업무에 지장을 주기에 충분했다.
이에 두산중공업은 효율성 증대를 위해 A3까지 출력이 가능한 고급기종을 구매해 각 부서에 배치하였으나 출력 요청은 끊임없이 전산부서로 쏟아졌다. 두산중공업측은 "프린터를 20명 당 1대씩 일괄적으로 배정했다. 하지만 이러한 분배는 프린터의 효율적인 사용에 어려움이 있었다."고 설명했다. 두산중공업 측의 설명에 따르면, 이 회사의 사무실은 대부분 공장 안에 공간을 나눠 사무를 보는 형태라는 것. 이런 사무실이 150여 곳이며, 인력은 750명에 이른다. 하지만 이런 곳에서는 출력량이 많지 않아 고가의 A3 프린터가 필요하지 않았다. 즉, 출력량이 많은 곳에서는 20명당 1대로는 업무에 과부하가 걸리고, 출력량이 적은 곳에서는 고가의 프린터가 놀고 있었던 것이다. 또한 일괄적으로 고급프린터를 도입하지 않아야 할 곳에 장비가 들어가 비용낭비 및 제품 활용률이 떨어질 수밖에 없었다.
또 다른 문제점은 업무 특성상 몇 개월, 또는 1, 2년 단위로 TF팀이 구성되어지는데 이 팀들은 자주 자리를 옮기고 그때마다 프린터도 함께 움직이기 때문에 그 위치를 파악하기가 쉽지 않았다는 것이다. 이 외에도 소모품 파악이 제대로 되지 않는다는 문제점을 안고 있었다.
두산중공업은 지난 2004년 HP의 TPM 솔루션인 웹 젯 어드민을 도입하기로 결정했다. 2월부터 본격적으로 프로젝트에 돌입에 7월에 완료하면서 A4 전용 프린터인 'HP 레이저젯 2300N' 100대와 A3용지까지 프린팅이 가능한 'HP 레이저젯 5100 시리즈' 45대를 함께 도입했다.
실시간 모니터링으로 TCO 절감 및 안정적 관리 가능
웹 젯 어드민을 도입한 두산중공업은 가장 큰 변화는 한눈에 프린터의 상황을 알 수 있는 점이라고 설명했다. 사내 750여대의 모든 프린터가 실시간으로 모니터링 된다는 것. 사내 네트웍에 프린터를 연결하고 해당 IP 주소가 할당되면 이를 웹 젯 어드민이 자동으로 스캔해 위치를 파악하고 프린터가 몇 장의 출력물을 인쇄했는지, 잔여 토너량과 용지량은 얼마나 되는지를 분석해 화면에 보여준다.
두산중공업 한 관계자는 "웹 젯 어드민이 프린터의 IP와 위치를 스캔해 모니터링하기 때문에 어느 네트웍에 있는지 또는 IP 주소만으로 부지내 어느 사무실에 프린터가 있는지 찾는 것이 가능해졌다."고 말했다.
또한 실시간 모니터링을 통해 프린터의 상태까지도 쉽게 파악할 수 있게 됐다. 프린터에 장애가 발생하면 원격지에서 장애 요인을 파악, 해결할 수 있게 된 것. 따라서 원격지에서 장애를 해결하므로 업무효율성과 연속성이 높아지는 효과를 누릴 수 있게 됐다.
이 외에도 프린터의 효율적인 배치가 가능해 졌다. 일률적으로 고급기종을 배치했던 이전과는 달리 사용량이 적은 부서에는 일반 프린터, 사용량이 많은 부서에는 고급 기종을 배치하여 업무효율성을 높이고 TCO 절감 효과를 누릴 수 있게 됐다.
두산중공업 측은 "프린터는 기종별로 장당 원가가 다르기 때문에 프린터 사용량에 대한 정밀한 진단이 필요했다."며, "설계 도면이나 ERP 결과물 등 대형 프린터물이나 출력량이 많아 장당 원가를 낮춰야 하는 현장에는 고급기종을 배치했으며, 출력량이 적은 곳에는 일반 프린터를 배치해 비용효율을 높였다."고 설명했다. 그는 이어 "웹 젯 어드민의 도입 목적은 출력량에 따른 프린터의 재배치로 비용 효율을 높이는 데 있다. 이는 이 솔루션을 통해 사용자들의 출력량이 얼마나 되는지 파악했기 때문에 가능했다."고 강조했다.
이 외에도 소모품 관리도 수월해 졌다. 소모품 알림 정보를 통해 실시간 주문 예측이 가능해진 것이다. 이를 통해 비용 효율을 높일 수 있게 됐으며, 업무의 연속성에도 지장을 받지 않게 되었다.
ING생명/백상정보통신 PrintEye
종합출력관리, 프린터 상태 모니터링으로 TCO 절감효과 누려
ING생명은 지난 2월 백상정보통신이 개발한 잡 어카운팅 시스템(Job Accounting System)인 프린트아이(PrintEye) 솔루션을 도입해 프린팅 관리 시스템을 구축했다.
이로써 ING생명은 효율적인 문서출력 관리와 프린터 출력정보 수집, 실시간 프린터 상태 모니터링 등을 실현할 수 있게 됐다.
출력근거 확보 및 프린팅 문제 해결
전문적인 금융지식을 바탕으로 고객만족을 실현하고 있는 보험 회사인 ING생명은 후지제록스의 컬러레이저 프린터를 도입해 재정설계서를 출력해 왔다. 하지만 마땅한 프린팅 솔루션이 없어 본사 24개 부서와 전국 7개 영업조직본부, 90여개의 지점에서 출력한 결과물을 누가, 언제, 어떤 문서를 출력했는지의 파악을 할 수 없었다.
또한 불필요한 문서 출력을 하지는 않았는지, 문서 출력에 소요된 비용은 어느 정도나 되는지도 파악할 수 없었다. 이 외에도 문서출력과 관련한 근거자료도 없을뿐더러, 각 사업장별로 분산된 프린터를 정확히 파악할 수조차 없었다.
ING생명 관계자는 "전문적인 재무설계를 하기 위해 발행하는 재무설계서의 출력현황과 프린팅 TCO 절감의 필요성을 느꼈다."며, "전국에 분산되어 있는 사업소에 몇 대의 프린터가 보급되었는지, 누가, 어느 정도의 문서를 출력하는지 구체적으로 산출할 수 있는 솔루션이 필요한 상황이었다."고 설명했다.
이에 따라 ING생명은 백상정보통신의 프린트아이를 도입해 출력관리 시스템을 구축했다.
백상정보통신 김영수 부장은 "컬러 레이져 프린터 관리 모니터링 프로그램인 PrintEye를 자체 개발, ING 생명에 맞도록 새로이 설계해 제공하였다."며, "현재 ING생명은 사용자별로 프린터 출력량을 로그파일로 생성 및 관리하여 과금 프로그램으로 사용하고 있다."고 설명했다.
백상정보통신이 공급한 프린터아이는 효율적인 시스템구축을 위해 서버(Server), 리포트(Report), 모니터(Monitor) 등 세 가지 모듈로 구성되어 있다.
3개 모듈로 구성, 실시간 모니터링 및 리포트
서버는 지역본부 별로 설치되어 프린트 잡 로그(Print Job Log)를 수집, DB에 저장하고 프린터 상태 정보를 수집하며, 지역본부 별로 저장되어 있는 잡 로그(Job Log)를 중앙에서 관리할 수 있는 센터 서버(Center Server)를 추가로 운영한다.
리포트는 DBMS에 저장되어 있는 잡 로그를 바탕으로 전체, 사용자별, 팀별, 지점별, 지역본부별, 문서유형별, 프린터별, 기간별로 프린터 출력 현황을 리포팅 한다. 특히 리포트는 관리자 등급 설정 기능이 있어 권한에 따라 리포트에 접근할 수 있는 특징이 있다. 마지막으로 모니터는 정상/일반오류/점검오류로 구분하여 프린터의 상태 정보를 실시간으로 모니터링한다.
ING생명은 프린트아이를 통해 ▲문서출력 과정에서 누가, 언제, 어떤 문서를 얼마나 출력 했는지 파악하여 불필요한 문서 출력에 따른 비용을 줄이고 ▲프린터 출력현황을 분석하여 소모품 예산 책정과 프린터 자산관리의 효율적인 운영이 가능해졌다. 또 ▲각 지점에서 소모품 예산을 초과한 출력비용에 대한 과금 시스템을 운영하고 ▲각 지점에 분산되어 있는 프린터 상태를 실시간으로 파악, 문제 발생시 신속한 대처 등의 효과를 꾀할 수 있게 되었다.