메일은 회사 자산 효율적 관리는 필수, 사생활 침해 방안도 강구해야
e-메일 아키이빙은 특히 잇따른 해킹사고를 일으킨 금융권에서 이슈가 되고 있다. 잇따른 금융보안 사고에 대해 금감원이 지난 3월 금융권을 대상으로 하달한 '내부통제 모범규준'은 금융회사들의 전산장비 관리를 강화하라는 내용을 골자로 담고 있다. e-메일을 효율적으로 관리할 수 있는 e-메일 아카이빙도 여기에 포함되어 있음은 물론이다. 은행권은 e-메일 아카이빙 구축을 어떻게하고 있는지 집중 살펴본다.
금감원 지침, 10월 1일 전면 시행
잇따른 금융보안 사고에 대해 금감원이 지난 3월 금융권을 대상으로 하달한 '내부통제 모범규준'이 오는 10월이면 전 금융사를 대상으로 시행된다. 하지만 은행들이 내부통제를 위한 대표적인 전산시스템인 'e-메일 아카이빙'시스템 도입을 꺼리고 있어 문제점으로 지적된다.
'내부통제 모범규준'은 금융회사 전산장비에 들어있는 고객정보 유출 및 e-메일·메신저를 이용한 악성 루머에 따른 시장교란 사례들이 빈번히 발생함에 따라 전산장비 이용에 대한 내부통제 수단을 마련하기 위한 금감원의 지침이다. 각 금융회사들은 이 지침에 따르기 위해 많은 준비를 하고 있는 데, 이 와중에서 e-메일 아카이빙이 주목받고 있다. 하지만 증권 등 다른 금융권과 달리 은행권에서는 아직 e-메일 아카이빙 도입에 대해 미온적인 반응을 보이고 있는 것으로 파악된다.
은행권의 한 관계자는 "증권 분야에서는 이미 e-메일 아카이빙을 도입한 것으로 알고 있다. 하지만 은행은 이제 검토단계이다. e-메일 아카이빙을 도입했지만 본래의 목적보다는 백업 용도로 사용하고 있는 곳도 있다"고 밝혔다.
은행권에서 e-메일 아카이빙 도입에 적극적이지 못한 것은 금감원의 '내부통제 모범규준'이 법적인 제재가 아닌 권고사항이라 강제성이 없기 때문이다. 또한 e-메일 아카이빙 도입 시 사원들이 개인적인 메일에 대해 타인이 열람 할 수 있다는 것 자체에 거부감을 느끼고 있는 것도 e-메일 도입을 가로막는 한 원인으로 작용하고 있다. e-메일 아키이빙에 대한 이런 거부감은 사원뿐만 아니라 임원진들도 마찬가지라고 한다. 또한 e-메일 아카이빙을 도입하지 않음으로 인해 피해를 본 사례가 없다는 것도 도입을 미루는 이유로 지적되고 있다. 은행들의 주요 업무가 내국인을 상대로 이루어지다 보니 e-메일을 이용한 외국의 소송사례 등이 실제적으로 피부에 와 닿지 않는다는 것이다.
e-메일 관리소홀로 종종 민원발생
물론 e-메일 관리소홀로 사소한 문제는 종종 일어나고 있다. A은행의 경우 e-메일 관리 소홀로 민원이 발생했다. 즉, 은행에서는 고객에게 e-메일을 통해 정보를 제공했지만 고객이 제때 e-메일을 통해 정보를 전달받지 못해 기회손실을 봤다고 주장해 문제가 발생한 경우가 있었다는 것.
그런데 메일을 보낸 직원은 메일을 보낸 후 보낸 메일을 삭제했고, 그에 따른 기록도 남아 있지 않은 데다 고객은 메일을 받지 못했다고 해 은행으로서는 난감할 수밖에 없었다는 것이다.
결국 그 고객에게 보상을 할 수밖에 없었다고 한다. A은행 관계자는 "e-메일을 주고받은 기록이 존재했다면 이런 문제를 말끔하게 해결할 수 있었을 것"이라고 강조했다.
은행 관계자에 따르면 겉으로 드러나진 않지만 고객과 직접 대면하는 업무를 하고 있는 직원들은 알게 모르게 이런 문제에 직면하는 경우가 종종 일어나고 있다고 한다. 메일을 삭제 하지않고 가능한 한 오래 보관하는 원시적인 방법으로 이런 문제를 해결하고 있다는 것이 관계자의 설명이다. 물론 CEO나 CIO들로 하여금 e-메일 아카이빙에 대한 필요성을 느끼게 하기에는 이러한 사소한 문제로는 역부족이다.
<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 7월 호 참조>
이재갑 기자
hacks99@itdaily.kr