경상남도 창원시 표준 RMS 도입사업
경상남도 창원시는 지난 2010년 7월 창원, 마산, 진해시를 하나로 통합해 '통합 창원시'로 출범했다. 창원시는 최근 국가기록원이 추진 중인 표준기록관리시스템 도입사업(이하 표준 RMS 도입사업)을 IT솔루션 전문기업인 코마스와 함께 진행 중이다.
이달 시행될 창원시의 표준 RMS 도입사업은 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제 2조 6항에 의거, 공공기관 행정업무의 투명성과 책임성을 강화하고 전자기록관리의 선진화와 표준화를 달성하기 위해 기록관 혹은 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 구축한다는 것을 목표로 하고 있다. 행정업무 집행을 위해 작성된 기록물을 전자화함으로써 정보에 대한 관리를 보다 쉽고 명확하게 할 수 있도록 한다는 것이다.
또한 창원시의 표준 RMS 도입사업은 코마스의 RMS 솔루션이 갖는 기술력과 RFID 기술을 효과적으로 결합했다는 특징을 갖고 있다. 창원시가 추진 중인 표준 RMS 도입 현장을 직접 찾아갔다.
국가기록원은 지난 2008년 이후 중앙행정기관과 지방자치단체, 교육청, 국·공립대학, 공공기관 등을 대상으로 표준 RMS 도입을 의무화 할 것을 권고했다. 이에 따라 각 지방자치단체를 비롯한 공공기관들은 지난 2011년부터 각 기관의 특성에 따라 부가적인 IT기술을 결합해 보다 효과적인 정수관리 등을 이끌어낼 수 있도록 하는 방식으로 표준 RMS 도입을 고려하고 있다.
표준 RMS 도입을 위해서는 먼저 국가기록원 기록정보화과와 RMS 도입에 대한 사전협의를 진행해야 한다. 또한 하드웨어와 소프트웨어를 망라한 전산자원 모두를 대상으로 RMS 시스템을 구성할 수 있도록 도입 일정과 절차에 대한 협의를 거쳐 관련 프로그램에 대한 보급을 요청하고 이를 기반으로 한 시스템 구축 및 운영에 나서야 하는 등의 과정이 필요하다.
'통합 창원시'출범… 통합 기록 관리를 위한 선택
창원시는 지난 2010년 7월 표준 RMS 도입을 위한 예산확보 및 시행사 선정을 위한 준비 작업에 돌입했다. 그 결과 2011년 6월, 코마스를 시행사로 결정해 본격적인 표준 RMS도입을 위한 기반 다지기에 나섰다.
창원시청 측은 표준 RMS 시스템 구축을 위해 약 8억2,000만원의 예산을 확보하고 2011년 7월, 시스템 환경조사를 시작으로 RMS 인프라 구축과 RMS 도입을 위한 소프트웨어와 상용 소프트웨어 구축, 초기 데이터 구축, 유관시스템 연계, 자료관 데이터 마이그레이션, 전자문서 시스템 이관 등의 과정을 거쳐 그해 12월, 통합기록물 관리시스템 구축과 관련된 모든 과정을 마쳤다.
표준 RMS 솔루션을 활용, 전산화 된 창원시의 데이터는 약 20테라바이트(TB)로 약 3,000만 건에 이르는 것으로 확인됐다.
이와 같은 창원시의 표준 RMS 도입은 국가기록원이 RMS 도입을 권장하는 도입범위와 실제 운영에 있어서 대표적인 성공사례로 손꼽히고 있다.
실제 창원시는 '통합 창원시'의 출범으로 인해 타 시·도보다 약 1년 앞서 RMS 도입사업을 진행했다. 창원, 마산, 진해시가 합쳐져 탄생한 통합 창원시는 통합 전, 각각 나눠져 있던 기록물 관리시스템의 통합관리가 절실해 다른 지자체보다 빨리 표준 RMS 도입사업에 나설 수 있었던 것이다.
오상진 창원시청 기록연구사는 "기존에는 창원시청 내에 보관되어 있는 자료를 열람하려면 전산작업 여부 확인이나 기록물이 어느 부서에서 관리하고 있는지를 확인한 후에 열람이 가능했다"고 회고했다. 기존 시스템은 창원시 통합 전의 6개 열람 시스템을 일일이 찾아봐야 하는 번거로움은 물론, 관계 부서들 간의 명확한 업무적 이해관계가 성립돼야만 열람이 가능해 문제점이 많았다.
오상진 기록연구사는 "각 관공서에서 운영 중인 전자기록물 관리 시스템은 2003년을 기점으로 전자기록물과 비전자기록물 방식이라는 2가지로 구분돼 있다. 하지만 통합 창원시는 3개 시의 통합으로 인해 각 시가 관리해 오던 총 6개의 시스템에 새롭게 정비해야 하는 시스템까지 총 7개의 관리시스템을 정리해야 하는 상황에 직면하게 됐다. 이에 따라 통합 전 각 시의 신·구 코드로 나눠진 각 시스템을 보다 빠른 시일 안에 하나로 통합해 관리할 수 있도록 해야 한다는 내부적 결정에 따라 표준 RMS 도입사업의 조기추진에 나서게 됐던 것"이라고 설명했다.
<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 2월 호 참조>
김미리 기자
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