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비용절감·운영리스크 최소화 고객서비스 향상에 녹색성장 견인까지지티원 페이퍼리스 솔루션‘i-Form’적용, 금융권 파급효과 클 듯
정부에서 2015년까지 전자문서 사용 비율을 50%까지 확대하고, 종이문서 사용으로 인한 사회적 탄소배출량을 2015년까지 연 400만 톤 규모로 감축하며, 종이/전자화 문서의 이중보관 관행 등을 개선하기 위해 '전자서명법'등 관련 법·제도 개정을 추진 중인 가운데 우체국이 종이 없는 금융창구 시스템을 구축, 관심을 끌고 있다.
지티원의 페이퍼리스 솔루션인'i-Form'이 적용된 우체국의 종이 없는 금융창구 시스템의 구축배경과 기대 효과 등에 대해 알아봤다.

우체국은 금융 업무의 확대에 따라 자료의 출력·보관 관행 등으로 인해 종이문서가 갈수록 늘어나 종이 없는 업무환경의 필요성이 제기됐다. 종이 형태의 자료 보관으로 보안 및 보존관리상의 문제가 발생했으며 서류가 늘어남으로써 이를 보관해야 할 장소 또한 부족하게 됐다.

종이문서 갈수록 늘어나

금융사고 예방 및 신속한 업무처리를 위해서도 전자문서시스템이 당면과제로 떠올랐다. 최대 10분까지 소요됐던 실명확인 시간을 단축하고 신분증 위·변조가 지능화됨에 따라 진위확인 여부를 확인할 수 있는 방법으로 시스템 구축이 절대적으로 필요해진 것이다. 이외에 정부의 '녹색경제를 위한 전자문서 확산방안'추진도 종이 없는 금융창구 시스템 구축의 한 원인으로 작용했다.

실제 종이 없는 금융창구 시스템을 구축하기 전 우체국은 서면 중심의 보고, 보관 등의 업무처리로 인해 종이문서가 지속적으로 늘어났으며 이 같은 종이문서의 생성, 결재, 보존, 폐기를 수작업으로 처리함으로써 생산성이 크게 떨어졌다. 또한 폐기대상 문서의 검토 및 절차에 많은 인력과 시간이 소모됐음은 물론이다.

실명확인 등 종이문서 업무 수행 시 신분증 복사를 위한 창구직원의 자리이석 등으로 업무 처리시간이 지연돼 고객 신뢰도가 떨어졌으며 상품 가입 시 보관하는 신분증 복사본과 이후 금융거래 시 고객이 제시한 신분증과의 진위여부 확인도 어려워 업무의 신뢰성도 떨어졌다. 우체국은 이런 문제를 해결하기 위해 금융창구 업무의 페이퍼리스(Paperless)화를 추진키로 하고 종이없는 금융창구 시스템 구축에 들어갔다. 우체국은 먼저 창구업무의 자동화 및 페이퍼리스화 등 금융창구 업무재설계(BPR, Business Process Reengineering)를 통한 프로세스 개선에 나섰다. 주요금융거래 시 관련 서식지 연계 기능 제공 및 U-편람과 연계하여 관련 지침을 쉽게 조회 가능하도록 프로세스를 개선한 것이다. 또한 금융거래 확인을 위한 일상적이고 반복적으로 발생하는 보고문서는 전자결재 기능을 활용하여 업무처리 프로세스를 간소화했다.

영업실적 등 각종 보고 자료를 전자결재 및 전자보관 할 수 있도록 했으며 전자결재 시 이미지화 된 첨부서류 참조 및 관련 시스템과 연계한 데이터 확인 기능을 제공했다. 또한 각종 전표와 장표에 대해 관리 정책·규정, 보존기간 등을 재정립하여 서식지 통·폐합 및 표준화를 추진했다. 전표와 장표 중 사용량이 적은 서식지는 전자서식을 이용하도록 서식지 조달 업무를 개선했음은 물론이다.이러한 우체국의 종이 없는 금융창구 시스템은 지티원의 페이퍼리스 솔루션인 'i-Form'이 있기에 가능했다.

우체국의 종이 없는 금융창구 시스템에 적용된 지티원의 페이퍼리스 솔루션인 'i-Form'은 프로그램 자동생성이 가능하다는 특징을 갖고 있다.

디자이너가 설계를 하는 기존 제품과는 달리 'i-FormDesigner Tool'을 통해 프로그램을 자동으로 생성한다. 금융 분야의 특성상 우체국은 다양한 서식을 사용하고 있는데 이 많은 서식을 자동으로 생성할 뿐 아니라 인터페이스 기능도 지원하고 있다. 일주일 이상 걸리는 기존 제품과는 달리 2~3시간이면 특정 양식을 만들 수 있다는 게 지티원 측의 주장이다. 데이터 정보를 가지고 올 필요가 있을 때 애플리케이션을 통해서 연동이 가능한 점도 장점이다.


<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 4월 호 참조>

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