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사람 중심의 소통과 협업 중심의 차세대 그룹웨어 구축가온아이
GS네오텍은 지난해 3월 차세대 그룹웨어를 구축했다. 기존 그룹웨어가 가지고 있던 메일, 결제 기능외에 협업과 관련한 각종 기능이 필요하다는 판단에 따라 차세대 그룹웨어를 도입한 것이다.
기존 그룹웨어는 메일, 결제 기능만 제공할 뿐 협업 관련 기능들은 포털 사이트가 제공하는 카페, 메신저, 웹하드 등에 의존해야 하는 등 불편한 점이 많았다. 또한 내부적으로 그룹웨어가 제공하고 있는 다양한 기능에 대한 요구사항이 많아진 것도 차세대 그룹웨어를 도입하게 된 이유로 작용했다. GS네오텍의 차세대 그룹웨어는 기존 그룹웨어를 구축했던 가온아이에서 담당했다. 차세대 그룹웨어가 구축된 지 1년이 지난 시점에서 어떤 효과를 거두고 있는지 알아봤다.

GS네오텍은 1974년 창사 이래 37년동안 정보통신, 플랜트, 기전 분야에서 설계 시공 및 운영 등의 사업을 수행해온 기업이다. 기존의 전기, 설비 사업을 통해 축적된 역량을 기반으로 고도의 엔지니어링 기술을 요구하는 플랜트, 환경, 클린 룸 및 에너지 등의 사업을 추진하고 있으며, 최근에는 미래형 신산업으로 주목받고 있는 UCity관련 사업, 태양광이나 지열 등 대체 에너지 사업과 IT산업 영역 내에 인프라, 서비스와 관련된 신사업 등 새로운 성장 동력을 발굴하기 위한 노력을 기울이고 있다.

최근 건설경기 침체, 플랜트 해외진출 등 외부환경 변화와 조직 역량 강화, 해외 커뮤니케이션 지원, 정보 접근성 향상(모바일 업무환경), 협업 강화라는 내부 요건변화에 따라 그룹웨어가 메일, 결제 수단에서 통합커뮤니케이션을 지원하는 협업 솔루션으로 범위 확장이 필요하게 됐고 이에 커뮤니케이션 강화, 협업 환경 구축, 조직 역량 강화 관점에서 메일, 결제 서비스를 개선하고 메신저, 화상회의 협업 공간, 문서 관리 서비스를 신규로 제공하고자 차세대 그룹웨어를 구축하게 됐다.

협업 기능의 요구와 시스템의 한계

GS네오텍은 지난 2004년에 처음으로 그룹웨어를 도입했다. 당시 그룹웨어는 메일과 결제 두 가지를 기능을 제공하고 있었다. 그러나 내부 사용자들은 메일과 결제기능에 대해 불편함을 호소했다. 또한 메일과 결제외에도 협업 관련 기능들이 필요해지면서 그룹웨어에 대한 만족도는 그다지 높지 않았다.

일단 개인 메일로 할당된 용량은 500MB 수준이었다. 마이크로소프트 익스체인지 2003 버전은 로컬에 저장하는 방식이기 때문에 스토리지 용량에 따라 메일 용량까지 달라지는 방식이었다. 2004년 당시로서는 스토리지가 고가였기 때문에 큰 용량을 할당하지 못했다. 현재 메일 기능을 제공하는 있는 포털 사이트가 기가급의 용량을 제공하는 것과 비교하면 턱없이 부족한 용량이었다.

첨부파일 용량이 커짐에 따라 이러한 불편은 더욱 커지게 됐다.

건설업계의 특성상 해외출장이 잦은 것도 문제점으로 지적됐다. 일부 국가를 제외하고 많은 나라가 그룹웨어에 접속하기 위한 네트워크 인프라가 열악하다. 메일 서버에 접속하기 위해서는 VPN에 접속 후 프로그램을 다운 받고 인증을 받아야만 한다. 그리고 서버에 접속 후 이미지를 다운 받는 과정이 있다. 이런 복잡한 과정이 네트워크가 열악한 해외에서는 메일을 이용할 수 없게 만들었다. 또한 장애도 많이 일어났다. 그룹웨어가 마이크로소프트 익스체인지 2003을 기반으로 한 SSP로 개발이 됐는데, SSP닷넷에 돌아갈 수 있게끔 구축이 됐다.

당연히 구 버전의 한계 때문에 장애가 자주 일어났던 것이다.

확장성을 염두해 둔 차세대 그룹웨어 도입

결국 GS네오텍은 2010년 차세대 그룹웨어를 도입하기로 했다. 기존 시스템에 대한 불편사항을 해소하며 임직원 간의 커뮤니케이션과 협업을 최우선으로 업무의 효율과 편의성을 높이여나가기로 한 것이다. 특히 표준화된 네 가지 방법을 사용해 향후 확장성과 효율적인 IT 투자가 가능하도록 기반을 조성했다.



<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 4월 호 참조>

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