가온아이
트라이씨클은 2006년 공동 개발한 그룹웨어를 버리고 SaaS 형태로 가온아이가 서비스하는 '올레 비즈메카 그룹웨어'를 도입했다. 내부 시스템이 확대됨에 따라 비용과 성능, 안정성 측면에서 우려되는 부분이 있었기 때문이다. 비즈메카 그룹웨어 도입 이후 트라이씨클은 시스템의 안정성은 물론 내부 프로세서의 간소화로 신속성까지 확보할 수 있었다. 이외에 비용도 60~70% 절감했다. 트라이씨클 사례를 통해 SaaS 형태의 비즈메카 그룹웨어가 어떻게 활용하고 있는지 집중 살펴본다.
트라이씨클은 패션과 IT를 결합한 온라인 패션 비즈니스 전문 기업이다. 트라이씨클은 2001년 톰보이, 데코, 쌈지, 슈페리어, 대현 등이 주주사로 참여해 설립됐다. 주주사의 경영비법과 풍부한 전문 인력을 바탕으로 2011년 온라인 패션 브랜드 쇼핑몰인 '하프클럽'을 개설했다. 하프클럽의 성공적 시장 진입을 기반으로 여성 전용 패션 트렌드 쇼핑몰 '오가게', 유아동 쇼핑몰 '보리보리', 아웃도어 쇼핑몰 '아웃도어스', 해외패션 쇼핑몰 '아이하우스', 패션 커뮤니티 사이트 '스타일렛'등을 계속해서 오픈했다.
온라인 패션 비즈니스 사업은 변화무쌍한 시장의 트렌드를 신속하게 읽고, 분석하여 공유해야 한다. 그런 점에서 조직과 부서, 개인 간의 소통 강화는 필수적인 생존도구라고 할 수 있다.
트라이씨클은 법인 설립 첫해에 100억 원의 매출액을 기록했다. 2006년에는 600억 원으로 70% 성장했다. 매출액 1,000억 원대 기업으로 발전할 수 있는 기반을 구축하기 위해서는 전사적으로 시스템 전반에 대한 혁신계획이 필요하게 됐다.
그 결과 SaaS(Software as a Service) 방식으로 제공되는 '올레 비즈메카 그룹웨어'를 도입하게 됐다.
비용절감과 업무 효율성에 맞춰 그룹웨어 도입
트라이시클은 사업 규모가 커짐에 따라 그만큼 시스템 규모도 키워야 했다. 2006년에는 데이터베이스, 익스체인지서버, 웹서버, 메일서버 등 4개의 시스템 업그레이드 비용과 유지보수 비용으로 1억 원을 지출해야하는 등 시스템 유지에 들어가는 비용이 큰 폭으로 늘어났다. 게다가 회사 규모가 확대되면서 CJ시스템즈와 공동 개발한 자체시스템도 한계에 이르렀다. 게시판, 전자결재, 일정관리, 업무보고, 자원관리 등을 공동 개발해 사용 중이었지만, 현업에서 기능을 추가해달라는 요청에 쉽게 대응하지 못했을 뿐 아니라 안정성의 문제까지 대두됐던 것이다.
이에 트라이씨클은 다양해지는 비즈니스 영역을 커버할 수 있으면서 비용절감과 업무 효율성이라는 두 마리 토끼를 잡을 수 있는 시스템을 찾게 됐다.
도입 시 최우선적으로 회사가 원하는 요구사항에 부합하는지를 판단했다. 그리고 회사의 규모, 신뢰성, 안정성, 구축성공사례 등도 함께 검토했다. 몇 개의 제품군이 후보에 올랐으며, 검토 끝에 SaaS 방식으로 제공되는 올레 비즈메카 그룹웨어가 가장 효율적이라는 판단을 내렸다. 결국 트라이씨클은 그룹웨어 도입 후 60~70% 정도의 비용 절감 효과를 가져왔으며, 금액으로 환산하면 연간 1억 원이나 된다.
그룹웨어 도입으로 업무혁신 이뤄
트라이씨클은 가온아이가 서비스하는 올레 비즈메카 그룹웨어 도입 후 업무혁신을 이루었다. 그룹웨어 도입으로 자연스레 업무 프로세서의 변화를 가져왔다는 것이다.
기존에는 결제과정이 5단계로 이루어졌는데 각각의 과정에서 일정기간 정체 현상이 있었다. 그러나 그룹웨어 구축으로 전자결재가 가능하게 되면서 상황이 변했다. 온라인 상에서 원하는 시간에 결재할 수 있어 의사결정의 속도가 크게 빨라진 것이다. 또한 자원관리 기능을 통해 배차와 회의실 같은 회사의 공용자원을 효율적으로 활용할 수 있게 됐다. 기존 배차와 회의실 확인은 모두 공차나 공실을 별도의 장부를 만들어서 관리하고 있어 비효율적이었지만 자원관리 기능으로 한눈에 파악이 가능해진 것이다.
특히 업무보고 환경 개선은 그룹웨어 도입으로 얻은 최대의 성과로 꼽힌다. 기존 일간보고, 주간보고, 월간보고 등과 같은 회의의 효율성이 크게 향상된 것이다.
트라이씨클의 공식적인 업무회의 시간은 30분~1시간 정도이다. 그러나 회의를 준비하는 시간이 최소한 30분이었다. 회의 시작 전 관련 자료를 인쇄하고 배포하고 다시 모든 인원이 참석해 한 자리 모여 회의하는 것은 촌각을 다투는 쇼핑몰 운영에 있어서 비효율적인 면이 많았다. 팀장 기준으로 주 6회의 오전 정기회의가 있어 업무 중 오전 시간은 회의로 허비하는 경우가 다반사였다.
<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 5월 호 참조>
고수연 기자
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