전자문서 생성·관리·유통까지 모든 과정 체계화 완료
전자문서 유통을 가능케 하는 #메일 등장
정부는 그린IT 정책을 내놓으면서 전자문서와 관련한 주목할 만한 정책을 발표했다. 오는 2015년까지 전자문서 사용 비율을 50%까지 확대하겠다는 것이다. 또 종이문서사용으로 인한 사회적 탄소배출량을 2015년까지 연 400만 톤 규모로 감축하며, 종이/전자화 문서의 이중보관 관행 등을 개선하겠다는 정책을 내놨다.
개정된 전자거래기본법은 1999년 PKI(Public Key Infrastructure) 관련 법 제정 및 공인인증기관제도 시행, 2005년 공인전자문서보관소 관련 법 제정 및 공인전자 문서보관소 제도 시행과 맥락을 같이 한다. 공인전자주소 제도의 시행으로 전자문서의 생성, 관리, 유통까지 아우르는 진정한 페이퍼리스 및 그린IT 시대가 온 것이라 할 수 있다. 현재 기업은 상당한 양의 업무를 전자문서 기반으로 처리한다. 하지만 중요한 서류의 경우 아직 전자문서를 출력해 종이서류로 유통하는 과정을 거친다. 즉, 전자문서 생성, 전자문서 관리, 종이문서 유통이라는 체계가 일반화되어 있다.
전자문서 관련 업계가 조사한 바에 의하면 아직 업무상 사용/유통하는 문서 중 종이문서의 사용비율이 평균 66.%로 여전히 종이문서의 사용비율이 높은 것으로 나타났다.
종이문서와 전자문서를 혼용하는 기업이 72.4%로 대다수의 기업이 종이문서와 전자문서를 혼용하고 있다. 또 아직 단위부서 특히 그룹웨어 및 후선업무에서 전자문서 적용해 사용하는 비중이 높다.
이 같은 결과는 전자문서의 법적 효력에 대한 명확한 근거가 없었기 때문이다.
전자문서의 경우 유통과정에서 위변조의 위험과 이력관리가 되지 않았기 때문이다. 이러한 이유에서 그동안 중요한 업무는 전자문서로 생성했음에도 이를 출력해 우편이나 방문, 종이문서 등의 방법으로 유통했던게 사실이다. 그러나 공인전자주소인 #메일의 등장으로 기존 종이문서로 유통하던 문서들을 전자문서로 유통해도 법적 보호를 받을 수 있게 됨에 따라 전자문서 시장의 대대적인 변화가 일 것으로 전망된다.
#메일은 정부에서 내세운 그린IT와 전자문서 확산이라는 정책 아래 구체화된 제도로 전자문서 인식 부족과 전자문서 유통취약이라는 문제점을 극복하기 위한 전자문서 유통 인프라인 것이다.
전자문서, 모바일과 만나다
#메일이 기존 전자문서의 생성과 관리에 머물렀던 것을 유통까지 발전시키는 계기를 마련했다면 태블릿PC, 스마트폰 등 모바일 기기는 전자문서를 모바일로 이식시키는 계기를 마련했다. 특히 올해 초 전자서명을 통한 확인을 허용하는 보험업법 시행령이 개정되면서 그동안 종이문서로 진행되던 보험 계약을 전자서명으로 대체 가능해 향후 보험계약 전 과정에 대대적인 변화를 가져올 것으로 전망했다.
한화손해보험을 선두로 삼성화재 등 주요 보험사들이 아이패드와 갤럭시탭 등 태블릿PC를 활용해 상품설명서, 펀드가입 신청서, 카드 신청서, 정보제공 동의서 등 각종 계약서의 빠른 활용이 가능하며, 상품설명서, 전자결재, 수술 동의서 등 향후 다양한 산업분야로 넓혀갈 것으로 전망되고 있다.
주요 은행들도 창구업무에 전자문서 도입 확산 바람이 불고 있다. 우선 우정사업본부 우체국금융에서 '종이 없는 녹색금융창구시스템'을 도입 중이며, 주요 은행들도 시기를 놓고 저울질을 하고 있는 것으로 파악됐다.
또한 지식경제부는 '2012년 전자문서 확산 시범사업'을 지난 4월부터 시작했다. 기존 전자문서 유통·보관 지원사업에서 탈피, 스마트패드 등을 이용해 전자문서를 생성·발급하는 모델 위주로 선정했다.
의료, 금융, 교육 등 국민생활 편의성 제고분야 4개 사업, 주류유통, 화물차 운송기록 등 중소기업 생산성 향상 분야 5개 사업을 지원하며 종이문서 발생을 원천적으로 차단, 종이문서가 한번 생성되면 우편·인편으로 전달되고 장기간 문서 창고에 보관되는 문제점 개선을 기대하고 있으며, 9월까지 사업 완료하겠다는 계획이다.
<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 6월 호 참조>
고수연 기자
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