국책과제 내실 다지고 연구윤리 수호하는 연구노트 통합 관리 솔루션

[컴퓨터월드] 지난 2011년 10월 제정된 ‘연구노트지침’에 따라, 국책과제를 수행하는 연구기관에 대한 연구노트 작성 의무화가 시행되고 있다. 특히, 국책과제 수행 시 전문기관과 연구기관 간에 체결하게 되는 표준협약서 제22조에서는 ‘「국가연구개발사업 연구노트 관련지침」 제2조의 연구기관인 경우 본 협약을 체결한 날부터 6개월 이내에 연구노트 작성 및 관리에 관한 자체 규정을 마련하여 운영하여야 한다’고 명시하고 있다.

이처럼 연구노트 작성이란 법·제도 준수의 의미가 있다. 그러나 연구노트 작성의 의미는 그것뿐만이 아니다. 연구노트는 연구활동의 충실을 기하고, 연구 결과물의 신뢰성을 확보할 수 있는 도구로 기능한다는 데 더 큰 의미가 있다. 이는 곧 연구윤리 문제와 직결된다.

또한 연구노트는 발명의 증명과 실시권을 입증할 수 있어 지식재산 보호 효과가 있으며, 연구성과에 대한 사업화 및 기술 이전의 중요한 자료로 활용되기도 한다.

이런 다양한 이슈로 인해 연구기관들의 전자 연구노트 시스템 구축이 점차적으로 확대되고 있으며, 솔루션 업체들도 연구노트를 전자적으로 작성·관리할 수 있는 솔루션들을 출시하고 있다. 이러한 제품들 중 최근 가장 각광받고 있는 제품이 코마스가 출시한, 서면 연구노트와 전자 연구노트를 통합 관리할 수 있는 솔루션 ‘Solme(솔메) e-note System’이다. ‘Solme e-note System’에 대해 알아본다.

 

연구노트 작성 전 과정에 대한 관리 기능 지원

‘Solme e-note System’은 연구노트의 △작성 △등록 △점검 △시점인증 △보관 △검색/활용 △폐기에 이르는 연구노트 전 과정에 대한 관리 기능을 지원한다.

‘Solme e-note System’는 ▲전자 연구노트 뿐 아니라 서면 연구노트에 대해서도 작성·관리 기능을 지원하며 ▲‘시점인증’, ‘진본인증’ 기능을 자체 내장하고 있다. 또한 ▲작성된 연구노트의 점검을 위한 자체 워크플로우 기능을 포함, 연구노트의 증거력을 높이는데 기여하며 ▲연구노트 유출 방지를 위한 보안 기능도 제공한다. 아울러 ▲대용량 저장이 가능하다는 점 역시 중요한 특징이다.

▲ Solme e-Note System 제품 화면

 

디지털펜 통해 서면 연구노트 자동 등록

‘Solme e-note System’은 전자 연구노트 뿐 아니라, 서면 연구노트에 대해서도 작성·관리 기능을 지원한다.

도트(Dot) 패턴이 인쇄된 서면 연구노트에 디지털펜(모델명 ADP-601)으로 연구노트를 작성하면 작성된 내용이 그대로 PC 화면 상에 나타난다. 이렇게 작성된 서면 연구노트는 ‘Solme e-note System’에 자동 등록돼 연구원들이 보다 편리하게 사용할 수 있다.

특히 PC와 떨어져 있는 실험실 등에서 연구노트를 작성하는 경우, 디지털펜에 내장된 자체 메모리에 작성된 내용이 저장된다. 작성한 내용은 PC와 연결 시 자동으로 등록 처리된다.

▲ 서면 연구노트 관리 기능

 

시점·진본인증 가능한 타임스탬프 기능 자체 내장

‘Solme e-note System’은 연구노트의 지적재산권 확보를 위한 핵심적인 기능인 ‘시점인증’, ‘진본인증’ 기능을 자체 내장하고 있다.

‘연구노트지침’에서는 전자 연구노트의 요건으로 ‘기록물의 위·변조 확인 기능’을 필수 요구하고 있다. ‘Solme e-note System’은 자체 타임스탬프(TimeStamp) 기능을 내장, 이러한 필수 요건을 갖췄다. 타임스탬프는 연구노트의 작성 시점에 대한 인증 및 진본확인을 지원한다. 타임스탬프의 인증 기능은 한국지식재산전략원 인증시스템 또는 금융결제원 인증시스템과 연계돼 있다.

▲ 연구노트의 시점·진본인증을 위한 타임스탬프 기능

 

원활한 연구노트 점검을 위한 자체 워크플로우 기능

‘Solme e-note System’은 작성된 연구노트의 점검를 위한 자체 워크플로우 기능을 포함하고 있다.

‘연구노트지침’에서는 연구노트의 증거력을 높이기 위해 점검자의 서명을 포함하도록 권고하고 있다. 점검자 서명을 전자적으로 처리하기 위해서는 보통 전자결재시스템과 연동을 통해 처리하는 경우가 많은데, 이러한 방식은 여러 가지 불편사항을 야기할 뿐만 아니라 연구원 입장에서는 ‘점검’이 아닌 ‘결재’의 의미로 받아들이게 돼 거부감을 느낄 수 있다.

반면 ‘Solme e-note System’은 점검 처리를 위해 자체 워크플로우 기능을 내장하고 있어, 연구자가 연구노트를 작성·등록하면 점검자(또는 연구책임자)가 해당 기록을 점검할 수 있도록 자동 처리한다.

▲ 연구노트 점검을 위한 자체 워크플로우 기능

 

자체 보안 정책 적용 용이

‘Solme e-note System’은 연구노트 유출방지를 위한 보안 기능을 지원한다.

‘Solme e-note System’을 활용하면 시스템에 보관 중인 연구노트에 대해 사용자별 읽기/수정/삭제 권한을 부여할 수 있다. 즉, 유연한 자체 보안 정책을 적용할 수 있다는 것. 또한 연구노트의 출력, 다운로드를 강제적으로 제어할 수 있도록 지원한다.

최근 기업에서는 지식재산의 외부유출 방지를 위해 전자 연구노트 시스템을 도입하는 경우가 있다. ‘Solme e-note System’은 이러한 요구에 즉각적으로 대응할 수 있다.

▲ 사용자별 보안 정책 적용 기능

 

검증된 대용량 처리 엔진 기반

마지막으로, ‘Solme e-note System’은 대용량 저장이 가능한 ECM(Enterprise Content Management, 엔터프라이즈 컨텐츠 관리 시스템) 기반 엔진으로 개발됐다.

연구노트는 관련 규정상 30년간 보관하도록 의무화돼 있다. 연구원이 매일 작성하게 되는 연구노트는 그 건이 기하급수적으로 늘어날 것으로 예상돼, 연구노트 시스템은 대용량 처리와 동시에 성능 및 안정성을 보장해야 한다.

이에 ‘Solme e-note System’은 코마스의 ECM 솔루션인 Solme ECM 기반 엔진으로 개발됐다. 대용량 처리에 강한 Solme ECM은 국세청 전체 문서의 저장고 역할을 담당하는 전자서고시스템에 적용, 성능 및 안정성이 검증된 바 있다.

 

코마스, 연구노트 시장서 ‘활발한 행보’

한편, ‘Solme e-note System’의 제조사 코마스는 ‘Solme e-note System’ 외에도 연구노트와 관련해 다양한 제품을 출시, 판매하고 있다.

코마스가 공급하고 있는 ‘Magic TSA e-Note’는 소규모 연구기관을 위한 제품으로, 저비용으로 연구노트를 작성하고 시점인증 기능을 부여할 수 있도록 구성된 PC용 제품이다. ‘Research PenHub’는 디지털펜을 이용한 서면 연구노트 작성 및 PDF 변환 및 시점인증 기능을 제공하는 제품이다. 해당 제품들은 국책과제를 한시적으로 수행하는 중소기업에 적합한 제품이다.

또한 코마스는 최근 2~3년간 특허청 주관사업(전문기관-한국지식재산전략원)인 ‘연구노트 확산지원 사업’에도 주관 사업자로 선정, 사업을 추진한 바 있다. 해당 사업을 통해 한국항공우주연구원, 한국과학기술연구원, 연세대학교, 한국에너지기술연구원, 한국화학연구원, 한국건설기술연구원, 서울대학교, 차의과학대학교 등이 지원을 받았다.

 

UI 및 기능 개선, 협업 실현하는 v2.0 ‘올 연말에’

최근 코마스는 ‘Solme e-note System’ v2.0 개발을 준비 중이다. 주요 개발 내용은 연구원의 사용 편의성 향상을 위한 기능개선 및 대폭적인 UI 개선, 연구노트 편집 기능 포함 등이다. 이 외에도 연구원간 협업 및 커뮤니티를 위한 기능의 보강과 통계 기능 개선을 계획하고 있다. 이로써 ‘Solme e-note System’을 연구기관을 위한 전천후 통합 솔루션으로 개선, 발전시킬 계획이다.

‘Solme e-note System’ v2.0 출시는 올해 연말로 계획돼 있다. 코마스는 이용 고객의 의견을 수렴하고, 연구노트 시장에서의 노하우 및 솔루션 업체로서의 기술력을 결집해 획기적으로 개선된 제품을 출시할 예정이다.

 

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