엑셀 및 이메일 사용 중심에서 ERP, 그룹웨어 도입

[컴퓨터월드] 수입 과자 유통 전문 기업인 델리팜상사는 그동안 중소기업의 고민이라고 할 수 있는 전산화에 대한 검토를 지속적으로 진행해오고 있었다. 기업 내 모든 문서를 비롯해 결재까지 전산화를 통한 정보화는 기본이라고 판단되지만 비용이 소요되는 만큼 쉽게 결정을 내릴 수 있는 상황도 아니었다. 그러나 외국 거래처와 이메일 소통이 원활하지 않았으며, 실시간 재고 관리가 되지 않는 등 문제점들이 지속적으로 발생함에 따라 델리팜상사는 ERP을 비롯해 그룹웨어를 순차적으로 도입했다.
특히 일부 직원만 사용하는 ERP보다 전직원이 사용하는 그룹웨어에 대한 검토에 신중을 기했다. 저가형 그룹웨어부터 서비스형 및 구축형까지 수많은 그룹웨어 중 델리팜상사의 선택은 올레비즈메카였다.
델리팜상사가 전산화를 통한 정보화를 추진하기까지 그들의 과정을 들어봤다.

 

델리팜상사는 1998년 설립 이후, 미국 캔디 회사인 ‘투시롤 앤 참스(Tootsie Roll & Charms’사의 캔디, 초콜릿에 대한 국내독점 수입계약을 체결했으며, 2006년 영국의 ‘워커스(Walkers)’사의 숏브레드 쿠키 국내독점 수입계약을 체결했다.

특히 국내에서 그동안 타 수입업체 등에서 국내도입을 시도했지만 모두 실패했던 이탈리아 ‘로아커(Loacker)’사의 웨하스 및 초콜릿 등 국내독점 수입계약을 2007년 체결하고 국내에 성공적으로 정착시키는 등 식품유통 사업 부문에서 매년 괄목할 성장을 이뤄왔다. 2010년 일본 ‘디플러스(D-PLUS)’사와 국내독점 수입계약도 체결했다.

또한 델리팜상사는 1999년부터 2005년까지 할인점, 편의점, 백화점 등 전국 유통망 구축을 완료했다.

전산화 지원 미비로 문제점 발생
델리팜상사는 국내 유사 유통 중소기업과 마찬가지로 전산화에 대한 지원이 미비했다. 공장자동화를 비롯해 모든 것을 전산화하기 위해서는 억 단위의 예산이 투입돼야 하는 만큼 쉽게 도입할 수 있는 상황이 아니었다.

이에 델리팜상사는 국내 포털사가 제공하는 무료 이메일 호스팅 기능을 이용해 회사 이메일로 사용했으며, 회계부문만 ERP를 도입했다. 식품유통사로서 기본인 입고·출고에 대한 전산화는 엑셀로 대체했다.

그러나 몇 가지 문제점이 있었다. 델리팜상사는 해외 유명 제과를 수입해 판매하는 만큼 외국 거래처와 이메일을 자주 주고받는다. 그러나 국내 포털사이트에서 외국발신 주소를 스팸으로 블록 처리하는 경우가 발생해 수신이 안 되는 경우가 생겨 곤혹을 겪는 경우가 발생했다. 또한 입출고에 대한 부분이 엑셀로 이뤄지다보니 실시간으로 재고 파악이 되지 않는 경우도 발생했다.

특히 전자결재가 도입되지 않아 내부 문서에 대한 공유 및 인수인계가 이뤄지지 않는 경우가 발생하기도 했다.

ERP를 시작으로 그룹웨어까지 전산화 이뤄
이에 델리팜상사는 지난해 회계 부문만 사용했던 ERP를 입고·출고 부문까지 적용해 체계화를 이뤄졌다. 다만 기존에 사용했던 더존비즈온의 아이플러스는 엑셀 등 외부 입출력 지원이 되지 않아 상위 제품인 아이큐브로 전환을 해야 했다.

또한 올해 2월부터 그룹웨어를 본격적으로 도입해 사용하기 시작했다. ERP와 다르게 전직원이 그룹웨어를 사용하는 만큼 델리팜상사는 지난해 8월부터 그룹웨어 도입을 두고 국내 통신 3사 그룹웨어는 물론 국내 중소기업에서 제공하는 구축형 그룹웨어까지 총 6개의 그룹웨어를 후보군에 두고 검토했다.

델리팜상사에서 비교한 결과 우선 저가형 그룹웨어는 기능이 부족하고 디자인이 부족해 후보군에서 제외됐다. 또한 구축형은 서비스형 그룹웨어와 비교해 기능적 차이는 없으면서 커스터마이징과 장비 구입 등 높은 가격을 요구해 후보군에서 제외했다.

최종적으로 가온아이에서 유통하는 올레비즈메카가 선택됐다. 올레비즈메카는 기업 내 소통을 위한 게시판과, 이메일, 전자결재가 연동되어 있을 뿐만 아니라 KT 브랜드 인지도 및 가온아이의 전문성에도 신뢰성을 확보했던 것이다.

그룹웨어, 전자결재는 물론 사내 SNS 활용까지 백분 활용
델리팜상사는 올레비즈메카 도입 후 전자결재를 백분 활용해 시간과 비용을 단축하는 효과를 얻었다.

그동안 서면으로 진행했던 휴가 결재 등을 전자결재로 진행하다보니 외근 및 출장이 잦은 임원이나 영업사원들이 모바일과 태블릿을 활용해 외부에서도 기안을 올리거나 결재를 완료하고 있다. 또한 영업사원들도 중요한 공지나 거래처 메일을 외부에서 바로 확인할 수 있기 때문에 업무 흐름에 있어 높은 만족도를 보이고 있다. 회의실 예약과 공용차량을 관리할 수 있는 자원관리 기능도 유용하게 사용하고 있다.

특히 그룹웨어 첫 화면을 사내 SNS로 지정해 사용함으로 사내 소통도 활발해졌다. 최근 광주 곤지암센터에서 근무 중인 직원의 자녀 출산 소식의 경우 전자 이메일로 공유하기에는 다소 무리가 있을 수 있지만 사내 SNS를 활용한 뒤로 업무 외적인 이야기 등을 쉽고 즐겁게 공유하게 된 것이다.

기술 및 운영측면에서 관리자 편의성도 얻었다. 서버나 데이터의 손실을 걱정하지 않아도 되고 실수로 삭제 된 데이터들도 일부 보관되어 복구가 가능한 점도 만족을 얻고 있다. 또한 직접 서버를 운영하지 않아도 정기적으로 업데이트 및 보안 등을 책임져 주고 있을 뿐만 아니라 고객센터가 실시간으로 운영된다는 점도 만족도가 높다.

 

<인터뷰>
중소기업에서 선택할 수 있는 합리적인 시스템

▲ 허경영 델리팜상사 데이터&시스템지원팀 부장

그룹웨어 도입 전 어떤 문제점이 있었나?
대표적인 사례가 외국발신 이메일을 받지 못한다는 문제가 있었다.
포털사이트의 무료 이메일을 사용하고 있던 중 외국에서 발송한 이메일이 수신되지 않아 확인한 결과 포털사이트에서 외국발신의 주소를 스팸으로 블록 처리한 적이 있다. 이후 화이트리스트 등록을 요청했으나 반복적으로 블록되어 불편함을 많이 겪었다.

그룹웨어 도입 당시 고려했던 사항은?
가장 큰 중점을 둔 것은 비용 대비 효율성이다. 서비스형 그룹웨어 상품 중 비즈메카와 한 제품을 최종적으로 살펴봤다. 타사의 제품은 이메일 연동이 지원되지 않아 아쉬움을 남겼다. 수입 및 유통업체의 특성상 이메일 소통이 빈번해 이메일 연동기능이 지원되지 않으면 그룹웨어 도입의 효용성이 매우 떨어진다. 이에 올레비즈메카가 그룹웨어로써 가장 적합한 상품으로 판단했다.
아마 가격적인 측면만 생각했다면 수많은 저가형 그룹웨어를 도입해서 사용했을 수도 있지만 기업 내 문서와 정보 등이 다루는 솔루션인 만큼 조금 더 투자를 하더라도 안전한 제품, 믿을 수 있는 제품을 도입하기로 했다.

그룹웨어 도입 후 반응은?
그룹웨어를 처음 사용해보는 직원들이 도입 초기에 전자결재 부분에서 조금 어려움을 겪었다. 서면결재를 진행할 당시에는 정리되어 있지 않았던 결재 플로어가 준비되어 있지 않아 헷갈려 정착되는 시간이 조금 걸렸다.

올레비즈메카 도입 후 평가를 한다면?
대부분의 중소기업들이 구축형을 도입하기에는 비용적인 측면에서 효용성이 떨어질 것이고, 저가형이나 무료 그룹웨어를 사용하기에는 보안이나 기능적인 측면에서 만족을 느끼지 못할 것이다.
우리는 도입부터 비용대비 효율성을 가장 먼저 두고 비교 검토했다. 그나마 델리팜상사는 전체 직원이 50명임에도 전산팀에 2명이 배속되어 있지만 아마 대부분의 중소기업에 전산실이나 전산시스템이 따로 부서화되어 있지 않을 것이다. 그렇다면 필요한 인원만큼 사용하고 전산부서에서 따로 보수 및 운영을 하지 않아도 유지보수까지 지원해주며 월 단위로 그 서비스에 대한 요금을 지불하는 올레비즈메카 같은 합리적인 시스템이 효용성 측면에서 좋다고 판단된다.

 

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