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[솔루션리뷰] 종이 없이 회의하는 회의솔루션으로 Green IT 실현가온아이 ezPaperless

[컴퓨터월드] 최근 IT부문의 에너지 절감을 뜻하는 용어로써 Green IT라는 용어가 많이 언급되고 있다. Green IT란 IT를 활용한 모든 친환경적인 활동을 의미한다. 선진국에서는 이러한 Green IT에 높은 관심을 가지고 정책적 지원과 기술적 개발이 이루어지고 있으며 그린 IT가 IT 환경변화를 주도하고 있다.

우리나라에서도 정부통합전산센터 그린화를 위한 ‘에너지절약 종합추진계획’, ‘그린기반의 통합전선센터 환경개선 계획’ 등이 수립 및 추진되고 있으며 기업들의 환경보존에 대한 책임이 강화되고 있다.

 

MS Sharepoint 기반의 회의솔루션

이러한 상황에서 Green IT 개념을 업무환경에 적용한 가온아이의 ‘ezPaperless’가 주목받고 있다. ezPaperless는 ‘종이 없이 회의하는 회의솔루션’으로 Green IT를 실현하면서 스마트한 회의환경을 제공한다.

태블릿, 스마트패드 등의 IT기기의 보급과 그룹웨어 솔루션의 전자결재, 전자메일 등의 기능을 통해 업무환경에서 종이문서 양은 크게 줄어든 게 사실이다. 그러나 회의문서는 아직도 종이문서를 많이 사용하고 있는 추세이다.

가온아이 ezPaperless는 MS Sharepoint 기반의 회의솔루션으로, 회의실 개설, 회의실 판서, 회의자료 공유 등의 다양한 기능을 부가적으로 구현해 회의에 사용되는 종이 문서를 줄일 뿐 아니라, 회의진행, 다양한 디바이스 지원, 문서공유지원, 문서보안등의 특화된 기능을 통해 회의실 사용자의 업무 편리성과 효율성을 높일 수 있다.

   
 

 

ezPaperless의 주요기능과 특징

1. 회의 등록기능

회의를 시작하기 전, 회의관련 담당자가 회의 등록 및 회의에 참석할 인원을 설정할 수 있다. 이때 조직도 및 회의안내 메일 자동 전송을 지원한다. 또한 회의방을 개설하면 회의자료를 미리 업로드해 배포할 수 있는데, 미리 문서를 배포 및 열람해야 할 경우에 ‘첨부파일 열람기간 설정’기능을 통해 효율적으로 배포 및 사용할 수 있다.

   
 

   
 


2. 회의실 보기

ezPaperless는 다양한 디바이스를 지원해 모바일 디바이스회의 지원을 통해 원격 회의 가능 환경을 구축할 수 있다. 각 참석자의 PC 또는 노트북, 스마트패드, 태블릿 등의 기기를 통해 입장이 가능하다. 일반적으로 진행중인 회의에 참석이 가능하며, 경우에 따라 문서열람, 진행된 회의리스트 열람을 위해 ‘진행예정 회의’, ‘종료된 회의’ 등의 카테고리를 사용할 수 있다.

   
 

   
 


3. 회의 진행기능

● 판서기능

ezPapaerless회의실에 입장하면 미리 등록해 놓은 문서를 화면에 출력해 주는 ‘공용모드’와 ‘개인모드’가 있다. ‘공용모드’에서는 회의를 진행할 때 모든 사용자가 공통으로 볼 수 있는 화면을 제공하며, 공용모드에서는 담당자만이 판서 입력 및 페이지 이동, 회의 종료가 가능하다.

‘개인모드’는 기본 모드가 EDIT 모드로 되어 현재 문서에 개인적으로 판서를 입력을 하고 그 내용을 개인적으로 저장할 수 있다. 판서로는 간단한 메모나 글을 쓰거나, 도형을 추가할 수 있어, 회의 도중 중요한 부분의 체크나 회의기록이 가능하다.

‘공용모드’에서는 일방적으로 회의 주최자만 판서를 할 수 있지만, 회의 진행 중에 담당자가 특정 참석자에게 판서권한을 이관 및 회수할 수 있다. 그 결과 각 참가자들의 의견 제시 또는 보고 등에 효과적이다.

● 회의정보 창

회의 창 좌측의 회의 정보 부분을 통해 회의에 참석한 사람을 확인 할 수 있다. 또한 등록되어 있는 회의문서의 조회가 가능하며 ‘개인모드’의 경우에는 클릭을 통해 다른 문서를 화면에 출력 및 판서할 수 있다.


4. 문서보안 기능

회의 문서 중에는 보안을 유지해야 중요한 문서가 있을 수 있다. 이 때 기존 종이문서로 작성된 회의 문서는 일일이 분쇄기를 통해 폐기 처리해야 하는 번거로움이 있다.

ezPaperless는 회의문서로 사용되는 중요 문서에 관한 보안을 강화하기 위해 PC와 태블릿, 스마트패드에서 화면캡쳐 기능이 제어된다. 각 기기의 캡쳐기능의 단축키는 물론, 캡쳐도구 툴을 사용한 화면캡쳐도 제한된다. 이 외에 보안 강화를 위해 웹브라우저 기능을 제어하고, 임시파일 폴더의 영역을 보호해 회의문서의 보안기능을 강화했다.

   
 


5. 회의 기록 저장 기능

회의 참석자들은 개인모드에서 첨부된 파일에 개인이 특정 부분에 메모를 하거나 포인트를 한 경우 해당 파일을 임시로 저장할 수 있다. 임시로 저장하지 않고 담당자가 회의 종료를 할 경우 최종적으로 참석자 전원에게 파일 저장 여부를 물어 PDF 형식의 문서로 저장할 수 있다. 종이문서로 회의를 할 경우 소실될 수 있는 회의 중의 결과물들을 ezPaperless를 통해 선택적으로 쉽게 저장할 수 있다.

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