기존 서면결재 제로화로 업무 속도 향상…커뮤니케이션 도구 활용

 

[컴퓨터월드] 에이치엔씨네트워크는 인재파견 및 아웃소싱 전문 기업이다. 파견, 아웃소싱 등을 주사업으로 하고 있는 에이치엔씨네트워크는 본사 직원뿐만 아니라 파견 직원들로도 구성돼있어 다른 기업보다 신속하고 정확한 소통이 이뤄져야한다. 이같은 에이치엔씨네트워크의 사업특성상 그룹웨어의 기능 및 성능은 효율적인 업무환경을 구축할 수 있도록 돕는다.

이에 에이치엔씨네트워크는 지난 2012년 10월 가온아이가 서비스하는 ‘비즈메카 그룹웨어’를 도입하게 됐다. 비즈메카 그룹웨어를 도입하기 전 에이치엔씨네트워크는 그 동안 모든 업무를 문서로 처리해왔다. 하지만 문서를 활용한 업무는 문서 보관 등의 번거로움을 비롯해 문서 분실과 같은 위험을 언제든지 가져올 우려가 있었다.

에이치엔씨네트워크는 그룹웨어 솔루션을 도입하게 되면서 전자결재시스템을 포함한 그룹웨어의 기능 및 성능을 통해 효율적인 업무환경을 구축해나고 있다. 에이치엔씨네트워크가 효율적인 업무환경을 구축하기 위해 비즈메카 그룹웨어를 도입하고 활용하기까지의 과정을 살펴봤다.

에이치엔씨네트워크는 1100명 규모의 인재파견 및 아웃소싱 전문 기업으로 2007년 설립됐다. 에이치엔씨네트워크는 BC카드 자회사로 주로 BC카드 회원사 은행들의 카드발급 및 카드유치 등을 서비스하는 콜센터를 운영하고 있고, 이밖에 기타도급용역업, 특송업사업을 진행하고 있다.

에이치엔시네트워크의 전체 직원 중 본사 직원은 파견 직원을 제외한 100명가량으로 이중에서도 파견 직원 관리를 위해 고객사에 배치된 인원을 빼면 20명 남짓한 직원들이 본사 스탭으로 근무하고 있다.

 

전자결재 등 업무효율 위한 니즈 위해 그룹웨어 도입

에이치엔씨네트워크는 2012년 10월 자사의 첫 그룹웨어 솔루션으로 비즈메카 그룹웨어를 도입하게 됐다. 기존에 문서를 통한 서면 결재, 대면 결재를 통해 모든 업무를 진행하면서 문서를 보관해야하는 번거로움이 있었고, 감사 등을 준비하게 될 때면 당시 문서를 다시 찾아야하는 불편을 감수해야 했다. 또 문서를 분실할 우려가 있어 전자결제 등에 대한 니즈가 생겨남에 따라 비즈메카 그룹웨어를 도입하게 됐다.

에이치엔씨네트워크는 그룹웨어 솔루션 도입을 앞두고 다른 제품들과 비교 없이 가온아이의 비즈메카 그룹웨어를 선택했다. 기능이 부족하고 디자인이 섬세하지 못한 저가형 그룹웨어와 커스터마이징 및 장비 구입에 있어 높은 가격을 형성하고 있는 구축형 그룹웨어를 일찌감치 제외하고 클라우드형 그룹웨어인 비즈메카 그룹웨어를 도입했다.

본사 스탭으로 근무하는 직원이 20명 남짓이기 때문에 비용 면에서 경제적인 클라우드형 그룹웨어가 적합했고, 전자결재 서비스와 전자메일, 기업 내 소통을 위한 게시판이 연동된 비즈메카 그룹웨어가 에이치엔씨네트워크의 니즈에 부합됐던 것이다.

 

유연한 업무환경 구축 및 기업 내 커뮤니케이션 강화

에이치엔씨네트워크는 비즈메카 그룹웨어 도입 후 전자결재시스템을 활용해 빠른 결재가 이뤄지면서 시간과 비용을 단축하는 효과를 얻었다. 그룹웨어를 도입하기 전 문서로 진행하던 모든 업무를 이제는 전자결재로 진행하다보니 기존보다 결재를 위해 소요되는 시간이 줄어들었고, 직원들과 임원들 모두 외부에서 기안을 올리거나 결재를 손쉽게 할 수 있게 돼 유연한 업무환경이 만들어졌다.

또 주요 의사결정권자들의 외부 활동이 많은 만큼 전자메일뿐만 아니라 결재까지도 모바일기기에서 가능하기 때문에 장소와 시간에 관계없이 빠르게 의사결정을 할 수 있게 됐다. 비즈메카 그룹웨어는 지난 3월 모바일 애플리케이션 형태로 개발돼 장소와 시간에 구애받지 않고 모바일기기를 통해 솔루션을 활용할 수 있다.

이와 함께 그룹웨어를 도입하면서 기업 내 커뮤니케이션도 활발해졌다. 전자결재 시 결재를 하는 입장이나 결재를 받는 입장에서 그룹웨어를 통해 곧바로 피드백을 받을 수 있게 됐고, 사내 SNS 기능을 활용해 메신저, 공지사항, 설문조사, 생일자 알림 등을 진행하면서 업무뿐만 아니라 업무 외적인 이야기도 사내에서 쉽고 즐겁게 공유하게 된 것이다.

이밖에도 그룹웨어를 도입하면서 업무일지, 출퇴근 기록 등 과거 종이문서로 남겨져 손이 많이 가던 업무를 간편하게 처리할 수 있게 돼 직원들의 만족도도 높아지고 있다.

 


<인터뷰>
만족도 높은 경제적인 그룹웨어

▲ 에이치엔씨네트워크 영업추진부 이성남 부장


Q. 비즈메카 그룹웨어 도입 후 가장 큰 이점은?

a. 문서 보관 등의 번거로움이 사라진 점이 가장 큰 이점이었다. 기존에 모든 업무를 문서로 처리해야 했기 때문에 문서를 반드시 보관해야 했는데 감사 등을 준비하게 될 때면 당시 문서를 다시 찾아야하는 불편을 또 감수해야 했다. 또 문서를 분실할 우려가 있어 전자결재시스템의 필요성을 느꼈다.

Q. 그룹웨어 도입 후 기존 업무방식과 달라진 점에 대해 직원들의 어려움은?

a. 서면으로 진행됐던 결재업무를 전자결재로 변경하면서 기존 업무 처리보다 쉽고 간편해졌기 때문에 어려움은 없었다. 그룹웨어 솔루션의 경우 다른 회계프로그램이나 인사프로그램보다 직원들이 쉽게 접근할 수 있었고, 시스템이 바뀌면서 직원들이 적응하는데도 매우 짧은 시간이 소요됐다.

Q. 비즈메카 그룹웨어 도입 전과 후를 비교한다면?

a. 비즈메카 그룹웨어를 도입할 당시 고객사 현장에서도 사용할 수 있기를 기대했지만 고객사의 대부분이 보안이 철저한 금융사 콜센터라 이 솔루션을 현장에 도입하지 못한 점은 아쉬웠다. 하지만 현재 본사에서 비즈메카 그룹웨어를 사용하면서 전자결재를 통해 빠른 결재가 이뤄지며 시간과 비용을 절감했고, 더불어 기업 내 커뮤니케이션도 활발해지는 효과를 얻었다.

Q. 비즈메카 그룹웨어에 대해 평가를 한다면?

a. 비즈메카 그룹웨어를 사용하면서 비용적으로 큰 부담이 없었고, 업무를 처리하는데 있어 무리가 없을 만큼 만족도도 높았다. 현재 기업들이 그룹웨어에 대해 많은 니즈가 있는 것은 아니라고 본다. 하지만 사용자들의 불만과 요구를 수시로 업그레이드해 많은 사용자들이 사용할 수 있기를 바란다.

 

저작권자 © 컴퓨터월드 무단전재 및 재배포 금지