09.17
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[구축성공사례] 안산문화재단, 그룹웨어 도입으로 업무효율성 증진전자결재 기능 및 소통창구로 적극 활용, 신속 정확한 업무환경 구축
   
 

[컴퓨터월드] 안산문화재단은 경기도 안산시민의 문화예술을 위한 전문기관이다. 연극, 뮤지컬, 마당극, 클래식, 오페라, 콘서트 등 공연을 연간 50회 이상 진행하고 있고, 가야금이나 해금, 바이올린, 첼로 등 음악과 관련한 아카데미와 민화, 문학 등 다양한 분야의 아카데미 100여건을 해마다 운영하고 있다. 이들 공연과 아카데미는 전국에서 4번째로 객석 수 규모가 큰 안산문화예술의전당 곳곳에서 이뤄지고 있다.

또 안산문화재단은 안산시가 다문화가정이 많은 도시인만큼 매년 5월과 8월 경기도 10대 축제인 안산국제거리축제를 열고 있고, 다문화가정 아이들로 이뤄진 ‘안녕 오케스트라’도 운영하고 있다. 유명 비올리스트 리처드 용재 오닐이 지휘자를 맡고 있는 안녕 오케스트라는 공중파 방송에서 4부작 다큐멘터리로 다뤄지고 이를 주제로 한 영화가 개봉하는 등 크게 주목을 받았다. 

이렇듯 공연, 아카데미, 오케스트라, 축제 등 다수의 문화예술 프로그램을 운영하고 있는 안산문화재단의 경우 기업 못지않은 신속하고 정확한 업무소통이 이뤄져야 한다. 이에 안산문화재단은 지난 2007년 가온아이가 서비스하는 ‘비즈메카 그룹웨어’를 도입하게 됐다. 비즈메카 그룹웨어를 사내 그룹웨어로 안착하시면서 전자결재 시스템을 포함한 다양한 기능을 통해 업무효율성을 증진하고 있다. 안산문화재단이 비즈메카 그룹웨어를 도입하고 활용하기까지의 과정을 살펴봤다.  

독립과정에서 발생한 문제 

안산문화재단은 안산시의 공연, 전시, 아카데미 등 문화예술 사업을 진행하는 전문기관으로 과거 안산시 문화관광부 소속에서 지난 2006년 재단법인의 별도 기관으로 독립했고, 2013년 1월 안산문화재단이라는 이름으로 정식 출범하게 됐다. 

하지만 이 과정에서 업무와 관련된 작지 않은 문제가 생겼다. 과거 안산시 산하의 기관이었지만 별도 기관으로 독립하게 되면서 기존에 쓰던 그룹웨어 계정이 끊어져 버린 것이다. 7개월 정도의 시간동안 당시 안산문화재단 직원들은 전자결재 대신 서면결재를 받아야하는 불편을 겪어야 했다. 

이 시기 안산문화재단은 새로운 그룹웨어를 찾기 시작했다. 안산시 산하기관이었을 당시 사용했던 그룹웨어를 그대로 적용하려 했지만 자료관리 등 사후관리 부문에서 완전히 신뢰하기 힘들었고, ERP를 구축해 인사, 회계, 자원 등 업무의 종합적인 부분을 다루려했지만 주위의 실패사례도 들려와 안정적인 시스템과 신뢰성을 갖춘 그룹웨어를 검토하게 된 것이다. 

   
▲ 안산문화재단은 안산문화예술의전당 곳곳에서 문화예술 사업을 진행하고 있다.

사후관리에 중점 

신중한 검토 끝에 안산문화재단은 2007년 8월 가온아이가 서비스하는 비즈메카 그룹웨어를 도입하게 됐다. 새로운 그룹웨어를 도입하는데 있어 가장 중점을 뒀던 사후관리 부문에서 비즈메카 그룹웨어가 적합했다는 판단이다.

당시 솔루션을 도입한 차지훈 안산문화재단 기획홍보부 대리는 “그룹웨어에서 운영관리는 솔루션을 사용하다보면 저절로 숙달되는 부분으로 운영관리보다는 사후관리에 중점을 두고 솔루션을 검토했다”며 “비즈메카 그룹웨어가 자료관리, 운영체제나 웹브라우저 호환 등 사후관리에 있어 적합한 솔루션이라고 판단해 도입을 결정하게 됐다”고 설명했다. 

안산문화재단은 사후관리 이외에도 오랜 기간 쌓아온 재단의 문서와 정보 등을 다루는 솔루션인 만큼 가온아이의 전문성과 신뢰성을 믿고 도입을 결정했다. 차지훈 대리는 “비즈메카 그룹웨어는 많은 고객사들이 도입해 사용하는 만큼 불만이나 개선 등에 빠른 피드백이 있을 것으로 믿었고, 전문성도 확보하고 있을 것으로 생각됐다”고 말했다. 아울러 “재단이 오랜 기간 쌓아온 데이터를 다루는 솔루션인 만큼 안전하고 믿을 수 있는 솔루션을 도입하기로 했다”고 덧붙였다. 

   
▲ 전국에서 4번째로 객석 수 규모가 큰 안산문화예술의전당

활용도 높은 그룹웨어 

안산문화재단은 비즈메카 그룹웨어를 다방면으로 활용하고 있었다. 전자결재를 비롯해 자원관리, 공지사항, 모바일 활용, 문자메시지(SMS) 등을 통해 업무효율성을 증진하고 있다.

특히 가장 많이 활용하는 기능인 전자결재를 통해 연간 4000건 이상에 이르는 결재문서를 빠르고 정확하게 처리하며 시간과 비용을 단축하는 효과를 얻었다. 또 비즈메카 그룹웨어 모바일 애플리케이션을 통해 장소와 시간에 구애받지 않고 솔루션을 활용하고 있다. 

이와 함께 자원관리 기능도 유용하게 사용되고 있었다. 과거에는 회의실과 공용차량 예약 등 업무에 있어 소통이 원활하게 되지 않아 작은 마찰들이 생겼지만 비즈메카 그룹웨어의 자원관리 기능을 적극 활용하면서 기존에 발생하던 마찰이 완벽하게 사라졌다. 이밖에도 공지사항, 설문조사 등 기능을 활용해 재단 내 커뮤니케이션도 활발해졌다. 

  

<인터뷰> 

믿고 사용할 수 있는 그룹웨어  
안산문화재단 기획홍보부 차지훈 대리
 

   
▲ 안산문화재단 기획홍보부 차지훈 대리

Q. 비즈메카 그룹웨어 도입 후 가장 큰 이점은? 

A. 가장 많이 사용하는 기능인 전자결재가 가장 큰 이점이다. 과거 별도 기관으로 독립하는 과정에서 모든 직원이 서면결재를 해야 하는 불편을 느꼈다. 서면결재 과정이 때로는 하루나 이틀 내내 소요되는 경우도 있었고, 오히려 상호간 커뮤니케이션이 더 이뤄지지 않는 부분도 있었다.

Q. 구축형 그룹웨어가 아닌 클라우드 그룹웨어를 도입하게 된 이유는?

A. 비즈메카 그룹웨어를 도입하기 전 ERP를 구축해 인사, 회계, 자원 등 종합적인 업무관리를 펼치려했다. 하지만 적지 않은 예산이 들어 쉽게 결정할 수 있는 부분이 아니었고, 주위에서 많은 예산을 들여 ERP를 구축했음에도 제대로 활용하지 못하는 사례가 있어 클라우드 그룹웨어로 눈을 돌렸다.

Q. 비즈메카 그룹웨어에 대한 직원들의 의견은? 

A. 직원들 대부분이 클라우드 그룹웨어이기 때문에 활용에 한계가 있는 부분 말고는 큰 불만 없이 사용하고 있다. 이외의 불만이나 불편에 대해서는 신속한 대응이 이뤄져 업무효율성을 높일 수 있는 그룹웨어로서의 신뢰성이 높은 편이다. 

Q. 비즈메카 그룹웨어에 대해 평가한다면? 

A. 믿고 사용할 수 있는 솔루션이라는 평가를 내리고 싶다. 사후관리도 뛰어나고 전산에 대해 잘 모르는 사용자도 쉽고 간편하게 사용할 수 있었다. 같은 업종에 있는 재단이나 기업서 문의가 들어올 때면 도입에 대해 긍정적으로 설명했었다. 실제로 재단에서 근무하다가 별도의 기획사를 설립해 운영하는 많은 분들이 도입을 고려하고 있는 것으로 알고 있다. 

 

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