[컴퓨터월드] 한국승강기안전관리원(이하 승안원)이 지난해 12월 스마트워크 검사시스템을 구축하고 본격 가동에 들어갔다. 한정된 검사 인원으로 갈수록 늘어가는 승강기 대수에 대한 검사를 따라갈 수 없다고 판단한 승안원은 검사원들의 업무 강도를 낮추면서도 검사 효율성을 높이고자 모바일 기기를 활용한 스마트워크 검사시스템을 구축했다. 이를 통해 많은 시간을 할애해야 했던 검사원들의 우편물 업무가 e-그린 우편으로 대체됐으며, 이는 검사원들의 업무 강도를 줄임과 동시에 종이 비용 절감이라는 두 마리 토끼를 잡는 효과로 나타났다. 승안원이 구축한 스마트워크 검사시스템에 대해 알아본다.

연평균 승강기 3만 대 신설…검사환경 열악
승안원은 국립안전처 산하 준정부기관으로서 엘리베이터, 에스컬레이터, 기계식 주차장 등 승강기 시설에 대한 안전을 지키는 기관이다. 본원을 포함, 전국 지역 지원본부에 600여명이 근무하고 있으며, 이 중 약 500여명이 현장에서 승강기 검사를 진행하고 있다.

지난해까지 국내 설치된 승강기 수는 526,676대. 고층건물의 증가로 인해 승강기 설치대수는 연평균 2만 5천 대씩 늘어나고 있다. 특히 최근 3년 동안은 그 수가 더욱 늘어 연간 3만 대가 설치됐으며, 올해는 이보다 더 많은 3만 5천 대의 승강기가 늘어날 것으로 예상되고 있다.

지난해 기준으로 단순 산술비교를 하자면 검사원 1명이 약 100대 이상을 검사해야 한다는 결론이 나온다. 하지만 승강기의 수가 점차 늘어갈수록 검사원 1명당 검사해야 하는 승강기 수 역시 늘어날 수밖에 없게 된다.

승강기 검사도 모두 같은 방식으로 진행되는 것은 아니다. 승강기가 최초 설치될 때 하는 완성검사는 연간 시행되는 정기검사보다 더 정밀한 검사를 시행해야하기 때문에 많은 시간이 걸리며, 승강기가 설치된 지 15년이 된 시점부터는 내구 연한이 다 된 것으로 보고 오랜 시간을 들여 정밀검사를 시행한다.

이뿐만이 아니다. 이동거리 또한 무시할 수 없다. 배편이 한정된 섬 안에 들어가서 단 1대의 승강기만 검사하고 하루를 끝내야 하는 경우도 있다. 상황이 이러다보니 시간이 갈수록 승강기 검사원들의 업무 효율성은 떨어질 수밖에 없었다.

수기 업무로 인한 노동 강도 부담
승강기 검사원들의 업무는 단지 승강기 검사만 하는 것이 아니다. 차량 검사를 받아야 할 때 안내 우편물이 발송되는 것처럼 승강기 검사를 진행할 때도 우편물이 발송된다. 이후 승강기 검사 신청이 들어오면 일정을 잡고 검사를 진행한다. 이후 사무실에 복귀해 시스템에 검사한 데이터를 입력하고, 그 결과를 공문으로도 발송해야 한다.

이 모든 것들은 수작업으로 이뤄졌다. 검사원들이 일일이 검사 안내 우편물을 발송했으며, 이후 검사결과까지 직접 수기로 기록해서 통보했다. 이 때문에 수기로 작성된 우편물을 받아본 사람들이 깨끗하게 인쇄된 형태의 우편물을 보내달라고 항의하는 웃지 못 할 상황도 발생한 적이 많았다.

이처럼 모든 시스템이 자동화가 아닌 사람의 손을 거쳐야 하는 과정이었기 때문에 검사원들이 담당해야 하는 업무 강도는 매우 높았다. 모든 검사를 마치고 사무실에 복귀한 이후부터 수기 작성 및 우편물 발송이라는 제2의 업무를 해야 했기 때문이다.

결국 점차 늘어나는 승강기 수와 이에 따른 검사원들의 업무 고강도로 승안원은 시스템을 전면 개편하자는 결론을 내렸다. 검사원들에게 가해지는 업무량이 과중해질수록, 승안원 본연의 업무이자 국민들의 안전을 책임지는 승강기 검사가 소홀해질 수도 있었기 때문이다.

스마트워크 시스템 도입
이에 승안원은 지난 2013년부터 검사원들의 업무 효율성을 높이기 위한 작업에 착수했다. 기존 시스템을 효율적으로 개선하기 위해서는 검사원들의 입장과 지원본부의 입장이 모두 반영돼야 한다고 판단, 노사가 함께 하는 회의를 여러 차례 진행했으며, 그 결과 스마트워크 시스템을 구축하자는데 협의했다.

승안원은 스마트워크를 “기존의 사무실을 탈피해 언제 어디서나 스마트 기기를 통해 승강기 검사 업무를 수행할 수 있는 정보기술환경 및 관련 업무 처리를 지원하는 운영시스템 전체”로 정의하고, 이에 적합한 시스템을 구축하고자 했다. 따라서 ▲현장 업무와 행정 업무 ▲노측과 사측 ▲본원과 각 지역 본부 ▲경영 효율과 검사 효율 등을 종합적으로 고려한 ‘콤비스마트’ 사업을 추진하기로 했다.

포시에스 ‘오즈 이폼(OZ e-Form)’ 포시에스의 ‘오즈 이폼’은 신청서, 계약서 등 기존에 종이로 사용하던 기업의 다양한 양식 문서들을 손쉽게 전자문서로 개발하고, 웹·모바일에서 문서조회 및 인쇄뿐만 아니라 전자문서를 통한 데이터 입력 및 서버 저장을 지원하는 솔루션이다. 오즈 이폼은 하나의 서식 개발로 모든 디바이스에서 동일하게 서비스할 수 있는 원 소스 멀티 플랫폼(OSMP) 솔루션으로, 데이터에 따라 동적으로 변경되는 서식을 손쉽게 개발할 수 있는 개발환경을 제공한다. 또한, XML 서식기반으로 서버에서 변환 없이 그대로 XML 폼과 데이터를 내려 받아 빠른 속도를 보장하고, XML 서식 교환 방식을 통해 이미지 기반 솔루션에 비해 서버 및 네트워크 부하를 현저하게 감소시킨다. 다양한 입력 컴포넌트도 제공한다. 텍스트박스, 버튼, 콤보박스, 체크박스, 밑줄/형광펜, 서명패드 등 입력 편의를 위한 풍부한 컴포넌트를 제공하고, 본인 인증을 위한 전자서명 및 음성인식 컴포넌트 등 개인정보 연계를 위한 컴포넌트를 제공한다. 카메라, 녹음, 동영상, 도장 및 신분증 스캔, 바코드, NFC 태그 인식 등 모바일 디바이스의 기능을 활용할 수도 있다. 이와 함께 다양한 사용자 시스템도 연동할 수 있다. 부인방지 솔루션, 타임스탬프(무결성 처리), 개인 인증정보 등 보안 솔루션 연계를 위한 유연한 인터페이스를 지원하고, 전문 데이터, ERP/CRM 등 다양한 시스템을 연동하며, 데이터 소스를 지원한다.

e-그린 우편으로 우편업무 간소화
승안원은 스마트워크 시스템을 구축함으로써 검사원들의 승강기 검사 이외 업무 부분을 줄이기 위해 IT기술을 활용했다. 이를 위해 승안원은 과감한 결단을 했다. 스마트 기기를 이용해 업무를 수행하는 시스템을 구축하면서, 기존 시스템을 아예 사용하지 못하도록 바꿔버렸다. 스마트워크 시스템을 반드시 정착시키도록 하겠다는 의지였다.

뿐만 아니라 지난해 10월 서울지방우정청과 ‘전자우편서비스 이용 업무협약’을 체결, 검사원들이 수작업으로 발송하던 우편물을 우정청에서 발송하는 체제로 만들었다. 검사원들이 검사를 끝내고 검사성적서를 일일이 출력해 우편 발송하던 기존과는 달리 포시에스의 ‘오즈 이폼’ 제품을 적용해 우정사업본부의 ‘e-그린 우편서비스’와 연동함으로써, 태블릿PC에서 전송버튼만 누르면 해당 내용이 자동으로 우편서비스로 연계되도록 했다. 승안원의 이 같은 스마트워크 시스템은 모바일 기반에서 e-그린 우편을 발송하는 국내 최초 사례다.

이는 검사원들의 업무 강도를 줄임과 더불어 비용 절감 효과도 함께 가져왔다. 지난 2013년 기준 승안원은 본원과 지원을 합해 검사성적서 등 총 47만 건의 우편을 발송했다. 이를 소요비용으로 계산했을 시 약 3억 6천만 원이 들었지만, e-그린 우편으로 전환했을 시 같은 우편 발송을 위해 2억 4천만 원으로 이용할 수 있어 1억 2천만 원의 비용을 절감할 수 있는 것으로 나타났다.

종이 없는 페이퍼리스 환경 구축
스마트워크 시스템을 구축한 이후 승안원이 얻은 또 다른 이점으로는 종이를 사용하지 않는 페이퍼리스 환경을 구축했다는 것이다. 이전까지는 현장에서 검사한 데이터를 종이에 기록하고, 그 종이를 사무실로 가져와 보관해야했다.

그러나 그 종이의 양은 실로 엄청났다. 승강기 한 대를 검사하는데 필요한 점검용지는 8장. 2인 1조로 편성되는 팀이 하루에 점검하는 승강기 대수가 8대라고 할 때 64장의 종이가 사용된다. 만약 종이가 더러워지거나 훼손돼 새로 작성해야 한다면 사용되는 종이의 수는 더 늘어난다. 거의 소책자 한 권 수준이다.

이런 분량의 종이들이 검사를 할 때마다 차곡차곡 쌓이면서 현장 지원 사무실의 1/3 가량이 이들을 보관하는 캐비닛으로 채워졌다. 법적으로 정해진 문서 보관 기간은 5년. 이후 폐기할 수 있지만, 증가하는 승강기 수만큼 문서들도 늘어나면서 보관 및 관리에도 어려움이 많았다.

그러나 스마트워크 시스템 구축 이후 이러한 문제들도 해결이 됐다. 오즈 이폼이 적용된 스마트워크 시스템을 통해 검사 데이터들이 모두 전자문서로 저장되고 있으며, 이로 인해 문서 보관에 대한 걱정을 할 필요가 없어졌기 때문이다.

검사원 업무 만족도 높아
그렇다면 스마트워크 시스템을 적용한 이후 직접적인 영향을 받은 검사원들의 업무 만족도는 어떨까? 지난해 12월 시스템을 본격적으로 가동한지 한 달 만인 1월에 승안원은 검사원 257명을 대상으로 스마트워크 시스템 사용자 만족도 조사를 실시했다.

조사 결과 페이퍼리스 검사환경에 대해서는 응답자의 72% 가량이 만족한다고 답했으며 만족하지 못한다고 응답한 사람은 10%가 채 되지 않았다. 특히 e-그린 우편 자동 발송에 대한 만족도는 무려 응답자의 93%가 만족감을 나타냈으며, 이 중 71%는 매우 만족한다고 응답했다.

시스템 전면 교체에 따라 아직 적응하지 못했을 것이라는 우려도 있었지만, 불과 한 달 만에 검사원들이 이 정도의 만족감을 표시했다는 것은 그만큼 승안원의 스마트워크 시스템이 효과를 보고 있는 것이라 볼 수 있겠다.

“국내 최초 모바일 기반 e-그린 우편 시스템 구축” 스마트워크 시스템을 만들 때 참조했던 것이 있다면? 보험사에서 아이디어를 얻었다. 보험사도 예전에는 설계사들이 계약서를 들고 다니고 보험증권을 출력해서 발송했었다. 그렇지만 전자청약 시스템이 도입된 이후 설계사들도 무거운 서류를 들고 다니는 대신 태블릿PC를 들고 다니면서 계약을 체결하고, 보험증권도 자동으로 발송되도록 했다. 이렇게 하면 종이 자체를 들고 다닐 필요가 없기도 할뿐더러 효율성도 높아질 것이라고 판단했다. 앱 개발이나 보안성 검토는 누구나 할 수 있지만, 오즈 이폼을 적용한 e-그린 우편 연계는 혁신적인 변화라고 할 수 있다. 특히 모바일에서 직접 발송되도록 하는 것은 국내 최초라고 들었다. 프로젝트 진행 중 어려웠던 점은? 어렵게 결정한 것 중 하나가 기존 시스템에서 업무 처리를 할 수 없도록 막아버린 것이다. 현장에서 업무 처리를 할 수 있도록 시스템을 개발했는데, 기존 시스템이 살아있다면 일부 사람들은 예전처럼 사무실에 돌아와 업무를 처리할 수도 있다. 그 동안 해왔던 방식에 익숙해졌기 때문이다. 그렇게 되면 돈 들이고 시간 들여서 시스템을 개발한 의미가 없어진다. 그래서 모두가 강제적으로 스마트워크 시스템을 이용할 수 있도록 기존 시스템에서 업무 처리를 할 수 없게 해버렸다. 돌아갈 수 없도록 다리를 끊어버린 것이다. 그렇게 했기에 새 시스템이 빨리 자리를 잡을 수 있었다고 본다. 오즈 이폼을 선택한 이유는 무엇인지? 지난 2005년 처음 리포팅 제품들을 검토할 때 국내외 많은 제품들을 비교했다. 그 결과 포시에스가 기술 대응을 잘 한다는 사실을 알게 됐다. 오즈 리포트가 전자문서 서명이나 동영상 또는 QR코드를 첨부하는 등의 기능을 갖고 있었을 때 다른 제품들에서는 그러한 기능들을 지원하지 못했기 때문이다. 물론 시간이 지나면 다른 제품들도 기능적인 면에서 다 따라오지만, 그만큼 오즈 제품이 앞서간다는 느낌을 받았다. 이에 내부 리포팅 툴 표준을 오즈로 삼았다. 스마트워크 시스템을 도입할 때 기존 기간계 시스템을 재작업 할 필요 없이 오즈 이폼을 다 적용해버렸다.