[컴퓨터월드] 서울 유일의 종합국립대와 수도권 유일의 과학기술특성화대학으로 자리매김한 서울과학기술대학교(총장 김종호, 이하 서울과기대)가 최근 구축 완료한 차세대 통합정보시스템이 대학교 IT운영관리 분야에서 화제다. 국산 소프트웨어(SW)를 적극 도입해 성능과 안전성의 제고를 이뤄냈다는 평을 받으면서, 이를 참고하기 위한 다른 대학들의 문의도 이어지고 있다.

이러한 차세대 통합정보시스템은 UI/UX 측면에도 장점을 지니고 있다. 투비소프트의 UI/UX 개발 솔루션인 ‘넥사크로플랫폼’을 도입, 웹표준 준수와 효율성 향상이라는 두 마리 토끼를 잡았기 때문이다. 서울과기대의 UI/UX 구축 성공사례를 간단히 살펴본다.

서울과기대는 당초 여타의 국공립대학들과 마찬가지로 교육부의 국립대 자원관리시스템 사업에 따른 관리 및 지원 하에 차세대 시스템을 구축하려는 계획을 갖고 있었다. 교육부에서는 2011년부터 약 2,100억 원의 예산을 들여 31개 국공립대학의 행정, 학사 등 모든 대학 시스템을 구축한다는 계획이었으나, 국회 심의과정에서 예산이 540억 원으로 삭감됨에 따라 대학 측이 부담해야 하는 금액의 비중이 늘어나고 개발범위가 줄어들면서 전환점을 맞게 된다.

이에 따라 서울과기대는 통합정보시스템의 자체 구축으로 방향을 선회했다. 지난 2004년에 구축돼 노후화된 기존 시스템에 대한 사용자들의 개선 요구가 누적된 상태였고, 최신 IT트렌드에 적응하기 위한 환경을 조성할 필요가 있었다. 또한 내부적으로 학사시스템이 학부, 대학원, 공학원 등에 개별적으로 분산돼있어 이들 간의 통합도 요구됐고, 국제교류본부, 어학연구교육원, 종합인력관리센터 등 부속기관의 전산화 추진 필요성도 제기됐다. 기존 시스템과의 연계를 고려한 새로운 통합정보시스템의 필요성이 대두된 것이다.

국산SW로 구축된 차세대 통합정보시스템

서울과기대 통합정보시스템은 기존 시스템의 고도화와 함께 학사와 학내 업무 시스템의 통합 구축을 목표, 기본 학사시스템에서 운영 중이던 예산, 채용, 급여 등 일부 행정시스템까지 포함해 개발이 진행됐다. 또한 기존에 없던 국제교류본부시스템을 파일럿 시스템으로 구축해 시스템 점검을 했으며, 부속기관과의 시스템 연계도 실시했다.

서울과기대는 이 과정에서 외산SW를 배제하고 국산SW를 적극적으로 도입하면서 IT업계의 눈길을 끌었다. 외산SW의 유지보수비용이 훨씬 비싼데다가, 독점적인 지위를 이용한 글로벌 기업들의 라이선스 정책 관련 횡포가 맞물린 상황이었고, 정부의 국산SW 장려정책 또한 주요한 이유가 됐다는 것이 학교 측의 설명이다. 이에 외산SW 못지않은 준수한 성능을 낼 수 있으면서 월등한 비용효율성을 꾀할 수 있는 국산SW들을 선정해 선구적으로 도입하기에 이르렀다. 기존 시스템의 모든 하드웨어를 재사용한 것 또한 비용효율성을 높이는데 한몫했다.

지난 2014년 9월부터 지난해 12월까지 약 1년 3개월 간 진행된 구축사업을 마친 후 통합정보시스템을 새롭게 오픈한지 반년여가 흐른 현재, 서울과기대 측은 비용효율성은 물론 성능에 대해서도 충분한 자신감을 갖게 됐다. 안정화 기간을 거쳐 큰 이슈 없이 운영되고 있으며, 대부분의 실제 사용들로부터도 호평을 받고 있다고 한다.

이는 대학교들 가운데 선구적으로 국산SW를 도입하는 과정에서 BMT(벤치마크테스트)를 통해 사전에 성능을 검증하고, 시스템 오픈 전에는 학생, 교수, 교직원 등 그룹별 사용자 테스트를 거쳤으며, 오픈 이후에도 FAQ를 마련하고 관련 문의에 24시간 내 답변하는 등 꾸준히 노력해온 결실이다.

웹표준 준수와 사용자 편의 위한 UI/UX 플랫폼 도입

서울과기대가 통합정보시스템을 구축하면서 가장 역점을 둔 부분은 사용편의성으로, 투비소프트의 UI/UX 개발 솔루션 ‘넥사크로플랫폼’을 도입한 것도 이러한 이유에서다. 투비소프트가 지난 2014년 개최한 세미나에서 사학연금재단의 구축사례를 접하고서 현재 실정과 미래 준비에도 적합하다고 판단, 대학교들 사이에서 ‘넥사크로플랫폼’을 처음으로 도입했다.

웹표준과 HTML5가 이슈로 대두돼 정부에서도 액티브X(ActiveX) 퇴출을 추진하기 시작하는 시점이었고, 무엇보다 사용자가 모바일 등 다양한 인터넷 환경과 인터넷익스플로러(IE)뿐만 아니라 각종 브라우저에서 시스템에 접속해 활용할 수 있도록 지원하는 것이 우선이었다. 또 기존에는 UI/UX 개발 플랫폼 없이 핸드코딩으로 이뤄진 시스템이었다는 점에서 내부적으로 개발 생산성을 높일 필요성도 제기됐다.

서울과기대는 ‘넥사크로플랫폼’을 활용해 여러 시스템의 UI를 통합 구축, 여러 서비스를 한 화면에서 일목요연하게 제공하는 등 UX를 중시해 개발할 수 있었고, OSMU(원소스멀티유즈)와 그리드(Grid) 기능 등을 활용한 보다 능률적인 업무처리가 가능해졌다며 그 효용성을 높게 평가했다. 또한 전용 브라우저의 선택적 적용을 통해 교직원들의 업무수행에 있어 보다 효율적인 처리속도와 업무성격에 따른 다양한 기능의 활용을 지원하는 점도 특징으로 꼽았다.

글로벌 대학으로 도약하기 위한 영문 시스템 준비

서울과기대는 현재 통합정보시스템의 영문 지원을 계획하고 있다. 글로벌 시대를 맞아 서울과기대에도 외국인 학생들이 늘어나면서, 영문 지원이 부족한 기존 시스템에 대한 개선요구가 점차 늘어나고 있기 때문이다. 이에 따라 국립대 가운데 선도적으로 이를 위한 시스템을 마련한다는 방침으로, 올해 말 겨울 계절학기부터 시범 서비스한다는 계획이다.

더불어 내년으로 예정돼있는 국립대 자원관리시스템 오픈에 따른 데이터 이관 및 서비스 연계를 위한 준비도 진행하고 있다. 현재로서는 이러한 우선적인 업무에 집중하고 있지만, 향후에는 빅데이터 분석을 시도하는 것도 고려하고 있다는 것이 학교 측의 설명이다.

[인터뷰] “서울과기대 구성원 모두를 위한 통합정보시스템” 대학교 IT업무가 지닌 특징은. 1984년부터 이 학교에서 근무했고, 1991년부터 전산을 맡아 현재에 이르렀다. 학교라는 특성상 매년 반복되는 업무가 많은 편이라는 점을 특징으로 꼽을 수 있겠다. 그래서 그동안은 타 분야에 비해 발전이 더딘 측면도 있었는데, 이제는 시대가 바뀌어 IT경쟁력이 곧 대학교의 경쟁력과도 직결되고 있다. 이에 서울과기대는 국내 대학 가운데 선도적으로 IT경쟁력을 제고하면서 학생들에게 더 나은 서비스를 제공하기 위해 노력하고 있다. 통합정보시스템을 구축한 소감은. 학교의 고객은 학생이라 할 수 있다. 게다가 요즘 학생들은 IT와 친하다. 그래서 학생들이 IT시스템으로 인해 겪는 불편을 최소화하는데 중점을 두고 기획했다. 구축 이후 학생들로부터 가장 호평받은 부분을 꼽는다면 모바일 수강신청으로, 학생 신문에서 ‘수강신청도 모바일 시대’라며 이를 다룬 적도 있다. 적극적인 국산SW 도입에 대해서도 일각에서는 다소 모험적인 행위라 볼 수 있겠지만, 후배들에게 더 나은 환경을 물려주기 위한 노력의 일환이었으며 소기의 성과를 거뒀다고 자부한다. 덕분에 정부3.0 우수사례로 발표도 해봤고, 까칠(?)한 것으로 유명한 모 인터넷 커뮤니티에서 글을 확인해 봐도 만족스럽다는 평이 많더라. 구축과정에서 어려웠던 점이 있었다면. 업무범위가 넓었는데 사업기간도 짧았다. 기존 시스템을 운영하면서 DB도 전환하고 통합정보시스템 구축에도 참여해야 하는 삼중고를 겪었다. 고맙게도 직원들이 열정적으로 업무에 임해줬고, 투비소프트 등 국산SW기업들도 전폭적으로 지원해준 덕분에 예정일보다도 앞당겨 시스템을 오픈할 수 있었다. 이는 개발자들과 소통하고 협업하는데 적극적으로 나섰기에 가능했던 일이라 생각한다. 내부 직원이든 업체의 개발자든 한 가족처럼 여겨, 체육대회도 열면서 먼저 다가갔다. 프로젝트 초반부터 야근하는 개발자에게는 장기 레이스 대비해 들어가 쉬라고 한 적도 있다. 고생한 개발자에게는 단순히 수고했다는 말을 건네는데 그치는 것이 아니라, 해당 기업의 대표에게 감사의 손편지도 보내 사내에서 좋은 평가를 받을 수 있도록 도왔다. 이렇듯 유대관계를 쌓은 덕분에, 마치 자신이 쓸 시스템처럼 애착을 갖고 개발업무에 임해준 것 같다. 웹표준에 대한 견해를 밝힌다면. 정부에서 웹표준 관련해 추진하고 있는 정책은 국민들의 편의를 위한다는 점에서 수긍이 간다. 그러나 정책에 맞춰 기업이나 기관에서 모든 인터넷브라우저를 지원하기 위해서는 그 기반이 되는 시스템 등이 갖춰져야 하는데, 이러한 부분에 대한 지원이 충분한 것 같지는 않다. 또한, 업무처리를 위해 아직 필요한 경우에도 액티브X라는 이유로 무조건 배척하는 것이 맞는지도 생각해볼 문제다. 실제 환경을 고려해 정책이 좀 더 실효성을 거둘 수 있는 방향으로 추진되기를 바란다.

<System Build Reference>

Seoul National University of Science & Technology Integrated Information System (IIS)
Complying with Web Standards and Enhancing Efficiency by the Introduction of TOBESOFT's ‘Nexacro platform’
 

[Computerworld] A next-generation Integrated Information System(IIS) of which Seoul National University of Science & Technology(President Kim Jong Ho, hereinafter ‘SEOULTECH’), which is the only national university in Seoul and the only science technology specialized university in the metropolitan area, has recently completed building, has become a hot topic in the university IT operation management field. As it was assessed to have achieved improvements of performance and reliability by an active introduction of domestic software in S. Korea, inquiries from other universities have ensued.

Such next-generation IIS has advantages in the aspect of UI/UX. For it has caught 2 birds with one stone, that is, the compliance with Web standards and the improvement in efficiency by introducing TOBESOFT’s UI/UX development solution- ‘Nexacro platform’. Let us take a glance on its success story of building UI/UX from SEOULTECH.

SEOULTECH initially had a plan, like any other national and public universities, to build a next-generation system under the management and support that follow the MoE’s(Ministry of Education) business of building resource management systems in the national universities. The MoE planned to build systems across all colleges and universities including administrations, and education of 31 national & public universities spending KRW 210billion beginning in 2011. Yet, as the budget got slashed to KRW 54billion during the deliberation process in the National Assembly of Republic of Korea, the portion that the university needs to pay increased, which resulted in reducing the scope of development, and thus reaching a turning point.

Accordingly, SEOULTECH changed its direction to building the IIS on its own. As it was built back in 2004, the improvement requests from the users for the old existing system had been accumulated. There was also a need to create an environment in order to adapt to the latest IT trends. In addition, education systems were internally scattered over the undergraduate, the graduate, the engineering facility, etc., individually. Hence, the integration across them was requested, and the need to take forward the computerization of general support departments such as Office of International Affairs, the Institute for Language Education & Research(ILER), and Human Resource Development Center was also raised. The need of the new IIS in connection to the existing system was raised.

Next-generation IIS Built with Domestic Software

SEOULTECH IIS was developed with an aim to build a unified system by integrating education systems and campus work systems altogether with advancing the existing system, including some administrative systems such as budget, employment, and payroll, which were being operated by basic education system. Also, it built Office of International Affairs system, which was non-existent, as a pilot system and used it to check the system, and also linked the system to general support departments.

SEOULTECH, in doing so, shunned foreign-made software and actively introduced Korean software, which gained attention from the IT industry. According to the explanation of the university, foreign-made software was far more expensive for maintenance, and on top of that, there were extortions in line with their license policies of global enterprises taking advantage of their monopoly status. The government’s policy to encourage the use of Korean software was also another major reason. Accordingly, SEOULTECH initiated selecting and introducing Korean software that would perform equally well as foreign-made software, yet offering much higher cost efficiency. The fact that it reused all the hardware of the existing system also paid its own contribution to enhancing its cost efficiency.

Now, after half a year elapsed from its opening the new IIS after the completion of the construction project that had been carried out from September back in 2014 to December last year for about a year and 3months, SEOULTECH has gained enough confidence regarding the performance, not to mention the cost efficiency. Throughout the stabilizing period, the system has been operating without major issues, and has been receiving favorable remarks from most of the actual users.

This is the fruit borne in the course of introducing the Korean software, taking an initiative leading role amongst the universities from its steadily continuous endeavors such as verifying performance in advance via BMT(Benchmark Test), conducting tests for each group including students, professors, and the faculty staffs, before opening the system, and even after opening, it has arranged FAQs(Frequently Asked Questions) followed by answering related inquiries for 24 hours.

The Introduction of UI/UX Platform for Web Standards Compliance and User Convenience

The area that SEOULTECH paid the most emphasis on during the course of building the IIS is usage convenience, and that is the reason that the UI/UX development solution of TOBESOFT, ‘Nexacro platform’, was introduced. After getting to know a build reference of Teachers’ Pension Foundation at a seminar held by TOBESOFT in 2014, ‘Nexacro platform’ was decided to be fitting for both current situations and preparations for the future. Therefore, it was introduced for the first time amongst universities.

As Web standards and HTML5 were raised as an issue, it was a time that even the government was considering throwing out ActiveX, and above all, it was the first priority to support users to access the system from various Internet environments such as mobile, as well as from various browsers including Internet Explorer(IE). Also, considering that the existing system was developed by the manual coding without UI/UX development platform, the need to internally improve development productivity was raised.

SEOULTECH was able to integrate and build UIs of different systems utilizing ‘Nexacro platform’, which enabled SEOULTECH to develop with focus on UXs such as offering various services in one screen in a highly organized way, and highly assessed its efficiency, mentioning that more productive work processing was made possible by utilizing OSMU(One Source Multi Users) and Grid. Further, through the selective deployment of a dedicated browser, a more efficient processing speed with regard to the working of the faculty and the support to use a variety of functions in accordance with each work nature have been selected to be also its characteristics.

Preparing Systems in English to Leap as a Global University

SEOULTECH currently plans to support the IIS in English. In the advent of a global age, as the number of foreign students in SEOULTECH has increased, requests to improve existing systems that lack in English language supports have also increased likewise. Accordingly, as a plan to prepare a system to fulfilling the role to play as a leading university amongst national universities, a trial service is scheduled to be launched starting from the winter seasonal semester at the end of this year.

In addition, in accordance with the opening of the resource management system of national universities that is scheduled for the next year, the preparation to migrate data and link the services has been in progress. Currently, focus is paid upon such priority works. Nonetheless, the university has explained that trying big data analysis afterwards is under its review.

[Interview] “IIS for All Members of SEOULTECH”  What are the features of IT work in the university? I’ve been working at this school since 1984, and have managed computerization since 1991 until now. Due to the attribute as a school, I would say that there are rather a lot of repetitive jobs every year. So until now, there have been areas slow to develop compared to other areas, but now, generations have changed. IT competitiveness directly connects to the competitiveness of a university. In this regard, SEOULTECH has endeavored to offer better services to students while striving to improve IT competitiveness among domestic universities, taking an initiative role. How do you feel after building the IIS? A customer of the school would be a student. In addition, students nowadays are familiar with IT. Therefore, we planned with an emphasis on minimizing inconveniences of students that may arise from IT system. If asked to choose the most favorably spoken area from students after building the system, I would say “registering for classes using the mobile.” A student newspaper even dealed with this issue once as, “the mobile age even for class enrollments.” Also, with regard to introducing Korean software, some say it was a rather adventurous take, but I am confident that it was part of our endeavor to hand down a better environment to our juniors and that we have achieved the desired results. Because of that, we did a presentation as an excellent reference of the Government 3.0, and saw many favorable comments even from a particular Internet community site known to be fastidious. If there was difficulty during the building process. The work scope was broad and its biz term was short. We had to migrate DBs while operating existing systems, and had to participate in the building of IIS. It was a three-folded agony. Fortunately, employees took the job passionately, and also due to the full support from Korean local software companies like TOBESOFT, we were able to open the system earlier than the scheduled due date. I believe this was possible because developers were active in their communications and collaborations. Whether somebody was an inside employee or a developer from an outside company, we treated everyone as family, and opened ourselves wide and approached one another a step ahead at a group event like a sports day. We told those developers who had to extend their work to the late at night from the beginning days of the project to get off work early, go home and rest to prepare for a long race. For those developers that worked so hard, we not only told them that they did a ‘good job’, but also sent hand-written letters to the CEOs of their enterprises so that they can also be evaluated well in their companies. Because we built such close relationship like that, it seemed that they did jobs as if they were developing their own system that they have to use. If you disclose your opinion about Web standards Policies that the government is progressing with respect to Web standards are understandable in the sense that they are for the convenience of the citizens of the country. However, for enterprises and organizations to support all Internet browsers keeping pace with such policies, base systems have to be built. Supports for this area don’t seem to be sufficient. Also, although it is still needed for doing works, just because of the reason that it is Active X, if it has to be excluded, we need to think about whether that is right or not. I hope policies progress towards the direction that may produce real efficiency considering real environments.