10.24
주요뉴스
뉴스홈 > 솔루션 리뷰
[이 솔루션을 주목하라] 디지털 문서를 위한 최적의 문서 자산화·협업·보안 플랫폼파수닷컴 ‘랩소디(Wrapsody)’

[컴퓨터월드] 많은 기업이 문서 관리와 보안을 위해 문서중앙화 솔루션, 문서관리시스템, 클라우드 스토리지 등을 사용하고 있지만, 여전히 해결되지 않는 문제들이 있다. IDC에 따르면, 업무를 위해 문서를 자주 공유하는 사용자의 48%가 상대편에게 잘못된 버전의 문서를 보내고, 81%의 사용자는 최신버전이 아닌 문서로 작업하고 있다.

기업들은 문서를 효율적으로 관리하기 위해 EDMS, ECM 등 문서관리 시스템을 사용하고 있지만 충분한 해결책이 되지 못하고 있다. 잦은 문서 작업을 하는 사용자의 PC와 서버에 중복문서가 쌓이고, 원하는 문서를 찾는 데 많은 시간과 리소스가 낭비되고 있다. 이런 문제를 해결하는 솔루션으로 파수닷컴의 ‘랩소디(Wrapsody)’가 주목받고 있다.
   
 

‘랩소디’는 문서의 사용내역과 문서의 흐름을 언제 어디서나 실시간으로 파악할 수 있도록 하는 데이터 중심 기술을 기반으로, 문서의 협업, 관리, 거버넌스 및 보안에 필요한 핵심 기능을 한 플랫폼에서 제공한다. 랩소디는 사내 여러 시스템에서 별도로 관리되어 관리가 파편화되는 것을 막고, 기술의 한계로 생긴 관리의 사각지대를 없애 전사 문서 관리를 통합할 수 있다. 이를 통해 임직원 업무의 생산성을 극대화하고 문서의 거버넌스 및 보안 수준을 제고하여 스마트 워크 시스템을 구축할 수 있다.
 

협업 효율성 항상
방대한 문서들이 제대로 정리되지 않아 사용자가 원하는 문서를 바로 찾기 쉽지 않는 상황에서 ‘랩소디’는 기존에 볼 수 없던 혁신적인 검색 방식으로 빠르고 정확하게 문서를 검색할 수 있도록 돕는다. 또한 스마트한 문서 업무관리를 위해 상세한 문서 활용로그를 실시간으로 수집해 시각화 하며 개인 또는 부서 단위로 문서 사용 패턴을 분석하고 업무 추진 현황을 파악하도록 데이터를 제공한다.

‘랩소디’는 디지털문서의 관리와 보안에 최적화된 플랫폼으로 문서가 어디에 있든 고유한 문서 ID와 버전 정보를 보유한다. ECM, EDMS, ERP, 그룹웨어 등 각기 다른 시스템에서 개별적으로 관리되던 문서를 하나의 플랫폼으로 통합할 수 있도록 API를 제공하는 ‘랩소디’는 문서가 어느 시스템, 어느 단말에 있든 상관없이 문서 사용 로그를 빠짐없이 수집한다. ‘랩소디’는 종이문서를 관리하던 시절의 시스템을 단순히 전자화한 지금까지의 문서관리 시스템의 개념을 완전히 변화시킨 것이다.

실제 ‘랩소디’는 기업에서 보유한 모든 문서에 변형되지 않는 영구적인 아이디를 부여하여 끊김 없이 관리할 수 있는 기술을 기반으로, 문서들에 대한 완벽한 추적을 제공한다. 이러한 문서 추적 기능을 통해 한 문서에서 파생되어 생성 또는 수정된 문서들에 대한 현황을 한 눈에 파악할 수 있으며, 사용자들의 문서 사용 이력, 문서간의 연관관계, 배포 문서에 대한 유통 경로 등을 실시간으로 확인할 수 있다. 이러한 문서와 관련된 내역을 기반으로 다양한 경영 지표를 제공하여 기존에는 얻을 수 없었던 데이터를 통해 경영의 새로운 인사이트를 얻을 수 있다.

기본적으로 ‘랩소디’가 적용되면 사용자가 PC에서 문서를 생성 또는 수정할 때마다 지정된 서버저장소에 자동으로 업로드 되며, 버전관리 또한 자동 처리돼 문서의 위치에 상관없이 항상 최신 상태로 유지된다. 이와 함께 문서의 라이프사이클 기간 동안 사용된 모든 로그들이 수집돼 기업 경영에 유용한 애널리틱스 정보를 확보할 수 있다. 이러한 문서사용 로그들을 통해 부서장 또는 관리자들은 사용자별 또는 부서별 문서 생성량, 문서 수정 및 일정 기간 내 열람 횟수 등 다양한 수치 및 추이 등을 파악할 수 있다.

   
 
‘랩소디’를 도입할 경우 여러 법률 규제 준수를 위한 기본 보안 기능을 제공함은 물론 협업 효율성도 향상된다. 쉽고 빠르게 문서를 공유해 업무 효율을 높이고 협업을 활성화 할 수 있다. 또한 효과적인 문서 자산화가 가능하다. 사용자가 생성하는 모든 중요 문서를 중복 없이 체계적으로 확보함으로써 랜섬웨어에 완벽하게 대비할 수 있는 것이다. 또한 각종 모바일 디바이스를 완벽 지원하여 언제, 어디서나 최신의 문서를 열람할 수 있다. 클라우드 또는 온프레미스 등 원하는 형태로 서버시스템을 구현할 수 있다.

‘랩소디’만으로도 문서 생성 시점부터 접근 제어와 감사 추적 기능을 제공해 강력한 문서 보안이 가능하다. 특히 ‘파수 엔터프라이즈 DRM(Fasoo Enterprise DRM)’과 결합하면 최고 수준의 문서 보안 기능을 제공한다.

‘랩소디’의 주요 특징은 아래와 같다.

◆ 자동 동기화와 버전 관리: 언제 어디서든 최신 버전 확보
◆ 문서 기반 의견 공유: 협업자간 문서 버전별 의견 등록 및 실시간 공유, 오픈 채팅방 제공
◆ 사용 현황 분석: 문서 사용로그를 수집해 분석 데이터 제공
◆ 검색: 다양한 방식의 직관적 검색기능 제공
◆ 랜섬웨어 대비: 문서의 자동백업으로 랜섬웨어 피해시 즉시 복구
◆ 확장: API를 통해 각종 서버시스템과 유연하게 연동
◆ 모바일 지원: 안전하고 스마트한 모바일 업무환경 지원
◆ 문서 보안: 문서 암호화, 사용내역 추적, 접근제어 및 DRM 연계를 통한 문서별 세부 권한제어로 문서 유출 방지

파수닷컴은 급격하게 변해가는 업무 환경에 제대로 대응할 수 있는 방안과 함께, 한층 업그레이드된 전사 문서관리 솔루션 ‘랩소디’와 워크그룹 및 데이터 중심의 외부 협업 솔루션 ‘랩소디 에코(Wrapsody Eco)’도 최근 선보였다.

‘랩소디 에코’는 기존 ’랩소디’ 솔루션에 외부 협업 기능을 강화한 것으로 내·외부 사용자들이 손쉽고 안전하게 문서와 의견을 공유할 수 있다. 데이터 중심의 협업 기능을 통해 기존에 사용하고 있는 이메일, 메신저, 문서관리시스템, 문서저장소, 클라우드 스토리지, EFSS(Enterprise File Sync & Share) 등의 커뮤니케이션 툴에서 흔히 발생됐던 데이터 파편화와 가시성 문제를 해결했다.

또한 협업을 위한 업무를 워크그룹 단위로 관리하고 히스토리를 한눈에 파악할 수 있어, 보다 종합적이며 세부적인 문서추적 관리가 가능하다. 문서 자체에 관련 정보, 보안 및 여러 협업 관리 기능을 임베드시켜 기존의 내·외부 협업 관련이슈들을 최소화했다.


랩소디 클라우드 서비스 발표
한편 파수닷컴은 지난 8월 랩소디 클라우드 서비스를 선보였다. 데이터 중심 기술 기반의 엔터프라이즈 다큐먼트 플랫폼 ‘랩소디’를 SK㈜ C&C의 클라우드 서비스 ‘클라우드 제트(Cloud Z)’에 등록한 것이다. ‘클라우드 제트’는 기존 시스템 또는 고객이 자체 구축한 클라우드 시스템과의 연계를 통해 고객이 원하는 모든 시스템 구현을 지원하는 하이브리드 클라우드 서비스다.

문서중앙화를 대체하는 차세대 문서 통제 플랫폼으로 관심을 받고 있는 ‘랩소디’는 OS와 애플리케이션에 종속되지 않는 다양한 환경에서 문서에 대한 암호화 및 사후 추적 기능을 제공한다. 기존 문서중앙화의 불편함을 혁신적으로 개선하여 사용자의 환경변화가 최소화되면서도 모든 문서를 중앙으로 이관하여 보안과 자산화가 동시에 이룰 수 있다는 장점이 있다. 또한 랩소디의 문서 중심의 협업 기능은 그대로 제공되어, 단순히 보안을 목적으로 도입하는 문서중앙화가 아닌 다양한 형태의 협업 솔루션으로의 역할도 충분히 가능하다.

파수닷컴의 클라우드 서비스 발표로 고객들은 ‘랩소디’를 쉽게 바로 사용할 수 있다. 이와 함께, 솔루션 운영에 들어가는 비용은 물론 시간, 인력까지 획기적으로 절감할 수 있게 됐다.

파수닷컴은 지난달 4월 미국 CIO 애플리케이션 매거진(CIO Applications)에서 발표한 2018 톱 25 협업 기술 기업(Top 25 Collaboration Technology Companies 2018)에 선정되기도 했다. CIO 애플리케이션 매거진은 톱 25 협업 기술 기업으로 파수닷컴을 선정하면서 모든 문서들을 효율적으로 관리할 수 있는 ‘랩소디’를 높게 평가했다. 인공지능과 같은 혁신기술을 쉽게 적용하기 위해서는 체계적인 문서 관리가 중요하다며 효과적인 디지털 트랜스포메이션방안을 고민하는 CIO 및 IT 의사결정권자들에게 ‘랩소디’를 소개한 것이다.

SI업체 K사 - 프로젝트 제안서 공동 작업의 효율성 높여

시스템통합(SI) 업체인 K사는 보통 한 프로젝트에 6명의 팀원이 참여해 제안서를 작성한다. 각 팀원은 작성한 문서를 이메일과 파일서버를 통해 공유하는데, 문서를 취합하는 과정에서 부주의로 인한 실수가 발생해 제안서 버전관리에 혼란을 겪는 일이 많았다.

제안서 취합을 담당한 팀원은 파일명으로 버전관리를 하고, 각 팀원과 이를 공유했다. 이 과정에서 잘못된 버전이 공유되기도 하고, 각 팀원들이 이메일, 파일서버를 통해 공유 받은 문서를 체계적으로 관리하지 않아 최신버전을 찾는데도 많은 시간이 소요됐다.

K사는 문서 취합과 버전관리에 시간이 낭비되는 문제를 해결하기 위해 다양한 클라우드 스토리지 서비스나 온라인 편집서비스 등을 검토했다. 그러나 이러한 서비스들은 제안서 작성 과정에서 발생하는 다량의 문서를 지속적으로 관리하기 어려워 공동작업과 문서관리를 동시에 지원할 수 있는 ‘랩소디’를 도입했다.

‘랩소디’를 도입한 후 프로젝트 매니저가 제안서 초안을 ‘랩소디’ 문서로 만들어 공동작업을 할 팀원들과 공유하고, 팀원들은 각자의 PC에 해당 문서를 저장하고 담당한 영역을 개별적으로 작성하게 되었다. 최초 공유한 제안서에 모든 팀원들이 업데이트한 내용이 빠짐없이 반영되기 때문에 이메일, 파일서버 등을 통해 문서를 반복적으로 공유하지 않아도 됐다. 각 팀원이 업데이트한 문서는 서버에 자동으로 버전별로 관리되어, 최신버전을 찾거나 별도로 문서를 취합하는 데 시간낭비를 하지 않게 되어 업무효율이 향상됐다.

팀원들은 제안서 작성에만 집중할 수 있고 실수나 불필요한 시간낭비로 제안서 제출기한을 맞추지 못하는 일이 없게 됐다. 또한 자동백업과 직관적인 문서검색 기능으로 프로젝트 진행 중에 발생하는 수많은 문서를 빠짐없이 저장하고 쉽게 찾아 볼 수 있게 됐다.

식품가공업체 S사 - 글로벌 지점의 매출 통합관리로 업무 효율성 향상

전세계 20개 도시에 영업지점을 보유한 S사의 본사 재무팀 담당자는 매주 정기적으로 각 지점의 주간 판매 실적을 취합해 매출추이를 분석한다. 각 지점 담당자가 판매실적 자료를 작성해 이메일로 전송하면, 본사 담당자는 받은 메일에 첨부된 20개의 문서를 일일이 확인하고 취합하는 일을 매주 기계적으로 반복하고 있었다.

정해진 일정에 실적을 보내지 않은 지점이 있는 경우, 본사 담당자는 어떤 지점이 누락된 것인지 확인하고 재요청 메일을 보낸다. 담당자들은 매주 이메일을 통해 영업실적을 보내고, 수정사항이 있으면 또다시 보내야 하는 과정이 번거롭다고 생각했다. 매주 반복되는 과정을 효율적으로 개선하기 위해 각 지점의 매출을 취합하고 분석하는 웹 애플리케이션을 개발하려고 했으나, 기능확장의 유연성 문제나 향후 유지보수 비용이 부담으로 작용해 검토단계에서 취소했다.

S사 재무팀 담당자는 지점별 주간 판매실적 보고를 위한 템플릿문서에 ‘랩소디’를 적용해 각 지점과 공유했다. 각 지점 담당자가 매주 정해진 일정에 각자의 PC에 저장해 둔 해당 문서에 주간 판매실적을 입력하면, 본사 담당자는 본인 PC에 저장된 각 지점별 문서를 열어 입력된 내용을 확인하기만 하면 됐다.

재무팀 담당자가 엑셀파일로 각 지점에 파생 문서를 생성했을 경우에는 별도의 작업 없이 판매실적을 취합하고 재무팀장과 공유할 수 있게 됐다. ‘랩소디’로 인해 각 지점 담당자들은 매주 이메일로 문서를 보내고 본사 담당자가 첨부문서를 일일이 열어보아야 하는 부담을 덜 수 있었다.

특히 신규 업무프로세스와 관련해 웹 애플리케이션을 별도로 개발하는 것보다 ‘랩소디’를 사용함으로써 기능 확장의 유연성을 확보하고 유지보수 비용도 절감할 수 있었다.

제약업체 E사 - 신약 관련 방대한 문서에서 필요한 문서 쉽게 검색

신약개발에 적극 나서고 있는 제약업체인 E사는 연구센터에서 개발한 신약을 출시하기까지 여러 차례의 임상시험을 거치면서 임상팀, QC팀에서 다량의 문서를 생성한다. 신약 개발과 관련해 수많은 문서가 생성되고 있어 신약 개발 계획, 임상시험 보고서 등 특정 문서를 찾기 쉽지 않았다.

이러한 어려움은 ‘랩소디’ 도입으로 해결됐다. 랩소디는 직관적이고 다양한 검색 방법으로 원하는 문서를 신속하고 효율적으로 찾을 수 있도록 했다. ‘랩소디’는 폴더를 관리하는 기존의 문서분류 방식과는 달리, 태그를 통한 문서관리 및 검색을 제공한다. 즉, ‘다이나믹 태그뷰(Dynamic Tag View)’를 통해 임상팀은 개발 프로젝트명, 제품명 등의 태그에 근거해 문서분류를 시각화한 타일형(Tile-typed) 태그 UI를 확인하고 직관적으로 문서를 찾을 수 있게 되었다.

찾으려는 문서에 해당되는 태그 그룹을 선택해 검색 범위를 좁히면, 일반적인 검색방식으로 검색했을 때보다 검색결과 리스트가 짧아져서 원하는 문서에 보다 신속하게 접근할 수 있었다. 또한, ‘브랜치 맵(Branch Map)’을 통해 하나의 문서에서 파생되거나, 연관성이 높은 문서들을 시각적으로 확인하고 문서를 즉시 확보할 수 있게 됐다.

특히 ‘랩소디’ 문서는 버전별로 오직 하나의 문서만 서버에 존재하고, 검색결과에 모든 버전의 문서가 나타나지 않기 때문에 검색에 소요되던 시간을 크게 줄일 수 있었다.

제조업체 T사 - 제조공정 중 발생한 최신 제품 정보 공유로 혼란 해소

발전소, 선박 및 화학플랜트 등에 사용되는 금속 단조제품을 제조하는 T사는 고객으로부터 주문받은 내용에 따라 제품을 생산하고 공급하기 위해 영업팀, 제품기획팀, 제조팀 및 품질팀이 협력한다.

최초 정의된 제품사양이 변경되지 않으면 제조과정에 문제가 없겠지만, 실제로는 제품 제조공정 중에 고객이 사양변경을 요구하는 일이 잦았다. 변경된 사양이 관련팀 모두에게 적시에 정확하게 공유되지 않아 일부 변경사양이 적용되지 못한 제품을 생산하는 경우가 있었다. 관련팀들은 제품사양서가 수정될 때마다 문서를 반복적으로 공유하는 데 어려움이 있었으며 심지어 변경된 사양이 제대로 공유되지 못해 회사가 큰 손실을 입는 경우도 있었다.

T사는 이러한 비효율을 해소하기 위해 ECM, 클라우드 스토리지 등의 도입을 검토했다. 그런데 이러한 솔루션들을 사용하더라도 불가피하게 각 담당자의 PC에 여러 버전의 문서가 산재되고 원하는 버전, 특히 최신 버전의 문서를 즉시 확인하기 어렵다는 문제가 있었다.

T사의 업무프로세스에 ‘랩소디’를 적용한 후, 관련 팀들은 최초 공유된 제품 사양서에서 변경된 사양을 손쉽게 확인할 수 있게 됐다. 제조공정 중에도 각자의 PC에 있는 제품 사양서에서 최신제품사양을 즉시 확인할 수 있어 여러 번 문서를 주고받는 과정에서 발생하던 실수가 사라졌다.

‘랩소디’ 문서는 어디에 저장되어 있든 언제나 최신버전을 확인할 수 있기 때문에, 관련팀 담당자들은 각자의 PC에 저장된 제품 사양서에서 변경된 사양을 빠짐없이 확인하게 되었고, 잘못된 제품을 생산할 지도 모른다는 걱정에서 해방될 수 있었다. 게다가 제품 사양서에 어떤 내용을 언제 추가했는지 변경 내역을 확인할 수 있어, 제품 제조 과정을 재점검하는 데 활용할 수 있었다.

여백
컴퓨터월드 추천기업 솔루션
인기기사 순위
IT Daily 추천기업 솔루션
(우)08503 서울특별시 금천구 가산디지털1로 181 (가산 W CENTER) 1713~1715호
TEL: 02-2039-6160  FAX: 02-2039-6163   사업자등록번호:106-86-40304
개인정보/청소년보호책임자:김선오  등록번호:서울 아 00418  등록일자:2007.08  발행인:김용석  편집인:김선오