'하이페리온 플래닝' 이용해 경영계획시스템 구축, 책임회계와 성과관리 기틀 마련
오는 2004년 창립 80주년을 맞는 삼양사는 현재 제2의 도약을 위한 준비가 한창이다. 지난 74년 준공된 연지동 본사 사옥은 리모델링 공사가 한창이며, 현재의 삼양사를 낳은 밑거름이자 기둥인 '제당사업'을 중심으로 한 식품, 의약 및 바이오, 화학, 신사업 등 4개 부문으로 사업을 재편할 예정이다. 삼양사는 또 경영의 효율성과 투명성, 수익성 극대화, 고객 만족도 향상을 위해 전사적자원관리(ERP), 고객관계관리(CRM) 등 정보기술을 이용한 사내외 시스템을 구축해가고 있다. 특히 삼양사는 올 초 다차원 경영정보 분석지원 및 최고경영자의 신속하고 정확한 의사결정을 지원하기 위한 작업의 일환으로 경영계획시스템을 구축했다.
김달 기자 kt@infotech.co.kr
지난 3월 삼양사는 다른 해와는 달리 해가 바뀐 지 두 달이 지나서야 경영계획을 수립했다. 이처럼 경영계획 수립이 늦었던 것은 그동안 엑셀과 수작업을 통해서 수립해 온 경영계획을 전산화된 시스템을 이용한 방식으로 전환하는 작업이 진행되었기 때문이다.
경영계획 수립을 늦춰가면서까지 삼양사가 경영계획 시스템을 구축한 이유는 무엇일까.
이에 대해 삼양사 경영기획실 PI팀의 김상욱 과장은 "경영실적은 시스템을 통해 산출되는데 경영계획은 엑셀로 된 자료로 관리하다 보니 데이터의 일관성이 떨어지고 축적도 이뤄지지 않았다"면서 "경영계획의 합리성과 정합성을 높이고 책임회계제도에 부합하는 계획을 수립하기 위해서 시스템 구축이 필요했다"고 설명했다.
하이페리온 플래닝으로 경영계획시스템 구축
실제 경영계획시스템 도입을 전후로 삼양사는 큰 변화를 겪었으며, 현재까지도 진행 중이다. 그 변화의 내용은 e트랜스포메이션. 삼양사는 99년 3월 태스크포스팀 성격의 ERP팀을 구성해 본격적으로 전사적인 e트랜스포메이션에 나섰다. 삼양사는 JD에드워즈의 '원월드'를 이용해 2001년 7월을 Go-Live시점으로 삼아 ERP 구축작업에 들어갔다. 이 과정에서 삼양사는 책임회계와 성과관리를 위해 경영실적을 살펴볼 수 있도록 경영정보시스템을 구축했다.
그러나 김상욱 과장의 말처럼 경영계획이 엑셀을 이용한 수작업을 통해 수립된 탓에 데이터간 정합성이 떨어지고 자료의 축적도 제대로 이뤄지지 않았다. 특히 작성된 계획간의 연관성이 부족하고, 계획을 수정할 경우에는 계획 데이터간의 논리가 붕괴되는 한계가 나타나는 등 데이터 플로우가 제대로 이뤄지지 않았다. 따라서 삼양사는 ERP를 통해 산출되는 자료를 경영실적과 경영계획이라는 단위 시스템들을 거쳐 경영진의 의사결정을 지원할 수 있는 체계가 필요하다는 것을 인식하게 됐고, 결과적으로 전문 패키지를 통해 경영계획시스템을 구축하게 됐다.
여기서 한 가지 주목할 것은 삼양사가 ERP의 플래닝 모듈을 이용하지 않고 전문솔루션을 선택한 점이다. 이는 대부분의 ERP 제품들이 플래닝 모듈을 포함하고 있지만 이 모듈로 경영계획을 세우는 데는 여러 가지 부족한 점이 많았기 때문이다. 실제로 일부 회사에서는 ERP가 갖고 있는 플래닝 모듈로 경영계획시스템을 구성하려다 포기하는 사례도 있는 것으로 알려졌다.
2001년 11월 삼양사는 '하이페리온 플래닝'을 이용해 경영계획시스템 구축에 나섰다. 삼양사가 하이페리온 플래닝을 선정한 이유는 첫째, 실적을 보여주는 툴 속에 계획 데이터가 함께 제시되어야 하는 만큼 인터페이스가 중요했기 때문이다. 삼양사는 현재 경영실적을 하이페리온 엔터프라이즈와 인사이트 패키지를 이용해 보여주고 있다. 둘째, 솔루션의 검증 여부이다. 하이페리온 플래닝은 국내에는 아직 레퍼런스 사이트가 없지만 주요 글로벌 기업들이 하이페리온 플래닝을 도입해 사용하고 있기 때문이다. 마지막으로 가격적인 측면에서 다른 경쟁제품들에 비해 비용 대비 효과가 크다는 점도 선정요인으로 작용했다.
달성 가능한 목표와 사람이 프로젝트 성공요인
2001년 12월 본격적으로 시작된 경영계획시스템 구축 작업은 그리 쉽지 않았다. 국내에서는 처음으로 시도되는 프로젝트인 데다 경영실적 리포팅 형태에 맞춰 개별 제품, 개별 거래처, 담당자 등 최하위에서부터 계획을 수립하다 보니 항목이 너무 많았기 때문이다. 이와 관련해 김상욱 과장은 경영계획시스템 구축시 유의할 점을 이렇게 말한다.
"경영계획시스템을 구축할 때는 먼저, 달성 가능한 목표를 설정하는 것이 중요하다. 현재 수준에서 20% 정도 향상시킨다고 생각하면 무리한 목표 때문에 어려움을 겪는 일은 없을 것이다. 또 하나는 사람이다. 프로젝트 진행시 업무 지식과 적용 패키지의 특성을 알고 있는 사람이 프로젝트에 투입돼야 한다."
김 과장은 계속해서 "경영계획을 통해 최종적으로 보기 원하는 것은 자동적으로 계산된 손익계산서, 대차대조표, 현금흐름표 등이며, 시뮬레이션도 요구된다"면서 "회사마다 평가지표가 틀리고, 계정별로 계획을 세우는 것도 힘들기 때문에 회사 평가지표에 반영되는 계정들만 세워야 하며, 시뮬레이션에서도 보고 싶은 내용을 정확하게 정하고 오차 범위를 확실히 정해야 하는 만큼 실무자들이나 경영진의 요구사항을 정확하게 수렴해야 한다"고 덧붙였다.
삼양사는 당초 계획과는 달리 2003년 3월 경영계획시스템을 이용해 처음으로 경영계획을 수립했다. 시스템을 통해 수립하면서 가장 먼저 달라진 점은 주요 제품별, 주요 거래처별로 자료를 작성할 수 있고, 이를 계획과 실적을 비교해 한 화면에서 보여줄 수 있기 때문에 투입 노력이 줄어들었다는 것이다. 또 계획 수립 시 기존에는 전화나 문서를 통해 자료를 전달한 탓에 수립 기간이 길었지만 현재는 시스템에서 바로 확인할 수 있기 때문에 그만큼 기간이 단축됐다.
그러나 무어니 무어니 해도 가장 큰 효과는 책임회계와 성과관리를 위한 기반을 마련했다는 점이다. 경영계획시스템을 통해 비즈니스 성과를 개선할 수 있게 됐으며, 신속한 의사결정이 가능해졌고, 개인 및 조직의 책임의식이 강화됐다.
현재 삼양사의 경영계획시스템은 판매에서 시작해 생산, 구매, 경비, 투자계획, 매출원가 등을 통해 요소예산을 편성한 후 손익계산서 계획, 현금흐름표 계획, 대차대조표 계획 등 종합예산 편성이 이뤄질 수 있도록 구현돼 있다. 그리고 이러한 경영계획을 경영실적시스템으로 연결해 계획과 실적을 대비할 수 있도록 되어있다.
삼양사는 향후 계열사들의 경영계획도 전산시스템을 통해 이뤄질 수 있도록 하는 방안을 고려하고 있다.
인터뷰 /
인터페이스와 네임밸류, 가격이 선정요인
김상욱 경영기획실 PI팀 과장
경영계획 시스템을 구축하게 된 동기는.
결과라 할 수 있는 경영실적은 시스템을 통해 산출되는 반면 경영계획은 각 사업부(BU)에서 엑셀 파일로 된 자료를 취합해 정리하다 보니 데이터의 일관성이 떨어질 뿐만 아니라 자료의 축적도 제대로 이뤄지지 않았다. 따라서 실적처럼 계획도 시스템에서 관리해야 할 필요성이 대두되었다.
하이페리온 플래닝을 선정한 이유는.
경영계획시스템 도입 과정에서 하이페리온 플래닝을 비롯해 모두 세 가지 제품을 대상으로 검토 작업을 벌였다. 검토 과정에서 가장 먼저 고려했던 사항은 인터페이스 부분이었다. 실적을 보여주는 툴 속에 계획 데이터가 함께 표시되도록 해야 했기 때문이다. 두 번째로 다양한 레퍼런스 사이트를 갖고 있는 검증된 솔루션인가에 주목했다. 마지막으로 고려했던 것이 가격이다. 이 세 가지 기준을 놓고 제품들을 비교한 결과 하이페리온 플래닝이 가장 적합한 것으로 평가됐다.
시스템 가동이 프로젝트 시작에 비해 많이 늦었는데.
2001년 12월 시작된 프로젝트는 당초 계획대로라면 6개월 정도면 끝마쳐야 했는데 구축 과정에서 한 가지 문제가 발생했다. 그 문제는 시스템상의 문제라기보다는 경험 부족과 목표 설정치가 너무 높았다는 것이다. 우선 하이페리온 플래닝을 도입해 경영계획시스템을 구축한 것은 삼양사가 처음이라는 점에서 경험이 부족했고, 이러한 경험부족은 결과적으로 계획 시스템의 목표치를 너무 높이 설정하는 요인이 되었다. 경영실적의 경우 제품, 거래처, 담당자 등 최하위 개별 요소별로 산출되는데 이를 경영계획에서도 실행하려 했던 것이 다소 무리였다. 이와 같이 경영계획을 세울 경우 상당히 오랜 시간이 소요되기 때문에 신속한 의사결정이 어려워진다. 따라서 작년 9월 필요한 범위만을 대상으로 재조정해 시스템을 구축했다.
경영계획 시스템 도입 후 달라진 점이 있다면.
우선 경영계획과 경영실적을 한 화면에서 볼 수 있다는 점이 매우 간편하고 유용하다. 기존에는 경영실적과 시스템이 각각 시스템과 수작업을 통해 이뤄지다 보니 일일이 출력해서 보여줘야 했는데 이런 불편함이 없어졌다. 두 번째는 경영계획 수립 기간이 줄어들었다. 시스템 도입 전에는 판매, 생산, 구매계획이 순차적으로 수립되는 과정에서 담당자들이 전화나 문서를 이용하다보니 담당자간 자료 전달이 안 되면 계획 수립 기간이 길었지만, 현재는 시스템을 통해 곧바로 확인할 수 있어 그만큼 단축됐다.