최근 들어 기업들은 IT 프로젝트의 효율성을 높이고 그것을 더 세밀히 모니터링하기 위해 프로젝트 관리 담당자(PMO : Project Management Officer) 조직에 큰 관심을 보이고 있다.
대형 프로젝트들은 어김없이 내외부 전문가들로 PMO 조직이 꾸려져 프로젝트 일정이 관리되고 이슈에 대한 세세한 모니터링이 이뤄진다. 그러나 이러한 PMO 조직은 대부분 프로젝트 마감과 함께 그 역할을 다하는 경우가 대부분이다.
그러나 점차 상시적인 PMO 조직을 운영하고 있는 기업들이 증가하고 있는 추세다. 그리고 금융권의 경우 5억 원 이상의 투자에 대해서는 내부 의결을 거치도록 법으로 규정하고 있어 유사한 조직이 반드시 필요한 상황이기도 하다. 하지만 많은 경우 기존 프로세스와의 충돌 등으로 유명무실화 되고 있다.
이중 동부화재가 운영 중인 PMO 조직인 e-PMO는 상시적인 전사 조직으로 시행 1년 만에 가시적인 성과와 내외부에서 좋은 평가를 받고 있어 관심을 모으고 있다.
ISP 연장선에서 PMO를 고민
동부화재의 e-PMO는 2004년 9월 중장기 IT 전략(ISP)을 수립한 직후 논의가 시작됐다. 당시 ISP 컨설팅을 통해 다수의 IT투자 과제가 도출됐다. 한편으로는 동시에 효과적으로 과제를 수행하기 위한 방안과 다양한 IT투자 의사결정을 위한 프로세스 정립 및 관리 방안에 대한 고민도 대두됐다.
이를 해결하기 방안으로 PMO가 제기됐고 이를 전사적인 상설조직으로 운영키로 결정했다. e-PMO 도입을 결정하고 동부화재는 이를 통해 △ IT투자 의사결정의 투명화 △진행 중인 IT투자의 이슈관리 △IT투자 이후 기대효과 성과 모니터링 등을 주요 목표로 삼았다. 당시 EDW 구축이 진행되고 있어 실제 조직 구성은 다소 지연돼 2005년 1월 전사 PMO 조직인 e-PMO가 설립됐다.
동부화재 e-PMO는 김순환 대표이사를 위원장으로, CFO와 CIO를 부위원장으로, 정보혁신팀 파트장이 간사로, 그리고 현업 6개 부문(개인영업, 법인영업, 신사업부문, 보상, 자산운용, 경영지원실) 기획담당 임원들이 각 부문 CIO로 참여해 꾸렸다. 여기에 동부화재가 현재 추진 중인 ERP 및 EDW 프로젝트 매니저(PM)를 포함시켜 총 11명으로 구성된 PMO 조직을 발족했다. IT 투자 예산이 3억 원이 넘는 경우와 민감한 사안이라고 판단되는 프로젝트는 반드시 e-PMO 조직의 승인을 거치도록 의무화했다
3억원 이하의 프로젝트는 IT 운영위원회에서 담당하고 있다. IT 운영위원회에는 경영기획 파트장, 준법감사 파트장, 경영혁신 파트장, 유관 부서장 등이 참여한다.
전사 정보 공유의 장
작년 4월부터 12월까지 총 6회 e-PMO 회의가 열렸으며, 이 자리에서 주요 IT 투자 결정 및 주요 현안 보고가 이뤄졌다.
회의는 토론의 내실화와 조기정착을 위해 발표 템플릿을 사용했다. 3페이지로 이뤄진 발표 템플릿은 투자를 필요로 하는 사안에 대한 현재모습(AS-IS)과 개선된 모습(TO-BE), 정량적인 효과와 정성적인 효과, 핵심성과지표, 위험요소 등을 작성하도록 되어 있다. 모든 항목을 반드시 채우도록 의무화했으며, 1개의 항목이라도 미흡할 경우 보류된다.
이런 과정을 거쳐 제출된 안에 대해 IT 부서에서는 아키텍처적인 문제, 예산상의 비용, 인력운용 등에 의견을 첨부해 토의 자료를 완성한다. 그리고 이를 기반으로 IT투자 여부를 결정짓는다.
6번 개최된 e-PMO 회의에서 투자 여부가 보류된 안건도 다수 있었다고 한다. 올해로 연기된 사안도 있었고 잠정적으로 무기 연기된 사안도 있었다는 설명이다.
템플릿에는 업체 선정 기준도 포함되어 있는 등 공유를 필요로 하는 다양한 요소를 모두 담고 있다. 4차 회의까지는 계속 변경이 있었으나 이후에는 거의 변동 없이 사용되고 있다.
IT외 부서로 확장 추진
동부화재는 e-PMO를 통해 의사결정의 투명성이 높아졌고, 진행 중인 이슈관리와 구축 후의 기대효과 성과 모니터링 부문에서 효과가 나타나고 있는 것으로 평가하고 있다. e-PMO가 실행되기 이전에는 전사적으로 매우 중요한 IT 프로젝트라 하더라도 주관 부서가 아닌 경우 진행사항과 경과를 공유하기가 어려웠고, 프로젝트 완료 이후에도 성과를 판단하기 어려웠다. 하지만 PMO 조직 발족 이후 이러한 부분이 상당히 개선된 것으로 평가하고 있다.
동부화재 경영혁신팀 전용석 파트장은 "e-PMO시행 이후 결과보다는 과정을 주목하는 문화 확산과 '전사적으로 힘을 합하자'라는 공감대가 형성되고 있다"고 말했다.
이러한 긍정적인 측면에 주목해 동부화재는 현재 IT투자비용 부문에만 적용되고 있는 현 e-PMO 체계를 사내 모든 프로젝트성 업무에 적용을 추진하고 있다. 앞으로는 신상품 캠페인과 같은 부분에서도 PMO 조직 체계로 확대를 계획하고 있다.
전 파트장은 "초기에는 번거롭다는 반응과 왜 하느냐 하는 의견도 있었으나 회사 전체가 성과 위주의 투자로 나아가고 있어 e-PMO 체계가 비교적 일찍 정착됐다"며 "1년 경험 결과 최고 경영진의 마인드와 의지가 PMO 정착에서 최고관건"이라고 강조했다.
동부화재 최순환 대표는 6번 회의에 한 번도 빠지지 않고 e-PMO 조직을 꼼꼼히 챙겨왔다고 한다.
Interview
전용석 파트장 동부화재 정보혁신팀
"현업과 IT 부서 전사 합의 마인드 갖췄다"
e-PMO 시행 이후 가장 큰 변화는.
의사결정의 투명성과 IT투자 이후 성과 측정 검증이 가능해졌다는 점이다. 그리고 무엇보다도 현업과 IT 부서 모두가 전사합의라는 마인드로 바뀌고 있다는 것이 가장 큰 변화라고 할 수 있다.
과거 IT 부서는 투자 여부가 결정되면 몸으로 때우는 역할에 그쳤지만 이제는 현업과 IT 부서가 합의하에 프로젝트를 추진해 일하기가 훨씬 수월해진 점도 있다. 과거 정보 공유는 거의 모든 것이 결정된 이후 보고 개념과 다르지 않아 문제점 개선이나 중복투자 방지에는 한계가 있다.
하지만 e-PMO는 프로젝트의 방향 설정 및 중복투자 원천 차단 등의 효과까지 얻고 있다. e-PMO는 기존에는 없던 한 단계가 추가된 것이므로 반드시 효율적이라고 할 수 없으나 장기적으로는 매우 큰 힘이 될 것으로 보고 있다. 궁극적으로 e-PMO는 IT 투자 ROI 극대화로 이어진다.
e-PMO 조직과 더불어 IT 역량강화 노력은.
제도적인 특면에서 보완 작업은 지속적으로 추진되고 있다. 작년에 ITIL의 일부 도입이 이뤄졌고 올해는 본격화할 예정이다. 최근 이슈가 되고 있는 차세대 시스템 착수는 내년 이후가 본격화되지 않을까 예상한다. 직원들의 역량 강화 측면에서는 교육과정에 큰 비중을 두고 있다.
CNC(Change And Challenge) 아카데미라는 교육과정을 운영 중에 있는데 1학년부터 4학년까지 4개 단계로 구성돼 있고 IT혁신, 업무혁신, 의식혁신, CSS혁신 4개 커리큘럼이 갖춰져 있다. 1년 코스로 운영되고 있다. 3월 말이면 2학년이 배출된다. 아직 그 이상의 학년은 없다. 본점 500명 직원 중 300명가량이 참여하고 있어 호응이 높은 편이다.
교육을 이수하면 사내 수료 자증격을 배부하며 인사혜택을 주고 있다. 향후에는 수료자에게 보직 우선권을 주는 방안도 고려중이다.