최인용 사장
유니온정보시스템
ECM 시장의 향후 전망은.
기업의 경영활동을 궁극적으로 데이터의 관리와 프로세스라고 볼 때, 과거에는 ERP, SCM, CRM, DW 등 정형성 데이터관리가 중심이었다. 하지만 현재는 구성원 개개인의 노하우 등이 기록된 문서나 멀티미디어 데이터를 포함한 비정형화된 정보를 통합 관리하는 방향으로 중심점이 이동되고 있다. 더욱이 비즈니스가 가속화됨에 따라 관리해야 할 콘텐츠의 양이 급속히 증가하고 있고 기존의 IT시스템으로는 관리가 점점 어려워지고 있어, ECM을 통한 체계적인 관리가 더욱 필요한 상황이다.
전자문서에 대한 정부의 의지가 높아 이 역시 시장 개화에 큰 영향을 미칠 것으로 보고 있다. 당장 공인전자문서보관소 관련 법안이 확장될 경우 시장은 크게 활성화 될 것으로 보고 있다. 현 전자문서 관리가 체계적으로 이뤄지지 못하고 있는 점도 개선될 것으로 기대하고 있다. 전문요원이 전무한 실정이며 백업에 취약점이 존재하고 있다. 점점 통합 관리되는 추세로 진행될 것으로 보인다.
시장 확대에 따른 시장 전략은.
이미징 분야에서는 파일네트와, EDM에서는 다큐멘텀과 사이버다임 등과 경쟁하고 있으며 자료관시스템은 송원 등과 경쟁구도를 형성하고 있다. 기존 시장의 확산과 신규 시장 개척에 초점을 맞추고 있다. 이미징 분야에서는 파일넷을 누르고 시장 1위 등극을 목표로 하고 있다. 보험권을 중심으로 강세를 보이고 있어 가능성이 높다고 보고 있다.
유니온의 보상이미지시스템은 보험사의 기간계 시스템, 보험개발원의 아래콤 시스템과 연계하여 사고 발생시 처리되는 내부 업무의 프로세스를 자동화하게 하는 솔루션이다.
▲외산제품 윈백 사이트 확보 ▲신규 보험사 진출 ▲보험사 차세대 프로젝트 참여로 고정적인 수익기반 확보 ▲PI 부분 전략적인 영업전개 등을 구체적인 전략으로 설정했다.
공인전자문서 보관소 사업도 관심 있게 지켜보고 있다.
유니온이 이미지 엔진을 공급할 수 있는 유일한 업체라고 자신한다. 이 사업에 외국제품도 참여하고 있으나 국내 법령 지원에서 문제가 있을 것으로 보고 있다. 소스 공개 등에서 문제가 있을 것으로 보여 어느 정도 손에 쥐고 있는 시장으로 판단하고 있다.
IBM과 협력요소는.
상대적으로 취약한 일반기업 시장 공략에 있어 IBM의 역할을 크게 기대하고 있다. IBM 서버, 리눅스, WAS, DB2 등의 부분에서 협력이 이뤄지고 있다.
IBM 인프라와 유니온의 제품 결합은 통합 측면에서 최고의 성능을 발휘하고 빠른 구축이 가능하다. 동부화재는 웹스피어와 이미지가 동시에 공급된 대표적인 사례며 이외에도 다수의 사례를 확보하고 있다.
올해는 제약 부분 품질관리를 신규 시장으로 주목하고 있다. IBM SW와 WAS, DB, 리눅스 등으로 구성했다. 올해 50개 사이트 확보를 기대하고 있으며 3월 출시된다. 이를 기반으로 타 업종의 품질관리까지 커버할 수 있을 것으로 보고 있다.
회사 설립 초기에 IBM 하드웨어 유통도 취급했던 만큼 IBM과는 신뢰를 갖고 협력관계를 지속적으로 강화해가고 있다.
Ⅱ. 구축사례 / 동부화재 전자문서관리 시스템
PI 일환으로 도입해 전사 확산 앞둬
동부화재는 2003년 4월, 기간계 e-Claim 시스템 구축 오픈에 맞춰 자동차 보상이미지시스템 도입에 착수했다. 이 시스템은 기간계 시스템과 보험개발원의 사고차량 견적시스템인 '아레콤(Arecom) 시스템' 등과 연계돼 자동차 사고 발생 시 처리되는 내부 업무의 프로세스를 자동화하여 신속하고 정확한 보상처리를 가능케 하기 위해 도입됐다.
당시 자동차 보상이미지심사 시스템 구축은 동종업계에서 처음 시도된 것으로서 보험사의 프로세스 혁신(PI)과 이를 통한 고객서비스 향상이라는 점에서 의의가 큰 사업이었다. 또한 국내 최초로 보험개발원의 손해사정 및 견적용 통합 소프트웨어인 아레콤 시스템과 내부시스템과의 연계 구축도 추진됐다.
동부화재는 자동차 보상이미지시스템의 성공적인 구축과 성과를 기반으로 전사적인 전자문서관리시스템(EDMS) 구축에 대한 필요성을 느끼게 됐고, 2004년에 장기계약, 장기보상, 송무 문서관리 업무에 대한 PI 프로젝트 일환으로 마스터플랜을 수립했다.
2005년 7월, 사업자 선정 최종 단계에서 유니온정보시스템의 디딤스(dDIMS)와 외산 솔루션인 파일넷(FileNet)이 최종 제품으로 검토됐다. 유니온정보시스템은 지명도는 다소 낮았으나 대법원, 경찰청 등 대용량 레퍼런스 확보와 커스터마이징 능력을 인정받아 사업자로 최종 선정됐다.
사용하기 쉬운 시스템에 초점 맞춰
프로젝트는 2005년 7월에 착수해 2005년 11월말에 마무리됐다. 구축완료까지 시스템 개발, 성능테스트, 전국 사용자교육, 전국 스캐너 공급 및 설치가 단계적으로 수행됐다.
업무별 현업사용자와의 인터뷰(VOC), 사용자 요구사항 수렴, 설계반영 등 프로젝트 초기의 업무 프로세스 파악과 요구사항을 반영하려는 노력으로 프로젝트는 무리 없이 순조롭게 진행되었다고 평가된다. PI의 일부로 추진돼 신속하게 진행됐다.
또한 비교적 짧은 프로젝트 기간 동안 기존의 영업포털, e-Claim, 법무시스템 등 복잡한 기간계 인프라 시스템과의 연계가 성공적으로 완료됐다는 점을 동부화재는 높이 평가했다.
이러한 연계작업을 통해 2D바코드 출력, 출력물 이미지변환 및 EDMS 자동저장과 같은 전자결재 자동화 필수요건을 갖추게 되었다.
동부화재는 시스템 구축과정에서 아무리 시스템이 좋아도 활용하려는 욕구가 중요하다는 점에 초점을 맞춰 사용하기 쉬운 시스템을 핵심 목표로 가져갔다. 그리고 실질적인 활용을 위해 400여 전국지점에 스캐너를 도입했다. 대부분 전자문서관리시스템 도입시 비용상의 이유로 전 지점 스캐너 도입이 이뤄지지 못하고 있으나 동부화재는 실질적 활용과 전자문서 정착을 위해 전지점 도입을 추진했다.총 434대의 스캐너가 도입됐고 추가 보급될 예정이다.
IBM 메인프레임과 IBM AIX 운영환경과 웹스피어 V5.2로 구성된 기간계 시스템은 컴포넌트 기반의 디딤스(dDIMS) EDMS와 SOAP 통신을 통해 원활한 데이터 연계가 이뤄지는 구조로 구축됐다. 또한, 금융사의 특성에 맞춰 24시간 무중단 서비스를 위해 EDMS를 액티브-액티브(Active-Active) 운영구성으로 갖추었으며 협력업체와도 긴밀한 자료공유 체계를 확립했다.
4월 전사 확산 추진
동부화재의 이번 전자문서관리시스템 구축으로 중장기 계획 중 인프라와 시범업무의 PI라는 1차성과를 이룬 것으로 평가하고 있다. 단계적 업무로 2단계 사업수행 계획을 확정해 4월부터 바로 2차 사업진행에 착수할 계획이다.
현재 1단계 사업완료 후, 업무별 성과를 통해 빠르게 안정화 시켰고 많은 부분에서 프로세스의 혁신을 확인할 수 있었다. 효과적인 부분은 크세 4가지 측면으로 볼 수 있다.
첫째, 프로세스 개선을 통한 업무 효율화 증대 측면이다. 문서의 자동화 프로세스 구축으로 장기계약이나 장기보상의 경우 문서의 업무처리 시간이 크게 줄어들었다. 동부화재는 내부적으로 업무처리시간이 60% 가량 개선된 것으로 파악하고 있다. 과거 계약 건에 대해 실시간 문서검색이 가능하며 신규로 발생되는 문서의 발생률을 감축시켰다. 예로 장기보험 서류에는 고객 접수서류와 내부 출력물 서류가 포함되고 내부 출력물은 자동으로 이미지로 변환되어 EDMS에 저장된다. 장기보험 관련 발생문서가 현재 875만장에서 향후 128만장으로 감소할 것으로 보고 있다. 이를 통해 연간 3억5천만원의 비용절감효과가 있을 것으로 보고 있다.
둘째는 종이 없는 사무실(Paperless Office) 환경기반을 구축한 점이다. 향후 모든 업무는 기간계와 연계된 전자결재에 의해 처리되도록 한다는 방침이다. 이는 모든 업무문서를 전자문서화 구현해 보험약관 통합관리 및 전자문서의 라이프사이클 자동관리를 구현해 나갈 계획이다. 현재는 90% 정도의 업무가 전자결제로 진행되고 있으며, 전자문서 확산은 새로운 프로세스 수용을 가능케 하는 효과까지 거두고 있다. 다름 아닌 아웃소싱과 재택근무 체계마련이다. 이는 고용시장의 유연성 증대로 비용절감 효과가 가능할 것으로 기대하고 있다.
처리시간 60% 단축돼
이외에 자동화 기반의 업무 생산성 향상도 나타나고 있다. 2차원 바코드에 의한 내부문서 자동분류와 폼 자동인식을 통한 외부문서의 자동 분류체계 마련했다. 업무별 문서유형별 문서자동분류 기능(증권번호, 사고번호, 소송번호 등)을 제공하며, 종이문서로 스캔된 우수판결 사례, 신체감정 사례 등의 법무정보에 대한 본문검색 기능도 제공된다.
마지막으로는 최적의 사용자 편의성 제공이다. 장기보상 및 소송업무 시에 계약서류 및 약관서류를 쉽고 편리하게 조회가 가능하도록 지원하고 있다. 이미지 문서에 대해서는 메모 기능을 통해 업무전달 기능이 구현됐다. 듀얼(Dual) 모니터에 의한 심사처리를 통해 기간계 업무현황과 전자문서를 동시에 보면서 처리할 수 있도록 해 기존 업무처리의 불편함을 해소시켰다.
사용하기 쉬운 시스템 구축과 활용을 위한 적극적인 시도로 동부화재 전자문서관리 시스템은 조직 정착됐고 이제는 전사 확산을 앞두고 있다. 기간계 시스템과 연계된 전자문서관리시스템은 동부화재의 명실상부한 핵심 시스템으로 인정받고 있다.
이러기까지는 '종이문서 결제는 받지 않겠다'는 최고경영진의 강력한 의지가 밑바탕이 돼 철저한 PI 프로젝트로 추진된 점과 동부화재 현업의 적극적인 관심과 열정이 유니온정보시스템의 EDMS 구축 노하우와 어우러진 결과물이었다.