대기업 프린트 운영비용 절감 모델 제시
복합기 기반으로 프린트 환경 통합, HP 'TPM' 중 사용량별 요금 지불 서비스 도입 '눈길'
알리안츠생명이 전사적인 프린트 환경 개선을 뼈대로 하는 'TPS(Total Print Service)'라는 프로젝트의 추진으로 두드러진 효과를 거두고 있다. 그동안 사용해온 대량의 프린트나 복사기 등을 복합기 기반으로 통합하고, 사용한 만큼 비용을 지불하는 서비스를 도입하는 내용의 이 프로젝트에 따라 도입후 3개월간의 실제 운영 결과를 토대로 연 30% 이상 비용이 절감될 것으로 예상하고 있다.
알리안츠생명은 이 프로젝트의 추진에 HP의 통합 프린트 솔루션인 TPM(Total Print Management)을 적용했으며, 이의 효율적인 운영 방안으로 앞으로 4년 동안 HP와 프린트 운영에 관한 서비스 계약을 맺었다. 알리안츠생명의 사례는 프린트 운영비용을 절감할 수 있는 한 모델을 제시했다는 점에서 앞으로 프린트 환경을 개선하고자 하는 기업들에게 좋은 레퍼런스가 될 것으로 보인다. 박시현 기자 pcsw@rfidjournalkorea.com
알리안츠생명은 세계 최대의 금융 보험 서비스 회사 중의 하나인 알리안츠 그룹의 한국내 자회사다. 알리안츠 그룹은 전세계 70여개국에 177,00여명의 직원을 두고 있으며, 고객은 6천만명 이상을 확보하고 있다. 알리안츠생명은 전국에 걸쳐 5개의 지역영업본부, 39개 지점, 293개 영업소, 20개의 PA(Professional Advisor) 지점을 두고 있다. 직원은 1,700여명이며, 고객은 130만명에 이른다. 총 자산은 2006년 2월 현재 8조원으로 업계 4위를 달리고 있다.
대규모의 프린터 PPU 사례
알리안츠생명은 올해 4월말 프린트 환경을 전면 개선하는 내용의 'TPS(Total Print Service)' 프로젝트를 마무리짓고 본격 운영에 들어갔다. 업무 생산성 향상 및 장기적인 비용절감 등을 목표로 추진된 알리안츠생명의 이 프로젝트가 눈길을 끄는 이유는 무엇보다 프린터를 사용한 만큼 비용을 지불하는 내용의 서비스를 도입했기 때문이다.
그동안 국내에서 '사용량별 요금 지불 서비스(PPU:Pay per use)' 방식으로 프린터를 도입한 곳이 있었지만 대부분 단순 하드웨어의 구입에 머물렀으며, 그 도입 규모 또한 소규모였다. 하지만 알리안츠생명은 그 초기 도입규모가 무려 1,499대에 이를 정도로 대규모인데다 사용량별 요금 지불 서비스 외에 원격 진단 관리 솔루션 등 다양한 관리 소프트웨어를 도입해 프린트 환경의 혁신을 꾀했다는 점에서 의미있는 사례로 꼽힌다.
김성돈 이사는 "알리안츠 그룹이 진출한 70여개국에 나라 가운데 한국의 알리안츠생명에서 가장 먼저 TPS를 구축했다. 지난 7월에 열린 알리안츠 그룹의 아태지역 CIO 컨퍼런스에서 이 프로젝트를 발표했는데 매우 높은 관심을 보였다"면서 이 프로젝트에 의미를 부여했다.
알리안츠생명이 이러한 내용의 TPS 프로젝트의 추진에 나선 것은 그동안 사용해온 프린터가 오래되어 고장이 잦은데다 제품도 한 회사가 아닌 여러 회사의 기종으로 이뤄져 있어 관리하기가 어려웠기 때문이다. 하지만 무엇보다 가장 큰 이유는 출력량이 많은 보험 업계의 특성상 불가피한 막대한 출력 및 운영 비용을 절감하기 위해서였다.
알리안츠생명은 이러한 프린트 환경의 문제점을 해결하기 위해 여러 방안을 모색했는데 '복합기 기반으로 TPS를 구축하자'는 결론이 도출됐다. 즉 프린터, 복사기, 팩스 등 여러 장비들을 복합기로 대체해 그 댓수를 대폭 줄이고, 새로운 프린트 환경을 체계적이며, 저렴한 비용으로 관리할 수 있는 솔루션의 도입으로 모아진 것이다. 특히 사용량에 따라 지불할 수 있는 PPU는 프린터 환경의 체계적인 관리 솔루션으로 도입된 셈이다.
알리안츠생명이 이러한 결정을 내리기까지에는 매우 긴 시간이 걸렸다. 알리안츠생명보험의 CIO를 맡고 있는 김성돈 이사는 "사업성 검토 및 승인에만 무려 8개월이 걸렸다. 레퍼런스 사이트도 없는데다 검증할 만한 사례도 없어 스스로 평가 분석해야 하는 탓에 이처럼 많은 시간이 걸릴 수 밖에 없었다"고 얘기한다. 김 이사는 이어 "과연 기대하는 비용절감 효과를 거둘 수 있는지를 일부 영업소를 대상으로 다양한 시나리오를 만들어 셀수 없을 만큼의 파일럿 테스트를 벌였다"며 힘겨웠던 의사결정 과정을 들려준다.
한국HP와 4년간 프린트 관리 서비스 계약
알리안츠생명은 이처럼 복합기 기반으로 TPS를 구축하는 것으로 결론이 나자 솔루션 선정을 위해 복합기를 공급하는 5개 벤더에게 제안요청서를 보냈다. 무려 6개월이 걸린 솔루션 선정 작업 결과 최종 업체는 한국HP로 결정됐다.
김성돈 이사는 "한국HP가 제안한 TPM(Total Print Management)은 알리안츠생명이 지향하는 프린트 환경의 최적화에 가장 적합한 솔루션과 서비스였다. 예를 들면 TPM 가운데 하나인 PPU 서비스는 비용절감을 최대 목표로 삼고 있는 우리에게 더할나위 없이 좋은 솔루션이었다. 또 프린터 성능이 더 우수했으며, 전국에 걸쳐 AS망을 갖추고 있는 점도 높게 평가됐다"며 선정 이유를 설명했다.
한국HP가 제안한 솔루션과 서비스는 하드웨어 뿐만 아니라 컨설팅 서비스, 수행 서비스, 지불 서비스, 관리 서비스 등이었다. 알리안츠생명의 출력 환경을 최적화할 수 있는 컨설팅 서비스를 비롯해 장비 배치 및 설치, 사용자 및 IT 교육, 통합 관리 툴 및 컬러 출력 제어 등을 주요 내용으로 하는 수행 서비스, 사용한 만큼 비용을 내는 지불 서비스, 그리고 소모품의 교체나 배송 등을 관리하는 서비스 등을 제안한 것.
알리안츠생명과 한국HP는 4개월에 걸쳐 SLA의 구체적인 항목을 협의해 정하고 앞으로 4년동안 프린트 운영 및 관리에 관한 서비스 계약을 체결했다. SLA 항목은 고장 접수후 응답시간내 응답률, 모니터링 시스템을 통한 장비 가동률 등 크게 10여가지로 서비스 업체인 한국HP가 이를 어길 경우 패널티를 물기로 합의했다.
알리안츠생명은 이같은 계약 체결에 이어 시범운영을 수행한후 고작 2개월만에 전사 구축 작업을 마치고 5월초에 본격 운영에 들어갔다. 알리안츠생명이 새로 구축한 프린트 환경 즉 TPS는 크게 하드웨어와 솔루션으로 이뤄져 있다.
하드웨어로는 HP 복합기, 컬러 레이저 프린터, 흑백 레이저 프린터 등 모두 1,499대를 도입해 본사, 5개 지역본부, 55개 지점, 292개 영업소, 37개 대리점 등 모두 423개 사업장에 설치했다. 솔루션으로는 영업소 및 부서별로 출력 정보를 상세하게 파악할 수 있는 '통합관리용 웹 포탈', 원격으로 장비 상태의 현황을 파악하거나 유지보수를 할 수 있는 '원격 관리 툴'인 HP 웹 젯 어드민(Web Jet Admin) 등을 구축했다.
한편 과거 우편 또는 팩스로 처리했던 클레임 등의 서류 송수신 업무를 스캔 기능을 이용한 이미지 전송으로 업무 프로세스를 크게 개선하기도 했다.
장비 54% 축소, 비용절감 체제 갖춰
알리안츠생명은 이처럼 복합기 등 새로운 하드웨어를 도입함으로써 출력 장비 댓수가 기존에 비해 54% 줄었다. 또 통합관리용 웹 포탈을 이용해 영업소 및 부서별로 출력량을 실시간으로 분석해 사용한 만큼 과금할 수 있는 체제를 갖췄으며, 불필요한 출력 작업을 제어할 수 있는 환경도 구현했다. 이를테면 컬러 프린터 사용자 관리(Job Accounting)나 컬러 프린터의 출력 제어 등으로 출력 비용을 절감할 수 있는 관리 환경을 갖춘 셈이다.
김성돈 이사는 "과거에는 프린터를 얼마나 사용하고 있는지 그 통계 자료가 전무했다. 과연 적절한 곳에 사용하고 있는지, 불필요한 작업은 하지 않는지 등 전혀 관리가 되지 않았는데 HP의 솔루션의 도입으로 이런 고민이 말끔히 해소됐다"고 말한다.
이처럼 부서 또는 영업소별로 출력 상황을 파악할 수 있는 환경을 갖춘 알리안츠생명은 월 고정비에다 출력량에 따른 추가 비용을 매달 후불제로 한국HP에 지불하고 있다.
알리안츠생명은 HP 웹 젯 어드민(Web Jet Admin) 등 관리 소프트웨어의 구축으로 토너 및 용지 등의 소모품 관리 업무에서 벗어나 본연의 업무에 집중할 수 있는 효과도 누리고 있다. 한국HP가 소모품의 잔량을 파악해 미리 공급해주는 서비스를 제공하고 있기 때문이다.
연간 30% 이상 비용 절감 기대
이러한 새로운 프린트 관리 환경을 구축한 알리안츠생명은 두드러진 효과를 거두고 있다. 무엇보다 먼저 운영비용의 절감을 들 수 있다. 김성돈 이사는 "당초에는 연간 22% 정도의 운영비용 절감을 기대했는데 운영에 들어간지 3개월간의 비용 분석 결과를 보면 연 30% 이상 비용이 절감될 것으로 예상된다"면서 투명하고 합리적인 비용처리 환경의 구축을 첫 손가락으로 꼽았다.
이밖에 출력 장비를 대폭 줄여 쾌적한 사무실 환경을 갖추고, 과거와는 비교할 수 없는 높은 프린터 성능으로 설계사 등 직원들의 업무 생산성이 크게 높아진 점도 빼놓을 수 없는 구축 효과이다.
김성돈 이사는 운영에 들어간지 고작 3개월만에 이처럼 돋보이는 구축 효과를 거두고 있는 비결에 대해 "단시일 안에 수행하지 않고, 오랜 기간동안 사전 준비 작업을 철저히 했던 것이 주효한 것 같다"면서 "현재 출력량을 정확히 파악하고 향후 사용량을 예측할 수 있는 답안을 마련하는 것이 TPS 프로젝트 성공의 관건"이라고 강조한다.
인터뷰/
김성돈 이사 알리안츠생명보험 IT Office CIO
도입 3개월간 운영결과 연 30% 이상 비용절감 기대
TPS 프로젝트의 추진 배경은
기존 프린터의 노후화로 장애가 빈번하게 발생해 교체가 불가피했다. 또 여러 벤더의 프린터를 사용한 탓에 관리도 힘들었다. 특히 보험사의 업무 특성상 불가피한 엄청난 출력 비용 및 운영 비용의 절감이 필요했다.
이러한 문제의 해결방안으로 추진된 'TPS 프로젝트'의 핵심 내용은
TPS 프로젝트는 한마디로 복합기를 기반으로 프린트 환경을 최적화하는 것을 골자로 하고 있다. 단순히 하드웨어의 도입에 그치지 않고 프린트 환경 관리에 필요한 여러 인프라 솔루션을 도입해 업무 생산성을 높이고, 장기적으로 비용을 절감할 수 있는 환경을 갖춘 점이 특징이다.
TPS의 적용 솔루션으로 HP의 'TPM'을 선택한 이유는
HP가 제안한 TPM은 알리안츠생명이 지향하는 프린트 환경의 최적화에 가장 적합한 솔루션이었다. TPM의 구성요소 중 하나인 프린터의 성능이 뛰어난데다 핵심 솔루션인 통합관리용 웹포털이나 원격 관리 툴 등은 효율적인 출력 비용의 관리나 두드러진 업무 개선 효과를 제공한다는 점에서 매력적이었다.
TPS 프로젝트의 효과는
무엇보다도 비용절감 효과를 들 수 있다. 지난 5월부터 3개월간 프린트 실제 운영 결과 연 30% 이상 비용이 절감될 것으로 예상된다. 당초에 연간 22% 정도의 운영비용 절감을 기대했는데 실제로는 훨씬 높은 효과가 나온 셈이다.
이러한 비용절감 외에 프린터 속도가 기존에 비해 2~3배 빨라져 업무 생산성이 크게 높아졌으며, 불필요한 프린터를 없애 사무실 환경이 좀더 쾌적해졌으며, 토너 또는 용지 등 소모품 관리에 신경쓰지 않고 본연의 업무에 집중할 수 있는 점도 효과로 꼽을 수 있다. 또 그동안 우편 또는 팩스로 처리해온 클레임 등의 서류를 스캔하여 VPN 환경으로 구성한 이미징 시스템에서 수행할 수 있도록 해 업무 프로세스 간편해지고 우편 및 팩스 비용을 대폭 낮춘 점도 빼놓을 수 없다.
적용 솔루션
HP 토탈 프린트 관리(TPM)
프린터 환경의 평가ㆍ설계ㆍ관리 등 통합 솔루션
HP의 토탈 프린트 관리(TPM, Total Print Management)는 HP의 하드웨어, 소프트웨어, 서비스가 통합된 솔루션으로 좀더 간편하게 프린팅 환경을 평가, 설계, 관리할 수 있는 점이 가장 큰 특징이다. 즉 기업의 기존 프린팅 환경을 평가하고 기업의 요구에 적합하게 프린터 및 복사기 제품군의 규모를 조정할 수 있다.
이같은 TPM을 활용하면 인쇄 비용을 연간 최대 30%까지 절감하고 TCO도 크게 낮출 수 있을 뿐만 아니라 생산성과 프린팅 관리 효율성을 높일 수 있다. 또 뛰어난 보안 기능으로 위험성을 최소화하며, 프린터의 가용성을 높여 이미징 및 프린팅 환경의 전반적인 투자 수익률을 향상시킬 수 있다.
● 평가 및 컨설팅 서비스 기업의 이미징 및 프린팅 환경을 철저하게 평가하며, 특히 실질적인 소유 및 운영 비용을 연간 기준으로 산출해 준다. 이를 통해 현재 운영 중인 장비 수, 사용기간, 연간 서비스 및 소모품 관련 비용 등을 분석하고, 프린트 환경의 효율적인 개선과 비용절감 규모 등을 명확하게 파악할 수 있다.
● 하드웨어 이미징 및 프린팅 자산의 가장 적합한 조합을 제공해 비용 절감과 생산성 향상 등의 효과를 실현시켜준다. 단일 기능의 워크그룹용 프린터에서 부서급의 인쇄/복사/팩스/스캔 복합기, 그리고 중앙 집중식 대용량 장치에 이르는 다양한 범위의 제품군 가운데 기업의 환경에 적합한 장비를 선택할 수 있다.
● 소프트웨어 HP 웹 젯 어드민(Web Jet Admin)이라는 소프트웨어를 이용해 이미징 및 프린팅 자산을 손쉽고 능동적으로 관리할 수 있다. 이 소프트웨어의 설치, 구성, 문제 해결 및 보고 기능은 헬프 데스크 처리 시간을 단축시켜줄 뿐만 아니라 편리한 관리, 보안, 높은 생산성을 보장한다. HP의 관리 소프트웨어인 오픈뷰(OpenView)에 통합이 가능한 HP 웹 젯 어드민은 문서 워크플로우, 보안 및 자산 관리 솔루션 등 멀티벤더로 구성된 프린터 및 복사기 환경을 지원한다
● 소모품 HP프린터와 함께 사용하여 최적의 출력 품질을 낼 수 있도록 설계된 고품질의 소모품을 제공한다. 이러한 HP 소모품을 구입하면 실시간 재주문 기능을 제공해 소모품을 효율적으로 관리할 수 있으며, 이에 따라 프린팅 환경의 가용성을 크게 높일 수 있다.
● 통합 및 구현 서비스 프린팅 인프라의 완벽한 수명 관리 기능을 제공한다. HP의 이기종 공동 작업 방식으로 특정 비즈니스 요구에 적합하게 이미징 및 프린팅 환경을 최적화할 수 있다. 이에 따라 미래 비즈니스의 성장이나 우선 순위 변화에 유연하게 대응할 수 있다.
● 교육 및 변동 사항 전달 교육과 의사 전달 계획을 포괄하는 맞춤형 변화 관리 방식으로 최적화된 이미지 및 프린팅 환경을 매끄럽게 도입할 수 있도록 해준다. 특히 IT직원과 사용자가 새로운 프린팅 환경의 운영 및 관리 방식에 빠르게 적응할 수 있도록 지원한다.
● 지원 고장 수리, 헬프 데스크 교육, 소모품 재주문 등 비용을 절감하고 생산성을 높일 수 있도록 고안된 다양한 지원 서비스를 제공한다. 전화 통화없이 프린터 문제를 식별, 진단해 시간과 비용을 절감해주는 웹기반 서비스인 'instant support'도 포함돼 있다.
● PPU(Pay Per Use)서비스 이미징 및 프린팅 환경을 통합 및 관리함으로써 인쇄 관련 워크플로우의 생산성을 높여주며, 특히 사용한 만큼만 비용을 지불할 수 있다.
● 관리형 서비스 Managed Print Service HP 관리형 이미징 및 프린팅 서비스는 일상적인 출력 업무를 아웃소싱함으로써 기업은 본연의 핵심 비즈니스에 집중할 수 있도록 지원한다. 기업은 이를 통해 막대한 비용 절감과 생산성 향상을 꾀할 수 있다.
● 금융 서비스 기업의 요구에 가장 적합하며, TPM에서 최고의 가치를 확보할 수 있는 금융패키지를 제공한다.
HP 웹 젯 어드민 8.0
모니터링과 관리 기능 등으로 최상의 프린팅 인프라 구현
HP 웹 젯 어드민 8.0(Web Jet Admin 8.0)은 생산성을 높여주고 낭비를 줄여주는 최상의 프린팅 인프라 구축에 필요한 모니터링과 관리 기능을 제공한다.
컬러 관리가 필요한 기업의 경우 컬러인쇄를 제한하거나, 특정 장치에 대한 사용자 인증 목록을 지정하고, 자세한 컬러 사용 내역을 확인할 수 있다. 또 소모품 모니터링 및 주문기능으로 사용자의 소모품 사용 내역을 파악해 미리 알아서 제공하는 등 소모품 관리가 편리하다. 다양한 주변기기의 설정, 기본값, 보안, 경보, 디지털 전송 설정 등을 지원하고, Snmpv3 지원 및 자격 증명 암호화 보관기능으로 사용자 및 시스템 암호에 무단 접근하거나 변경을 방어할 수 있다.
보고서 작성 프러그인 3.0 기능으로 장치/사용자별로 사용량 데이터를 파악할 수 있다. 즉 네트워크 관리자는 자산재고, 사용률 소모품 데이터를 이 기능을 이용해 파악함으로써 프린팅 및 이미징 환경을 매우 편리하게 관리할 수 있다.
사용량별 요금 지불 서비스(PPU)
최대 20% 이상 TCO 절감 효과 제공
HP의 사용량별 요금 지불 서비스(PPU:Pay per use)는 가장 최신의 기기를 필요한 시기에 공급하며, 사용량에 따라 과금하는 방식이다. 고객들은 기기 구매에 드는 대량의 초기 비용을 줄일 수 있으며, 특히 TCO를 20% 이상 절감할 수 있는 효과를 거둘 수 있다. 3~5년 단위로 최신 기종의 제품을 사용할 수 있으며, 실시간 원격관리를 지원해 기업이 프린팅 시스템 관리에 들이는 시간과 노력을 획기적으로 줄여준다.
HP PPU는 기본형, 확장형 등 유연성 있는 서비스 옵션 메뉴를 제공하고 있다. 기본형 서비스의 경우 하드웨어, 서비스, 지원, 보고 및 소모품 등을 통합하여 레벨 페이(Level Pay), 베이스 플러스 클릭(Base Plus Click), 페이지당 요금(Cost-per-Page) 등의 모델로 운영된다. 확장형 서비스에는 출력 평가, 장치 설계, 통합, 구성 관리, 서비스 최적화, MV(Multi-Vendor) 지원 기능 등이 포함된다.
레벨 페이(Level Pay)는 연간 계약에 의한 월균등 요금제이며, 베이스 플러스 클릭(Base Plus Click)은 하드웨어와 기본 서비스를 균등요금으로 내고 실제 사용분에 대한 추가요금을 지불하는 제도이다. 페이지당 요금(Cost-per-Page)은 최소 출력량을 정하고 초과분에 대해 추가요금을 지불하는 제도이다.
● 다양한 지불옵션 대여, 지불수준(사용한 만큼만 지불), 베이스 플러스 클릭과 페이지당 비용 등을 포함한 다양한 지불 옵션을 제공한다.
● 서비스와 지원 사용자의 이미징과 프린팅 장비의 유지보수를 돕기 위해 HP정품 부품을 제공한다. 현장 방문 하드웨어 유지보수는 HP의 기술 전문가에 의해 지원되며 4시간 또는 익일 현장방문 지원옵션이 있다. 또한 유지보수 키트 교체 서비스 제공, 토너 수명 계약 하에 사용된 HP의 프린트 카트리지의 적절한 처분을 감독한다.
● 소모품 고품질의 출력 뿐만 아니라 비용을 절감하고 프린터의 수명을 보장한다. 또한 불필요한 용지 걸림, 프린터 다운타임, 고비용의 프린터 수리를 방지하여 시간과 비용을 크게 절약한다.
● 사용량 추적 및 보고 HP는 이미징과 프린팅 장치의 사용 데이터 수집 서비스, 원격 모니터링을 제공하고, 다양한 Job Accounting 솔루션뿐만 아니라 카트리지 추적기능을 제공한다.
HP 초고속 디지털 복합기
프린팅 환경 운영 및 출력관리비용 30% 절감
HP의 초고속 디지털 복합기는 기업 이미징 및 프린터 환경을 획기적으로 개선해주는 솔루션이다. 사용이 복잡하고 비싼 기존 복합기의 단점을 크게 개선한 이 솔루션은 특히 프린팅 환경의 운영 및 관리비용을 30% 절감해 기업의 생산성과 효율성을 극대화할 수 있는 점이 특징이다.
HP의 프린팅 제품, 네트워크 관리 기술, 고객 서비스 등을 하나로 통합해 프린터 환경을 평가, 설계, 관리할 수 있는 통합 프린트 관리(TPM)가 적용된 HP 초고속 디지털 복합기는 HP 레이저젯 4345mfp 등으로 구성돼 있다. HP 레이저젯 4345mfp(레터 사이즈 기준, A4는 최대 43ppm)는 최대 45ppm을 제공하는 엔터프라이즈급 제품이면서도 가격이 저렴해 복잡하고 비싼 기존 복합기를 대체하는데 적합하다.