우편물의 출력부터 접지, 봉함까지 버튼 하나로 해결
TCO 절감, 업무 능력 향상, 도입비용 절감 등의 효과 누려
온라인 봉함기의 편리성과 업무향상성 등이 널리 알려지면서 이를 찾는 고객들이 늘어나고 있다. 특히 지방자치단체(교통과, 세무과, 환경과, 차량등록 사업소 등)와 병원, 대학, 일반 기업 등 우편으로 안내장 및 고지서를 발송하는 곳들의 도입이 눈에 띄고 있다. 이 중 영등포구청과 은평구청, 광진구청 등의 공공단체들이 HP의 메일피니셔를 도입하여 빠른 인쇄 속도와 봉합 능력을 통해 업무효율성의 향상 효과를 거두고 있다. 또한 공간 효율성을 비롯해 쉽고 편리한 관리, 유지보수 등으로 TCO 절감 등을 누리고 있다. 유진상 기자 jinsang@rfidjournalkorea.com
메일피니셔란 HP의 프린터와 HP의 협력사이자 제품 개발사인 웰텍의 봉함기를 서로 연결, 온라인으로 작업이 가능하게 만든 제품이다. 봉함기의 수요처는 공공시장을 비롯해 지방자치단체와 병원, 대학 등이다. 우편으로 안내장 및 고지서를 발송하는 곳은 모두 잠재적인 수요처라고 할 수 있다.
최근 들어 HP 메일피니셔와 같은 온라인 봉함기를 도입하는 곳이 늘어나고 있다. 출력과 봉함이 한 번에 이루어지고 기존의 연속용지프린터와 봉함기를 도입하는 것에 비해 가격이 매우 저렴하기 때문이다. 또한 처리속도도 기존 제품에 비해 두 배 가까이 빠르다. 설치면적도 좁고, 조작이 간편하며, 쓰레기 발생과 소음이 적다는 것이 장점으로 꼽히고 있다.
이 중 영등포구청과 은평구청, 광진구청은 최근 HP의 메일피니셔 4350을 도입했다. 그 이유는 기존 연속 용지 프린터와 봉함기 또는 오프라인 낱장 봉함기가 작업이 까다롭고 용지의 세팅 및 취급이 번거로웠기 때문이다. 또한 기존의 제품이 노후화되어 있거나, 부피가 커 장소를 많이 차지하는 점, 소음이 심했다는 점 등도 도입 이유로 꼽힌다. 이 지방자체단체들은 HP 메일피니셔를 도입하여 TCO 절감, 업무 능력 향상, 도입비용 절감 등의 효과를 거두고 있다.
■ 영등포구청(환경과)
발송비용 절감, 업무 능률 향상 등 효과 '만끽'
영등포구청의 환경과에서는 올해 초부터 메일피니셔를 도입하여 사용하고 있다. 자동차 배출에 관한 고지서 및 안내문 등의 발송을 위해 봉함기를 많이 사용하고 있는 영등포구청 환경과에서는 기존에 오프라인 봉함기를 사용해 왔다. 일반 프린터로 고지서 및 안내문을 인쇄하고 난 뒤 이를 다시 작업자가 모아서 오프라인 봉함기에 얹어 작업을 하는 형태였다.
하지만 이러한 방식은 사용의 불편함이 따랐다. 인쇄를 하면서 사람이 항상 그 옆에 붙어 있어야 했으며, 인쇄가 끝나면 이를 다시 봉함기가 있는 곳으로 가지고 가서 봉함기에 얹어야 했다.
한번의 버튼 클릭만으로 프린팅과 봉합 작업 한꺼번에
영등포구청 환경과 이상우 서기는 "구청에서 처리해야 할 일은 산적해 있는데 고지서 등의 발송을 위해서 항상 사람이 프린터와 봉함기 옆에 붙어있어야만 했다"며, "이 일을 하느라 다른 작업을 전혀 할 수 없었다"고 당시를 설명한다.
특히 관련 안내문이 바로 봉함이 되는 것이 아니라 봉투에 넣어서 발송해야 할 경우, 이는 순전히 직원들의 몫이었다. 봉함기에서는 접지만 하고 이를 봉투에 넣는 작업은 수작업으로 해야만 했던 것. 업무효율성은 당연히 떨어질 수밖에 없었다.
특히 독촉 고지서, 안내문, 정밀검사 고지서 등 총 6 종류의 고지서를 발송하는 입장에서 이러한 불편함은 새로운 방식의 무언가를 필요로 하고 있었다. 이런 상황에서 지난 해 11월 잠실 근처 한 호텔에서 담당자들에게 메일피니셔를 시연하는 행사가 개최됐다. 이 자리에서 이상우 서기는 새로운 형식의 온라인방식의 HP 메일피니셔를 알게 됐다. 이상우 서기는 "HP의 메일피니셔는 온라인 봉함기와 HP 레이저 프린터를 일반 봉함기 한 대 가격으로 프린터와 봉함기를 함께 구입할 수 있다는 점에서 매력적이었다"고 설명했다. 이에 온라인 봉함기 개발사이자 HP프린터 협력사인 웰텍시스템에 연락하여 제품에 대한 자세한 설명을 들을 수 있었다.
이상우 서기는 이 제품을 도입하기 위해 노력했지만 난관에 부딪쳤다. 교통과나 세무과처럼 다량의 문서를 발송하는 것이 아니어서 구청 내에서 예산을 확보하기가 어려웠던 것. 하지만 소량의 문서를 수시로 보내야하는 업무 형식과 온라인 방식의 레터형으로 발송할 경우 우편요금이 더 저렴하다는 점을 강조하여 예산을 확보했다.
이 서기는 "봉투에 넣어서 보내는 우표값은 약 230원 정도인데 반해 엽서형식으로 된 레터형을 이용하여 발송하면 190원으로 저렴해 진다"며, "기존 봉함기의 노후화에 따른 잦은 고장과 가격절감 등을 강조하여 예산을 확보했다"고 설명했다.
영등포구청 환경과에서 메일피니셔를 도입하고 난 뒤 가장 효과를 거둔 것은 한번의 버튼 클릭만으로 프린팅과 봉합 작업이 한꺼번에 이뤄졌다는 것이다. 특별히 에러가 없는 상황이면 알아서 다 처리하므로 옆에 있을 필요도 없고, 다른 작업을 할 수 있어 업무 처리 능력 향상 효과를 거둘 수 있게 됐다.
또, 출력 및 봉함에 걸리던 시간도 단축됐다. 기존 프린터에 비해 훨씬 빨라진 53ppm의 출력 속도와 더 많은 용지보관함 때문이다. 이 서기는 "한번 출력해서 발송하려면 800~1,000장 정도이다. 그러나 기존 용지함은 최고 500장 밖에 넣을 수 없었으며, 출력속도 또한 지금의 반밖에 되지 않았다"며, "현재는 최고 3,000매까지 용지함에 넣을 수 있어 모든 작업을 원버튼 만으로 해결할 수 있게 됐다"고 설명했다.
한편, 영등포구청은 환경과에서의 성공적인 메일피니셔 도입으로 교통과와 세무과에서도 도입을 검토하고 있는 것으로 알려졌다.
■ 은평구청(교통지도과/교통행정과)
유지보수 및 소모품 비용 대폭 절감
은평구청은 교통지도과와 교통행정과가 HP의 메일피니셔를 각각 1대씩, 총 2대를 도입해 사용하고 있다. 교통지도과는 지난 3월 기존 봉함기의 교체에 따라 이 제품을 도입했다. 기존에 사용하던 제품은 연속형의 프린터와 봉함기였다. 교통지도과는 수년간 이 제품을 사용하던 중 제품의 잦은 고장으로 인해 불편함을 호소하고 있었다. 다른 과로 봉함기를 빌려 쓰러 다니느라 업무 능력이 떨어졌고 수리를 하려고 보니 가격이 터무니없이 비쌌다. 이는 기존 제품의 개발사가 부도로 인해 없어져 타사에 AS를 의뢰했기 때문이었다.
이에 교통지도과의 이장하 주임은 봉함기를 새로 구매하기 위해 조달청 홈페이지를 검색하던 중 HP의 메일피니셔를 알게 됐다. 봉함기보다 더 저렴한 가격으로 프린터와 온라인 봉함기를 구매할 수 있다는 점이 매력적이었다. 또한 크기나 부피도 HP의 제품이 기존 제품 또는 새로 구입하려는 봉함기보다 작아서 자리 배치가 용이한 점도 장점이었다.
크기 작아 사용 편리, 도입 가격도 저렴
이장하 주임은 "기존 봉함기의 크기는 캐비넷 2개를 합쳐놓은 것과 비슷하고 프린터의 크기도 개인용 책상만 하다. 지금은 창고 한 구석에 놔두었지만 처리하는 것도 문제다"라며, "HP의 메일피니셔는 크기가 작아 책상위에 올려놓고 사용하기에 매우 좋다. 또한 도입가격도 봉함기만 구입할 경우 2~3천 만원이 드는데 반해 HP의 제품을 구매하면 프린터와 봉함기를 함께 도입해도 1천만원이 안됐다"고 HP 메일피니셔의 도입 이유를 설명했다.
이장하 주임은 HP 메일피니셔의 도입 후 가장 큰 장점을 TCO 절감으로 꼽는다. 그는 "도입하고 난 뒤 가장 먼저 계산을 해 본 것이 유지보수 비용과 소모품 비용이었다"고 설명했다. 그의 말에 따르면, 기존 제품의 경우 유지보수비용으로 1년에 약 180만원이 사용되며, 소모품 400만원(년), 수리비가 약 200만원으로 총 780만원이 소요됐다. 또한 연속 프린터기의 경우 윈도우 XP와 호환이 안되어 이를 업그레이드하려면 200만원의 추가비용을 지불해야 했다. 반면 HP의 제품으로 계산을 해본 결과 연간 토너 및 소모품에 들어가는 돈이 300만원으로 100만원 가량 줄일 수 있으며, 유지보수비용도 기존 제품에 비해 크게 줄어드는 것으로 예상했다.
또, 빠른 출력 속도를 통해 업무 속도가 향상됐다. 기존 제품은 40ppm이었데 반해 HP의 제품은 최고 55ppm의 속도를 자랑한다. 이 외에도 그는 AS의 신뢰성, 소음이 적어 외부에 설치할 수 있는 점 등을 꼽았다.
교통행정과는 새로이 체납/징수팀이 신생되면서 업무효율성을 높이기 위해 이 제품을 교통지도과보다 한 달 정도 먼저 도입했다. 교통행정과는 월별 최대 2만~3만 건의 고지서 및 안내서를 발송하는데 기존의 제품은 오프라인 봉함기여서 항시 공익근무요원이 자리를 지키면서 작업을 했어야 했다.
교통행정부 김정숙 서기는 "차량 등록에서부터 폐차, 이전, 검사, 책임보험, 택시와 관련된 고지서 혹은 안내문과 체납, 징수 등의 고지서 등 약 2~3만건을 처리해야 했다. 하지만 속도가 느리고 항상 사람이 지키고 있어야 한다는 점은 문제점으로 지적됐다"고 설명했다. 그는 이어 "새로이 제품을 도입하려고 알아보던 중 교통지도과에서 HP의 제품으로 실연하는 것을 알게 되어 관심을 갖게 됐다"고 밝혔다.
그러나 교통지도과가 HP의 메일피니셔를 구입하기 위해 제품 테스트를 하는 과정에서 문제가 생겼다. 테스트를 하는 동안 제품의 작동이 멈췄던 것. 이에 교통지도과는 제품의 도입을 뒤로 미뤘지만 교통행정과는 HP를 믿었다. 김정숙 서기는 "테스트를 마치고나서 문제점을 찾아냈다. 제품의 문제가 아닌 구청의 전압에 문제였다"며, "트랜스를 이용하여 제품 테스트를 해보니 제대로 작동했다"고 설명했다. 이런 에피소드 덕에 먼저 도입을 추진하던 교통지도과가 교통행정과에 비해 한 달 가량 늦게 도입하게 됐다.
교통행정과는 이 제품의 도입 효과로 2배 이상 빨라진 속도와 작업시간을 꼽는다. 또한 원터치 시스템으로 클릭만으로 출력과 봉함을 할 수 있는 편의성, 소모품 가격이 저렴한 점도 빼놓을 수 없는 효과이다.
■ 광진구청(세무과)
공공기관으로 메일피니셔 가장 먼저 도입
광진구청은 2005년 9월, 지방자치단체 중 가장 먼저 HP 메일피니셔를 도입했다. 기존에 사용하던 제품이 노후화로 인해 유지비용이 많이 들고 고장빈도가 늘어났기 때문이었다. 기존에 사용하던 제품은 연속방식의 프린터와 봉함기였는데, 이 제품의 단점은 쓰레기와 먼지 발생이 많고 열과 소음이 심했으며, 사람의 손이 많이 갔다.
광진구청 이진문 주임은 "연속방식의 프린터와 봉함기는 도트프린트를 생각하면 이해하기 쉽다"며, "안내문 및 고지서를 발송하기 위해서는 붙어있는 종이들을 일일이 낱장으로 뜯어내야 한다. 이는 사람들이 직접 해야 하므로 손이 많이 갔다. 또한 이렇게 뜯어내다보니 종이먼지도 많이 발생하고 쓰레기가 많이 나오게 됐다"고 설명했다. 그의 말에 따르면 2,500장의 작업을 하고나면 쓰레기가 1자루씩 나왔다.
이러한 문제점 때문에 광진구청 세무과는 봉함기만을 새로 구입하려고 알아보던 중 봉함기 업체인 웰텍의 소개로 HP 메일피니셔를 소개받았다. 이에 두 제품을 비교한 결과 가격과 성능면에서 HP의 제품이 앞선다고 판단하여 이 제품을 도입했다.
먼지와 쓰레기가 생기지 않는게 가장 매력
광진구청 세무과는 업무특성상 출력량이 많은 편이다. 고지서와 안내문이 각각 2~3천장씩 최고 1만 5천장을 매월 출력한다. 따라서 내구성이 뒷받침해주지 않으면 안되는 것이었다.
이진문 주임은 "먼지와 쓰레기가 생기지 않는다는 것이 가장 매력적"이라고 소개하며, "열과 소음도 적고 초기 도입비용이 봉함기 한 대 가격으로 프린터까지 함께 구매할 수 있다는 점과 출력 속도가 월등이 높아 선택하게 됐다"고 도입 이유를 설명했다.
한편, 광진구청 세무과가 제품을 도입하기 위해 테스트를 하는 중 문제가 발생했다. 첫 사례였기 때문에 프린터와 봉함기의 간격문제로 2번이나 실패했던 것. 3번째가 돼서야 문제를 해결할 수 있었다. 이 주임은 "웰텍시스템이 워낙에 AS를 강조하고 나섰고, HP의 사후 서비스도 충분히 믿을 수 있어 테스트 실패에 크게 신경 쓰지 않았다"고 설명했다.
광진구청은 HP 메일피니셔를 도입함으로써, 프린터 유지비용을 크게 줄일 수 있게 됐다. 기존보다 약 300~400만원의 비용을 감소할 수 있게 된 것. 이는 소모품 자체가 기존 제품에 비해 저렴했기 때문이다. 또한 기존 제품보다 다양한 용지의 사용이 가능해 진 것도 장점으로 꼽는다. 속도의 향상과 쓰레기의 줄어듦 또한 효과에서 빼놓을 수 없다.