선진적 문서관리로 1등 조선소 자리 굳힌다
설계공정·문서관리시스템 연계, 협업시스템 통해 통합 제공
2006년 4월 현재 현대중공업은 조선소 수주 실적에서 부동의 세계 1위 자리를 지키고 있다. 현대중공업은 현재의 모습에 만족하지 않고 경쟁력 강화에 더욱 박차를 가하고 있다. 세계 각국의 발주사와 다양한 외부 벤더사가 존재하는 조선업의 특성에 따라 체계적인 문서관리를 통한 원활한 정보관리 및 협력체계 구축을 목표로 전사적인 '프로젝트 문서관리 시스템' 구현에 나서고 있다. 작년 말 관련 시스템 개발을 마쳤고, 올해 들어 해양사업본부를 대상으로 4개월간의 파일럿 프로젝트를 진행했다. 4월부터는 6개 사업본부 전 분야로의 확산을 위한 프로젝트를 진행하고 있다.
조선 및 해양 프로젝트에서 문서관리는 필수적인 분야로서 업무 생산성 향상 및 외부기관과의 원활한 의사소통과 직결된다. 현대중공업은 이번 프로젝트를 기회로 삼아 프로젝트 문서의 체계적인 관리와 프로세스 자동화, 설계 자료의 보안 문제 등 문서와 관련된 인프라의 대대적인 혁신을 추진하고 있다. 이강욱 기자 wook@rfidjournalkorea.com
현대중공업의 전사적인 프로젝트 문서관리 시스템 도입은 기술개발 국책사업의 일환으로 추진되고 있다. 이미 장기적인 로드맵이 확정되어 있는 이 프로젝트의 일정을 보면 올해들어 이미 문서관리 시스템의 파일럿 프로젝트를 수행하고 적용에 들어간 해양사업본부에 이어 올해 안으로 6개 전 사업부로 확대하는 것으로 되어 있다. 이어 내년에는 제품정보통합관리(PDM, Product Data Management) 프로젝트가 확정되어 있으며, PDM 프로젝트 이후에는 사내 ERP와의 연계를 추진할 계획이다.
조선소 수주 실적에서 부동의 1위를 지키고 있는 현대중공업이 새삼 프로젝트 문서관리에 관심을 갖는 것은 문서관리 체계의 개선이 시급하다고 판단했기 때문이다.
조선 및 해양 사업의 특성상 방대한 문서가 존재하지만 업무 성격에 따라 언제 생성되어야 하고, 인계되어야 하는지에 대한 명확한 체계는 수립되어 있지 않았다. 따라서 사소한 문서의 미비로 전체 일정이 차질을 빚을 수 있는 위험성이 내포되어 있었던 것이다. 또한 기존에는 관리되지 않던 새로운 아이템도 지속적으로 추가할 수 있는 문서관리의 근간이 필요했다.
기존에 사용했던 시스템은 비용과 유지보수 등에서 문제점이 나타나 전면적인 개편이 요구되었다. 프로젝트를 착수하기로 결정한 후 '프로젝트 문서관리 표준화를 통한 업무 생산성 향상'을 가장 큰 목표로 정했다. 세부적으로는 ▲사업문서의 라이프사이클 관리 ▲외부기관과의 협업체계 ▲내부기술력 향상을 3대 핵심 과제로 삼았다.
이를 통해 프로젝트 수행과정에서 발생되는 모든 사업문서와 공정정보를 유지·관리하고, 구성원에게 정보를 적기에 제공함으로써 불필요한 업무손실을 줄이고, 추가로 업무생산성 향상과 외부기관과의 협업으로 원활한 의사소통을 실현하겠다는 목표를 세운 것이다.
현대중공업은 이러한 뚜렷한 목표를 설정하고 다양한 방안을 구체적으로 검토하기 시작했다.
PDM 앞서 문서관리 시스템 도입 결정
우선 PDM에 앞서 문서관리 시스템 도입을 결정했다. 당시 문서관리 부분에서 개선이 불가피한 시급한 요구사항이 많이 나오고 있었으며, PDM은 CAD가 정착되어야만 가능한 순차적인 접근이 필요했기 때문이다.
문서관리 시스템에서 현대중공업은 다양한 방안을 두고 검토했다. 당시 검토됐던 방안으로는 기존에 사용 중이던 스트림라인의 지속적인 사용, 자체 개발, 패키지 도입 등이 검토됐다. 패키지로는 현대중공업이 그룹웨어로 사용하고 있는 IBM의 노츠와 조선 업계에서 널리 사용되고 있는 EMC의 다큐멘텀이 검토됐다.
자체 개발의 경우 빠른 기술변화를 따라가기 힘들다는 판단에서 배제됐고, 기존에 사용하던 패키지의 경우 비용과 유지보수의 문제로 교체를 결정했다. IBM 노츠와 EMC 다큐멘텀 중 최종적으로 EMC 다큐멘텀의 문서관리 시스템 도입을 결정했다.
클라이언트와 엔지니어사들이 제일 선호하는 제품이 다큐멘텀이며, 타 엔지니어링사들이 많이 사용하고 있어 데이터 호환이 용이하다는 점이 좋은 평가를 받았다. 또한 커스터마이징이 쉽다는 점도 긍정적인 평가를 받았다.
현대중공업 해양사업부 정규철 부장은 "해양 사업에서 문서관리는 필수며, 그 과정에서 제품 기능보다는 클라이언트의 요구 충족이 가장 중요하다"며 "다큐멘텀이 이러한 조건을 제일 잘 부합시켜 도입 제품으로 선정됐다"고 말했다.
문서관리 시급한 해양사업부 1차 적용
작년 말에 시스템 개발이 완료됐고 4개월간 파일럿 프로젝트가 진행됐다. 파일럿 프로젝트는 현대중공업의 6개 사업부 중 해양사업본부를 대상으로 수행됐다.
조선 사업부의 경우 업무가 어느 정도 정형화되어 있으나 해양사업부는 프로젝트마다 사안이 다르고 문서관리가 개별적으로 이뤄지는 업무적 특성을 감안한 결과였다.
해양사업부는 이 같은 업무적 특성으로 누적된 실적을 찾아보기가 힘들고 시스템을 도입하지 않으면 더 이상의 프로젝트 추진이 불가능한 여건도 고려했다.
해양사업부에 적용된 프로젝트 문서관리 시스템의 업무는 크게 3개 부분으로 구성되어 있다. 설계공정을 관리하는 시스템인 오아시스(OASIS)와 사업 수행 중 발생되는 도면 및 문서관리 시스템인 오딕스(ODICS), 외부 기관과의 정보공유를 위한 협업시스템인 이룸(eRoom) 등이 그것이다.
이중 오아시스는 자체 개발해 활용하고 있는 부분이고, 오딕스가 다큐멘템의 엔진을 이용해 이번에 구축한 부분이다. 오딕스에서 오아시스의 공정정보와 EDMS 정보가 결합돼 자동으로 이룸으로 이동돼 협업이 가능한 구조를 이루고 있다. 사용하기 쉽도록 기존 공정관리 시스템에서도 같은 로그인 화면에서 이룸에 접속해 등록할 수 있도록 시스템이 구성되어 있다. 파일럿 프로젝트에서는 작업자 개개인의 취향에 따라 프로세스가 훼손되는 것을 막고 전체 프로세스 확립에 치중했다. 이런 탓에 시스템의 성격이 문서관리시스템보다는 다큐먼트&인포메이션 통제 시스템의 성격을 많이 띠고 있다고 정 부장은 설명한다.
시스템 구축 이후 부서장들에게 프로젝트의 취지를 공감할 수 있도록 여러 차례 설득했고 담당자 교육 등을 통해 저변 확산에 부심하고 있다. 또한 최고 경영진의 결심으로 비교적 단 시간내 정착되고 있다. 현대중공업은 문서관리 시스템의 조기 정착을 위해 시스템을 통하지 않고서는 실적에 반영되지 않도록 조치를 취했다. 1차 개발 이후 파일럿을 통해 화면 수정 및 업무 프로세스 개선 등을 거쳐 더욱 사용하기 쉬운 시스템으로 발전시켜 나가고 있다.
커뮤니케이션 단계 축소 효과
과거에는 관련자들이 도면 검토를 위해 별도의 공간을 만들어 하드카피로 검토했다. 하지만 이제는 시스템 상에서 가상의 공간을 만들어 관련자들이 의견을 개진하는 방식(스커드 체크 룸)으로 바뀌었다. 같은 공간에 모여 하드카피 검토시 히스토리 관리가 불가능했으나 스코드 체크 룸을 통한 방식은 언제 처리했는지, 회신 여부 등을 체크할 수 있어 훨씬 체계적인 문서관리가 가능해졌다.
또한 협력업체들과의 커뮤니케이션 단계가 줄어드는 효과도 나타나고 있다. 과거의 경우 협력사들과 이메일이나 CD 등으로 정보를 교환했을 때에는 보안 문제와 함께 관리 방안이 부재했다. 하지만 이제는 협업공간인 이룸을 통해 올려준 내용에 대해 해당 담당자가 바로 접수할 수 있고 수정할 수 있게 됐다. 수정된 정보를 즉시 승인할 수도 있다. 프로세스 단계가 대폭 줄었고 훨씬 효율적으로 운영되는 것이다. 또한 협력사와의 커뮤니케이션 과정에서 어느 단계에서 지연되는지, 담당자가 누구인지를 모니터링 할 수 있다. 현대중공업은 주간 공정회의를 통해 병목지점에 대한 체크를 정기적으로 수행하고 있다.
1차 개발을 마무리 지은 현대중공업은 지속적인 추가개발을 계획하고 있다. 4월부터 전면 적용에 나서 하반기에는 전 사업부 전부분에 확대 개발 및 적용할 예정이다. 현재는 설계공정시스템인 오아시스와 연계 작업이 진행 중이며 향후 MRP와 오아시스를 연계할 계획이다.
최종 문서 트랜스포메이션 작업이 추진되고 있으며 배포/ 복사 기능 등의 업무 프로세스 최적화에도 나설 방침이다.