PDF 활용해 IT 컴플라이언스 대응 체계 마련
기업투명성·정보 접근성·활용도 향상, 보안은 더욱 강화
세계 6위 규모의 발전소를 운영하고 있는 한국수력원자력은 비즈니스 특성상 방대한 정보의 효과적인 관리와 내부 프로세스 혁신이 매우 중요하다. 한국수력원자력은 기존 업무시스템 환경이 조직 구성원들 간의 효율적인 커뮤니케이션을 지원하는데 한계가 있다고 판단, 보다 혁신적이고 체계적인 업무시스템 환경 조성에 착수했다. 기존의 업무시스템을 개선하기 위해 어도비 애크로뱃(Adobe Acrobat)을 도입하고 전자문서기반의 협업체계를 구축했다. 이를 통해 부서원, 그리고 프로젝트 팀원간의 커뮤니케이션이 원활해졌으며, 업무 효율성이 개선됐다. 또한 애크로뱃을 이용해 추가 비용 부담없이 문서보안 환경을 개선함으로써 추가적인 문서보안 효과를 기대하고 있다. <편집자>
한국수력원자력은 지난 2001년 4월 한국전력으로부터 독립하면서 바로 ERP 시스템 구축 프로젝트를 시작했다. 한국수력원자력은 원자력 안전성 향상과 더불어 생산성 향상, 공기 단축, 자재관리 효율화 및 재고 감축 등으로 향후 10년간 총 1조 7000억 원의 비용 절감 및 기업 경쟁력 향상을 기대하고 있다.
또한 선진 경영 프로세스를 도입함으로써 기업의 투명성과 신임도를 높이는 한편, 업무프로세스 개선 등을 통해 발전원가 절감을 위해 지속적으로 노력하고 있다. 한국수력원자력은 ERP 도입과 동시에 BPR을 추진하면서, 내부 경영혁신에 대한 요구에 직면하게 됐다.
내부 경영혁신 요구에 직면
경영혁신 내용 중에는 내부 커뮤니케이션의 확대, 사내 정보교류의 확대, 원활한 지식공유 등의 업무 프로세스 개선 사항들이 포함되어 있다. 한국수력원자력은 각 지방에 발전소가 산재돼 있으며, 7000여명의 임직원이 공유해야 하는 지시/공지사항 및 내부정보들이 존재하고 있다. 하지만 회사 내에 이러한 내부정보들은 한글이나 워드, 엑셀 등 각기 상이한 포맷으로 존재해 잦은 호환성 문제를 불러왔다. 이러한 문서 호환성 문제는 내부 커뮤니케이션 활성화를 저해하는 장애물로 작용했다.
전력산업은 전기 생산을 위해 상당 부분의 연료를 수입에 의존하고 있으며, 대규모 투자유치가 필수적인 분야다. 또한 투자 자본의 회수에 장기간이 필요하므로 투자에 필요한 부족자금은 국내외 직접금융시장과 금융기관을 통해서 상당 부분을 조달하고 있다.
국내외 투자자들을 위한 IR 자료(기업보고서, 사업보고서, 분기보고서, 감사보고서, 결산자료 등)들은 투자유치에 중요한 역할을 수행하고 있다. 주주 및 투자자들의 각종 보고서 및 결산자료에 대한 정보공개 요구가 증가했고, 정보공개 요구에 능동적으로 대응하고 기업의 투명성을 강화하기 위한 방안들을 모색해야만 했다.
또한 한국수력원자력은 국내외 감독기관의 각종 권고와 규제 법안 등을 준수해야 할 의무를 동시에 지니고 있다. 공인회계사법, 외부감사법 등으로 대표되는 각종 권고와 규제 법안들은 기업의 경영 투명성과 내부통제를 강화를 목적으로 하고 있다.
한국수력원자력은 감독기관이 요구하는 각종 보고서 제출 요구가 증가하였으며, 내부 통제를 강화할 목적으로 외부에 배포되는 보고서 및 결산자료들은 다양한 재무정보를 담고 있기 때문에 데이터 오류나, 원본 훼손 문제가 야기될 수 있었다.
상이한 문서 포맷을 PDF로 통합 관리
사내의 각종 정보들은 한글이나 워드, 파워포인트, 엑셀 등 각기 상이한 포맷으로 저장, 유통 관리되기 때문에 내·외부 커뮤니케이션에서 호환성 문제가 빈번하게 발생했다. 이러한 포맷의 사내 정보들은 파일 사이즈가 쉽게 커지므로 첨부하기 어려운 단점을 갖고 있었다.
어도비 애크로뱃을 도입한 이후 이러한 문제점들을 해결할 수 있었다. 애크로뱃에 의해 생성된 PDF 문서들은 여러 포맷으로 만들어진 정보들을 단일한 포맷으로 통합 관리해 내·외부 고객들과 커뮤니케이션 활성화에 기여했다.
한국수력원자력과 같은 공기업은 주기적인 감사보고서와 IR 자료, 결산보고서 작성이 중요한 업무 중 하나이다. 감사 및 결산보고서 등은 비즈니스에 커다란 영향을 줄 수 있는 내용들이 포함돼 있다.
원본파일 형태로 전자결재가 이루어지기 때문에 원본 훼손에 대한 우려가 상시 존재하였다. 만일 훼손된 원본문서가 대외적으로 유통될 경우 기업의 신뢰성이 실추됨은 물론, 기업 내부문서가 고스란히 외부에 노출될 수 있기 때문이다.
예를 들어 결산 및 감사보고서가 원본이 훼손된 채 유통된다면, 이러한 정보오류로 인해 기업신뢰도가 저해 될 수도 있다. 한국수력원자력은 비상장 외감 기업임에도 불구하고, 국회 및 감독기관의 각종 감사자료 제출요구가 많다.
애크로뱃을 사용하기 이전에는 자사 내에서만 통용되는 독특한 뷰어(Viewer) 소프트웨어를 사용해 왔다. 이 뷰어는 보고서 열람 시에 항상 다운로드를 해야만 했고, 외부에서 열람하기 위해서는 복잡한 절차가 필요했다. 또한 여기에서 생성되는 감사보고서, 사업보고서 등은 호환성이라든지, 느린 로딩속도 및 응답 속도 등의 문제가 존재했다. 한국수력원자력은 기업 내 · 외부에서 발생할 수 있는 문서 호환성 문제, 자료의 공유, 원본훼손방지 및 보안문제, 기업정보공개서비스 등의 현안들을 해결하기 위해서 어도비 애크로뱃 도입을 검토했다. 어도비의 애크로뱃은 국제적으로 검증된 제품이며, 어도비 리더(Adobe Reader)라는 뷰어가 무료로 제공되어 범용적으로 사용할 수 있다는 장점을 보유하고 있어서 가장 매력적인 대안이었다.
PDF 기반 전자결제로 업무 효율성 제고
어도비 PDF 문서로 작성된 내부문서는 사내에서 정보유통의 핵심역할을 하고 있는 필수적인 도구다. PDF로 작성되는 문서들은 기업의 뉴스자료, 현황자료, 보고서 자료들이 기업 정보시스템에 축척돼 있다. 다양한 포맷문서들을 PDF 문서로 작성, 저장되고 어도비 리더를 통해 단일 문서를 보는 것과 같은 효과를 나타낼 수 있다.
한국수력원자력의 각종 보고자료(사업보고서, IR자료, 국회 감사자료, 해외원전관련자료, 안전성 평가자료 등)등이 애크로뱃 PDF 문서로 작성됨에 따라, 이전에 자주 발생했던 호환문제나 원본훼손 우려에서 벗어나게 됐다. 또한 대내외 고객들의 다양한 정보제공 요구에 즉각적으로 대응할 수 있어서 고객들의 요구에 부응할 수 있었다.
현재 대외배포용 문서라든지, 공시 및 현황자료는 e-book 형태로 제작해 배포하고 있다.
e-book 형태로 제작하여 회람함으로써 문서의 가독성은 증가했고, 별도의 뷰어를 설치하는 번거로움이 줄었다. 이로 인해 보고서 열람자의 편익이 증가됐고, 한국수력원자력에서 제공하는 정보의 신뢰도는 높아지게 됐다.
또한 ERP 시스템에서 나오는 재무관련 정보를 PDF로 변환하여 내부전자결재를 통해서 회람할 수 있게 됐다. 애크로뱃을 통한 전자결재로 업무처리 속도와 효율성이 향상됐다.
외부감사법 등과 같은 감독기관의 규제와 기업투명성 요구 등에 대응체계를 마련하게 된 점도 또 하나의 수확이라고 할 수 있다. 데이터의 무결성을 높인 다양한 정보를 대내외 고객에게 배포함으로써 기업의 이미지 개선 및 신인도 제고에도 일조할 것으로 기대되고 있다.
기업 투명성과 신뢰도 향상으로 이어져
어도비 애크로뱃을 사용함으로써 가져다 준 이점은 기업의 투명성 및 신뢰도가 높아졌다는 점이다. 한국수력원자력은 비상장기업이지만 투자자들에게 고품질의 재무정보를 제공해야 했고, 감독기관의 각종자료제출 요구와 같은 정보공개에 능동적인 대응체제가 필요했다.
이를 해결하기 위해 도입된 애크로뱃은 감독기관의 규제에 대응 할 수 있는 IT 컴플라이언스 도구로써 자리 잡을 수 있었다. 대내·외 고객의 정보공개 요구에 능동적으로 대응하고 기업의 투명성을 강화할 수 있는 체계가 구축된 것이다.
또한 부서내부에서 재무정보가 전자결재를 통해 회람되면서, 비즈니스 신속성이 증가하게 됐다. 어도비 애크로뱃의 사용으로 전사적인 정보접근성과 활용도를 높이게 된 것도 또 다른 효과다. 또한 전국 지사 및 발전소에 산재돼 있는 정보를 통합관리 할 수 있고, 원활한 문서 기반의 커뮤니케이션이 향상됐다.
전국에 산재해 있는 7000여명의 임직원들이 사내 현황자료, 뉴스자료, 공시자료 등을 자유롭게 공유할 수 있어 정보 접근성이 확대되는 추가적인 효과를 얻었다.
공개될 수 없는 정보의 경우 잦은 위험에 노출됐던 문서보안 문제가 애크로뱃 도입으로 해결하게 된 것도 중요한 부분이다. PDF 문서 자체적인 보안 기능으로 비공개되거나 보안이 요구되는 문서가 유통됐을 때 돌아올 수 있는 막대한 손실을 미연에 방지할 수 있다.
보안 기능의 강화에 함께 내부 고급 정보들이 원본 훼손 없이 유통됨으로써 기존의 정보 활용도를 높여줄 수 있을 것으로도 예상하고 있다. 향후에는 적용범위를 확대하여 문서보안 및 지식공유기반을 확대 적용할 계획이다.