통일되고 안정된 이미지 확보, 아이온커뮤니케이션즈의 ‘ICS 4’ 도입
올 5월로 창립 122주년을 맞는 연세대학교는 3년 내에 한국학, 의·생명, 이동통신, 천문우주, 의공학 등 5개 분야에서 세계 10위권 대학으로 도약하는 것을 목표로 하고 있다. 국내 최고를 넘어 세계 수준의 교육, 연구기관을 꿈꾸는 연세대학교는 최근 이러한 목표 달성 방안의 하나로 CMS(Content Management System)를 도입했다. 학교의 제2의 얼굴이라 할 수 있는 홈페이지의 활성화로 서비스의 수준을 높이고, 각 기관 홈페이지의 효율적인 관리 및 운영을 극대화할 수 있다는 판단에 따른 것이다. 또 대학의 통일되고 안정된 이미지를 확보하고, 이를 널리 알릴 수 있다는 점도 이번 CMS 도입의 이유로 꼽힌다. 김정은 기자 jekim@rfidjournalkorea.com
연세대학교(이하, 연세대) 홈페이지는 메인 홈페이지 외에 기관 홈페이지와 소규모 기관용 홈페이지 등 다양하다. 기관 홈페이지로는 대학 홈페이지, 대학원 홈페이지, 그리고 기획실, 총무처, 재무처 등 본부기관 홈페이지가, 소규모 기관용 홈페이지로는 학교 부설 연구소와 학과 교수 개인 홈페이지 등이 있다.
여러 홈페이지 산재해 관리 힘들어
연세대학교는 그동안 메인 홈페이지 안에 포함된 10여개 대학과 대학원을 지원해주는 기관 홈페이지들을 별도로 운영해 왔다. 이 때문에 홈페이지를 구축, 운영, 관리 하는데 막대한 비용과 인력, 시간이 들어갔다. 특히 홈페이지 담당 개발자가 없어 유지보수에 큰 어려움을 겪기도 했다.
연세대 정보통신처 박진수 과장은 "홈페이지 담당 개발자의 부재로 유지보수가 어려워 개발 비용보다 오히려 유지보수 비용이 더욱 많이 드는 경우도 있었다"고 말했다. 박 과장은 "이처럼 유지보수 비용을 줄이고, 홈페이지 관리 및 운영의 효율성 극대화 방안으로 CMS를 검토했다"고 전했다.
연세대학교는 이처럼 대학 내 별도로 운영, 관리돼 온 각 기관 홈페이지를 표준화, 통일화하기 위해 지난해 하반기 CMS(Content Management System) 구축 프로젝트에 본격 착수했다. 연세대는 다른 대학 및 기관에 이미 구축된 CMS 사례들을 비교 분석하고, 이어 국내외 주요 CMS 제품들의 기술 및 가격 평가를 거쳐 최종적으로 아이온커뮤니케이션즈의 CMS 제품인 'ICS 4'를 선정했다.
연세대의 CMS 프로젝트는 ▲홈페이지의 용이한 유지보수 ▲홈페이지와 학사시스템 및 메인 홈페이지의 연계 강화 등에 중점을 두고 진행됐다. 특히 디자인, 배열 등 모두 제각각이었던 기관 홈페이지들을 통일해 대학 전체의 통합된 이미지를 만들고자 했다. 로고는 물론 세세한 디자인 하나 하나까지도 모든 홈페이지들이 일관성을 띠도록 한 것이다.
연세대는 우선 교내에 산재된 30개 기관 홈페이지들 가운데 사회과학대학, 출판문화원, 생활환경 대학원 등 노후화된 홈페이지 12개를 선정해 개발에 들어갔다. 이 프로젝트는 2006년 8월 업체를 선정하고, 12월까지 시스템 구축을 완료한다는 목표로 진행됐다. 실제로 연세대는 12월 말부터 1월 말까지 한달에 걸쳐 12개 기관의 홈페이지를 단계적으로 오픈했다.
유지보수 비용 30% 이상 절감
박진수 과장은 "기존에는 각 홈페이지 별로 일일이 작업해 메인 공지를 띄워야 했고, 파일 버전을 관리할 때도 기존 파일을 카피해 수정을 해야 하는 번거로움이 있었다. 그렇지만 새로 구축한 CMS에는 메인 공지 일괄 배포 기능 및 파일버전 관리 기능이 있어 홈페이지 관리자의 업무 효율성을 크게 높일 수 있게 됐다"고 말했다. 또한 그동안 정기적인 부서 이동에 따른 전문 교육을 실시하기 어려웠던 연세대는 이번 프로젝트의 추진으로 홈페이지 관리에 필요한 전문 지식이 없어도 용이하게 콘텐츠를 관리할 수 있는 환경을 갖췄다.
이 밖에 CMS의 통합 환경에서 신규 홈페이지를 새롭게 구축하는 일이 훨씬 쉬워진 점도 구축 효과로 빼놓을 수 없다. 박 과장은 "신규 홈페이지의 구축에 드는 비용의 40~50%를 절감하게 됐으며, 유지보수 비용 역시 기존에 비해 30% 이상 절감했다"고 설명한다.
연세대는 올해 3월에 메인 홈페이지 리뉴얼 작업을 진행할 예정이다. 이번 프로젝트는 1년 전부터 자체 개발한 CMS로 운영되고 있는 메인 홈페이지의 메인 화면 배열 및 디자인을 변경하는 리뉴얼 작업을 주요 내용으로 하고 있다. 연세대는 이 프로젝트를 마치면 CMS라는 큰 틀 안에서 학교의 모든 홈페이지들을 관리, 운영할 수 있어 유지보수 등 비용의 절감 효과가 더욱 두드러질 것으로 기대하고 있다.
연세대는 앞으로 노후화하거나 교체가 필요한 홈페이지는 CMS를 이용해 교체해나갈 계획이다.
Interview/박진수 연세대학교 정보통신처 과장
"CMS 도입 목적 명확해야 효과 있어"
-일반 사용자가 느낄 수 있는 홈페이지의 변화 내용은
연세대학교의 상징 색깔은 파란색이다. 이번에 CMS를 도입하면서 파란색이 아닌 오렌지 색깔을 적용했다. 학교 안팎에서 이러한 변화를 두고 "신선한 충격이었다"는 평가가 많았다.
-실제 운영하면서 겪은 문제점이나 어려움은
CMS 제품 특성상 공지사항 배포 시 약간의 불편사항이 있다. 메인 페이지에 콘텐츠가 보여 지려면 메인과 표지 즉 안, 밖으로 배포를 각각 두 번 해야하는 번거로움이 있다.
-앞으로 CMS를 도입하려는 곳에서 고려해야 할 점은
CMS를 도입하고자 하는 목적 및 사용 용도가 분명해야 한다. 일반 홈페이지를 관리하는 수준이라면 굳이 CMS를 도입할 필요는 없다. 여러 개의 연계 사이트를 운영하고 관리해야 할 경우에 CMS의 도입 효과는 높다. 거듭 말하지만 어떤 용도로 사용할지를 명확하게 정의하고, CMS의 도입을 진행하길 바란다.