민진규 국가정보전략연구소 소장
[아이티데일리] 정보조직을 운영하는 기업조차도 기업이 제기된 정보수요에 대응하기 위해 수집한 첩보를 분석(analysis)하는 작업은 매우 어렵다. 기업의 정보부서가 정보생산자(producer)의 장에서 첩보를 수집하기도 어렵지만 수집한 첩보를 가공해 정보소비자(consumer)의 니즈(needs)에 적합하기란 더 어렵다. 정보를 전문적으로 다루는 정보기관이 아닌 기업의 정보부서에서 져야 할 정보분석관련 이슈를 정리해 보자.
9. 기업의 정보보고서 배포와 환류
정보의 순환주기는 정보의 기획(planning & direction), 첩보의 수집(information collection), 첩보의 처리와 탐색(processing & exploitation), 정보의 분석과 보고서 생산(analysis & production), 정보의 배포(dissemination) 등 5단계다. 마지막 5단계가 정보의 배포로써 생성된 정보보고서를 정보소비자에게 전달하는 과정이다. 정보의 배포도 단순하지 않다.
비밀 배포 시 고려해야 하는 5가지 요소
비밀을 배포할 때 고려해야 할 5가지 요소를 살펴보면 다음과 같다.
첫째, 보고할 가치가 있는 정보만을 선별해야 한다.
기업의 정보조직이 수집하는 첩보는 항상 조직이 처리할 수 있는 용량을 초과하게 되므로 수집한 모든 첩보를 분석해 정보보고서를 생성하고 배포할 수는 없다.
조직의 효율성을 기하기 위해서도 정보소비자가 원하는 정보를 생산하는데 초점을 맞춰야한다.
둘째, 생산한 정보보고서를 누구에게까지 보고해야 하는지 결정해야 한다.
중요한 몇 명의 경영진 혹은 주요부서의 실무자까지 보고대상에 포함시킬 것인지 판단한다. 즉 비밀정보의보안측면도 감안해야 한다는 것이다.
일반 기업이라고 하더라도 민감한 정보의 경우에는 제한된 인원에게만 배포해야 한다. 비밀의 누설 시 기업이 입게 되는 손해를 감안해야 한다.
셋째, 생산한 정보보고서를 얼마나 빨리 정보소비자에게 보고해야 하는가 하는 이슈다.
정보보고서를 첩보를 수집한 시점을 기준으로 최초 보고시점에서 30분, 1시간, 12시간 이내 등으로 분류해 보고시점을 결정해야 한다. 일반적으로 국가정보기관은 3분, 5분, 30분 등의 단위로 정보보고를 하고 있다.
12시간 이내에 보고를 하지 않아도 되는 정보보고서는 매일 매일취합해 보고하는 일일정보보고서에 포함시키면 된다. 과거와 달리 전자결제시스템이 잘 되어 있기 때문에 정보보고서가 곧바로 정보소비자에게 전달될 수 있는 체계는 잘 갖춰져 있지만, 정보소비자가 항상 컴퓨터 앞에 있는 것은 아니기 때문에 별도로 정보보고서가 자신의 결재라인에 도착했다는 메시지는 전달해야 한다.
긴급한 정보가 아니라면 휴대폰의SMS로 전달할 수 있고, 주요 정보소비자라면 전화, 혹은 인편으로 전달해야 한다.
넷째, 정보보고서의 내용을 얼마나 상세하게 담을 것인지도 고민해야 한다.
정보가 시급성을 다퉈야 한다면 상세한 보고서를 작성할 여유가 없다. 정보분석관은 수집요원으로부터 보고받은 첩보를 평가한 후 요약보고를 할 것인지, 상세 분석보고서를 작성할 것인지 신속하게 판단해야 한다.
요약보고를 할 첩보로 판단했다면 간략하게 첩보를 요약해서 보고하면 된다. 긴급하게 보고한 후 시간을 내 상세 분석보고서를 작성해 정보소비자의 이해도를 높여야 한다. 정보소비자는 항상 다양한 업무로 바쁘기 때문에 모든 정보보고서를 확인하거나 장문의 정보보고서를 읽고 있을 시간적 여유가 없다.
대기업일 경우에는 계열사가 최소 70~100여 개 이상 되고 직원이 10만 명, 제품 수가 수만 개를 넘기 때문에 모든 계열사에 관련된 업무를 상세하게 보고받고 이해할 수도 없다.
정보소비자가 사업에 관련된 모든 제품과 시장에 대한 배경지식이 없을 경우 간략한 정보보고서로 이해시키기도 어렵다. 이런 점을 종합적으로 감안해서 정보보고서를 생산하지 않으면 정보소비자를 만족시키기 어렵다.
<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 7월호 참조>