[컴퓨터월드] 그룹웨어는 기업 내 이메일, 전자결재 등 가장 기본적인 기능을 구현하는 시스템으로 도입 우선순위에 손꼽힌다. 그러나 무료 그룹웨어는 기능이 만족스럽지 못하고 구축형 저가 그룹웨어는 자칫 잦은 오류로 업무에 문제가 발생할 수 있다.
폭스바겐 공식 딜러인 클라쎄오토 역시 무료 그룹웨어에서부터 시작해 저가형 구축형 그룹웨어까지 일반적으로 기업들이 고민하고 검토하는 수순을 그대로 밟았다. 클라쎄오토는 이 같은 축적된 경험을 바탕으로 지난 2011년 클라우드형 그룹웨어 서비스인 ‘올레비즈메카’를 도입해 사내 그룹웨어로 안착시켰다.
클라쎄오토가 본연의 기능을 갖춘 그룹웨어 찾기까지 그 과정을 살펴봤다.

클라쎄오토는 폭스바겐 영업/서비스 공식 업체로 지난 2005년 10월 역삼 전시장 개설을 기점으로 압구정 전시장/서비스센터, 일산 전시장/서비스센터, 신사 전시장, 수원 전시장/서비스센터, 양재 서비스센터, 수원서비스센터는 물론 중고사업부까지 개설하는 등 규모를 늘려나가고 있다.

클라쎄오토는 국내 수입차 딜러로서 회사 규모에 비해 지점이 분산되어 있다는 특징을 가지고 있다. 실제 영업점 6개 지점, 서비스센터 5개 지점 등 총 11개 지점이 수도권에 분포되어 있다. 이는 클라쎄오토 내 모든 업무를 통합 관리해야 하는 점에 있어서 걸림돌로 작용해 이를 해결할 과제에 놓이게 됐다.

이 같은 과제에 대한 해답으로 클라쎄오토는 지난 2011년부터 KT에서 서비스하고 가온아이가 유통하는 ‘올레비즈메카’를 도입해 시험 기간을 거쳐 현재 사내 중요 시스템으로 운영하고 있다.

무료→저가 순으로 사내 그룹웨어 찾기 나서
클라쎄오토가 처음부터 올레비즈메카를 사내 그룹웨어로 도입한 것은 아니었다.

클라세오토는 2005년 설립 당시 각종 보고 및 문서를 공유·전달하기 위한 수단으로 이메일을 활용했다. 그러나 이메일은 신속·정확 측면에서 제약이 많은 방법이었다.

이에 클라쎄오토는 그 당시 국내 유통되는 그룹웨어를 검토하기에 이르렀고 무료 그룹웨어를 본부 단위에서 시험 삼아 도입했다. 그러나 무료 그룹웨어의 한계를 금방 드러내 시험 기간 6개월만에 사용을 그쳤다.

그룹웨어의 기능 기능은 이메일 공간이 없다시피 했으며, 기능 자체도 초보적인 수준으로 이 그룹웨어를 사내 시스템으로 사용하기에는 손실이 많다는 판단에서였다.

2009년 클라쎄오토는 다시 한 번 그룹웨어를 도입을 검토했다. 무료 그룹웨어의 실패를 맛본 뒤라 어느 정도 금액을 지불하더라도 기능적으로 갖춰진 그룹웨어를 선택하기로 했다. 이에 한 중소기업의 그룹웨어를 도입했다.

그러나 이마저도 결국 실패도 돌아가고 말았다. 낮은 인지도를 가진 그룹웨어를 선택했던 점이 실수였던 것이다. 잦은 오류로 업무에 지장을 줄 뿐 아니라 백업이 취약해 그룹웨어로서는 가치를 찾을 수 없었던 것이다. 게다가 발생한 오류에 대한 개선이 전혀 이뤄지지 않아 회사 내부 불평이 높아져 2년 정도 사용으로 그룹웨어 사용을 중지했다.

그룹웨어 본연의 기능 충실한 ‘올레비즈메카’ 도입
클라쎄오토는 2011년 다시 그룹웨어를 도입하기로 했고, 그 그룹웨어는 KT 올레비즈메카로 선택됐다.

이미 두 번의 실패를 겪은 터라 그룹웨어 도입에 신중했지만 올레비즈메카 구축사례가 수 천개에 이르러 신뢰성에서 문제 없다고 클라쎄오토는 판단했다.

기존 무료 그룹웨어와 저가 그룹웨어를 도입했던 것과 비교하면 비용적인 면에서 부담이 되긴 했지만 그룹웨어 본연의 기능에 충실한 올레비즈메카인 만큼 시험 기간을 무사히 넘겨 내부 그룹웨어 시스템으로 안착하는데 무리가 없었다.

클라쎄오토가 올레비즈메카를 도입 후 가장 큰 변화는 대표의 결재가 신속하게 이뤄지고 있다는 점이다.

주요 의사결정권자들이 내부가 아닌 외부 활동이 많은 만큼 이메일 뿐만 아니라 결재까지도 모바일에서 지원이 가능해 장소와 시간에 관계 없이 빠르게 의사결정이 이뤄질 수 있다는 점에서 효과를 거둔 것이다.

<인터뷰> 구축 비용이 부담스러운 중소기업에 적합한 그룹웨어 올레비즈메카 만족도는? 올레비즈메카는 그룹웨어가 갖춰야 할 기본 기능에 충실했다. 회사 내에서 자주 쓰는 공지사항, 이메일, 전자결재 등이 무리 없이 작동하는 등 기대했던 것을 상회하는 수준의 기능을 보유하고 있었다. 올레비즈메카가 구축형이 아닌 클라우드 서비스 형이라서 회사에 맞춤식 기능으로 제공되는 것은 아니지만 기본 기능은 충실하고 오류가 발생하지 않는다는 점에서 합격점이다. 내부 데이터를 외부에 보관한다는 점에서 우려는 없었는가? 구축형과 달리 클라우드 형태로 서비스되는 만큼 막연하게나마 정보 유출에 대한 우려는 있었다. 그러나 고객의 개인정보는 그룹웨어에서 다루지 않는 만큼 큰 문제가 되지 않았다. 다만 플러그인 방식으로 설치 후 그룹웨어가 작동한다는 점에서 초기 설치가 복잡한 부분은 아쉬운 부분이다. 또한 일부 직원들의 경우 큰 용량의 이메일 공간을 필요로 하지만 기본 1GB에 추가 2GB 밖에 증설되지 않는다는 점도 아쉬운 부분 중 하나다. 올레비즈메카를 평가한다면? 지금까지 접한 그룹웨어 중에서 수준이 높다. 특히 큰 규모가 아닌 기업 입장에서는 그룹웨어를 도입할 경우 시스템 구축 비용은 물론 전담 인력까지 둬야하는 만큼 비용 부담이 많지만 올레비즈메카는 클라우드 형식의 그룹웨어로 시스템 구축 비용은 물론 전담 인력도 필요하지 않다는 점이 강점이다. 즉, 맞춤형 그룹웨어를 구축하기 위해 큰 금액을 투자하는 것보다 올레비즈메카를 도입하는 것이 가장 이상적인 선택이 될 수 있다.