집단지성 통한 창의적인 아이디어 발굴 등 개방·공유·소통·협업 활성화 기대

 
[컴퓨터월드] 한국농어촌공사는 올해 2월 차세대 전사 포털구축사업을 완료하고 운영에 들어갔다. 현재 안정적으로 운영되고 있는 농어촌공사의 포털시스템은 모든 산업분야 특히 공공기관에서 강조되고 있는 협업과 소통의 활성화와 통합 업무 환경을 구축했다는 점에서 다른 공공기관의 관심을 받고 있다. 농어촌공사는 매뉴 구성에서부터 SNS. 매신저 등 디자인까지 현업의 요구사항을 적극적으로 반영, 포털시스템 구축의 모범 사례로 지적되고 있다.
 
 

환경친화적으로 농어촌정비사업과 농지은행사업을 시행하고 농업기반시설을 종합관리하며 농업인의 영농규모적정화를 촉진함으로써 농업생산성의 증대 및 농어촌의 경제·사회적 발전에 나서고 있는 한국농어촌공사는 올 2월 차세대 전사 포털구축사업을 완료했다.

7년전 구축한 기존 포털시스템이 사용에는 별다른 문제가 없으나 현재 실정에 맞지 않아 시스템을 재구축한 것이다.


그룹웨어와 전사문서시스템 구축

농어촌공사는 스마트워크 기반으로 직원간 실시간 의사소통 및 정보공유를 통한 협업강화의 필요성과 정부 3.0 실현 및 알권리 충족을 위한 전자문서 서비스 공개 확대에 대응하고 유연근무, 재택근무 등 새로운 근무 유형 도입으로 언제 어디서나 일할 수 있는 정보시스템 환경을 갖추는데 이번 포털 구축사업의 초점을 맞췄다. 이외에 포털을 통해 집단지성을 통한 창의적인 아이디어 발굴 등 개방 공유 소통 협업 활성화도 기대했다.

한국농어촌공사는 이를 위해 협업과 소통중심의 그룹웨어와 전사문서시스템 및 전자문서 원문공개시스템을 구축했다. 또한 사용자 중심의 새로운 통합 커뮤니케이션(UC) 체계와 실시간 협업 소통을 위한 소셜네트워크 서비스(SNS)체계를 마련했으며 모바일 오피스(mKRC)기능을 대폭 개선했다.


▲ 포털 메인화면

▲ 한국농어촌공사 차세대 전사 포털 구축 사업 내용

이번 농어촌공사 포털시스템의 가장 큰 특징은 기존 콘텐츠 위주의 정형화된 포털에서 개인화된 포털로, 관리자 중심에서 사용자 중심으로, 정적에서 동적으로 변했다는 점을 꼽고 있다. 관리자가 푸시하는 것이 아니라 관리자는 콘텐츠를 만들고 사용자가 이를 사용할 수 있도록 개인화 기능이 많이 추가됐으며, 사용자 편의성을 위한 반응형 UX도입으로 직관적이고 개인화가 가능한 맞춤형 포털 서비스 체계를 구축했다는 것이다. 또한 디자인도 최신 트랜드에 맞춰 개발하였을 뿐만 아니라 평균 응답시간이 0.3초로 응답시간도 빨라졌다.

시스템 바로가기, 사이트맵, 나의 메뉴 구현으로 메뉴 구조 및 접근성도 개선됐으며 일정관리와 회의, 설문 등의 업무를 나의 할 일에서 확인할 수 있도록 업무 지원시스템도 개선됐다.

헬프데스크를 서비스데스크로 확대한 것도 눈에 띈다. 서비스데스크를 통해 직원들의 각종 요구 사항을 빠르게 처리하고 처리 결과를 알 수 있도록 시스템화했다. 직원이 서비스데스크를 통해 어떤 문제를 제기할 경우 이를 해당 직원에 통보하고 해당직원의 조치사항에 대해 요청한 직원이 조치사항에 대해 평가를 할 수 있도록 한 것이다. 기존에는 평가 기능이 없었는데 평가가능을 추가함으로써 서비스데스크의 효용성을 높였다.


사내 SNS기능 강화

이번 포털 시스템에서는 사내 SNS기능도 크게 강화했다. SNS를 통해 직원간 소통은 물론 업무 공유도 가능할 수 있게 했다. 직원들간의 소통을 위해 기존 게시판형태로 운영되던 소통의 장을 카페 형태로 변화시켰는데 소통과 관련해서는 특히 집단지성을 위한 ‘지혜터’가 눈길을 끌고 있다. 지혜터 내에 사내 SNS, 카페, 토론방 그리고 공사의 백과사전이라 할 수 있는 Wiki를 구축해 협업과 소통의 장으로 활용할 수 있도록 한 것이다.

▲ 메기루키공유방
▲ 사내SNS(스퀘어)
▲ 농어촌공사위키(WIKI)
▲ 카페
  ▲ 지혜터 화면  

농어촌공사는 집단지성을 위해 ECM 기반의 ‘지혜터’를 준비중이다. 이를 위해 콘텐츠 보강작업을 진행중이며, 올해 집단지성과 관련된 플랫폼을 개발하고 내년에 본격적인 사업에 착수할 계획이다.

농어촌공사는 포털시스템을 구축하면서 SSO엔진 도입으로 인증서 기반 통합 로그인 체계도 구축했다. 아이디와 비밀번호 이외에 공인인증서를 통해서도 포털에 대한 로그인을 가능케 했다. 또한 포털 사용자가 비밀번호를 직접 변경할 수 있도록 한 것도 눈에 띄는 대목이다. 기존에는 관리자가 직원들의 비밀번호를 초기화할 수 있었으나 모든 직원이 직접 비밀번호를 SMS 또는 메신저를 활용하여 초기화할 수 있도록 해 업무 효율성뿐 아니라 보안성도 강화했다는 평가를 받고 있다.

메신저와 포털을 연계해 포털에서 업무 대부분을 처리할 수 있도록 했다는 것도 이번 시스템의 주요 특징이다. 포털에서 직원 검색을 하고 검색된 직원에게 쪽지를 보내고 전화를 할 수 있도록 했다.

사용자 지원환경 확대

새로운 포털시스템 구축으로 UI편리성이 크게 개선됐을 뿐 아니라 사용자 지원환경도 대폭 확대됐다. UI를 개선해 메신저에서 직접 조직도를 열람하고 전화를 걸거나 쪽지를 보낼 수 있도록 하는 등 사용의 편의성을 대폭 개선했다. Active-X를 제거했으며 최신 버전인 인터넷 익스플로러 11과 크롬을 지원하는 등 크로스 브라우저를 적용했다. MS의 윈도우 7, 10(32비트/64비트) 뿐만 아니라 PC가상화(VDI)를 지원함으로써 PC 환경 지원도 확대했다.

▲ 차세대전사포털과 UC/쪽지, 전화 연동

전자결재의 원문 공개 지원기능도 향상됐다. 원문확정 기능은 물론 결재문서 개인정보 검출 기능도 지원하고 있다. 기존에는 결재 프로세스 상에서 취소가 불가능했으나 현재는 취소가 가능하도록 중간결재자 결재취소 기능을 부가했다. 이외에 결재문서 댓글과 결재 흐름도 기능으로 결재 현황을 한눈에 볼 수 있도록 했다.

농어촌공사는 이번 차세대 전사 포털을 구축하면서 스마트 오피스 활성화를 위해 모바일 오피스 개선에도 많은 관심을 기울였다. 안드로이드와 iOS 등 모바일 기기에서도 메신저를 사용할 수 있도록 했으며 기존 PC가 아닌 서버에 데이터를 저장하는 방식으로 시스템을 개선했다.

모바일과 PC 메신저에서 동일하게 정보를 공유할 수 있도록 했으며 쪽지 회수 / 쪽지함 규칙 등 통합 메시지함 기능도 강화했다. 이외에 이미지 뷰어, 예약발송, 수신자 지정방식 등 쪽지기능은 물론 스티커, 화면캡처, 이전대화 등 대화하기 기능 그리고 HTML5 지원 웹관리자 페이지를 구현해 관리자 기능을 강화했다.


보안에도 관심

모바일 오피스 구축에는 항상 보안이 문제가 된다. 농어촌공사는 현재 국정원에 보안성 심사를 요청해놓은 것으로 알려지고 있다. 국정원의 심사결과는 향후 다른 공공기관의 모바일 오피스 구축의 기준이 될 것이라는 점에서 그 결과가 어떻게 나올지 관심이 모아지고 있다.

농어촌공사는 시스템의 보안뿐 아니라 직원들의 보안의식 향상에도 적극 나서고 있다. 직원들의 보안의식이 시스템적인 보안보다 중요하다는 판단에 따라 직원들을 대상으로 정기적 보안 교육을 실시하고 있다.

▲ 모바일 오피스 화면

구문검색, 원문검색 등 검색 기능이 강화된 것도 이번 농어촌공사의 차세대 포털 시스템의 특징으로 들 수 있다. 검색품질 향상을 위해 다양한 필드 성격에 맞는 색인설계 및 디렉토리 구조를 재구축했고, 검색엔진 업그레이드와 인메모리 및 고속필드 설정으로 검색 속도 향상을 가져왔다. 이외에 검색 결과 분류 및 정렬기능을 이용해 전자문서를 연도별로 검색하고 인기검색어, 내가 찾은 검색어 등을 추가로 구현할 수 있도록 했다. 지능형 통합 검색이 가능하도록 한 것이다.

농어촌공사는 차세대 전사포털을 구축하면서 문서취합시스템도 개발했다. 효율적으로 자료를 취합할 수 있도록 데이터입력 및 자료취합 웹사이트를 구축했으며 입력된 자료를 관리자가 엑셀로 변환할 수 있도록 했다. 또한 소규모 자료 취합과 설문이 가능하도록 양식 생성 및 등록 가능한 웹사이트를 구축했다.

170여개의 각종 요구사항이 반영된 이번 농어촌공사의 포털시스템은 전자 결재 문서 중 공개해야할 정보를 자동으로 공개하도록 하는 등 공공기관의 정보공개에 관한 법률에도 적절히 대응하고 있다.


현업 요구사항 적극반영

한국농어촌공사는 이번 포털시스템을 구축하면서 현업의 요구사항을 적극적으로 반영했다. 시스템 구축에 들어가면서 요구분석단계 전까지 현업으로부터 각종 요구사항을 취합해 메뉴 구성등에 적극 반영했다. 전자문서의 원문을 공개할 때 시스템 상에서 개인정보와 관련돼 문제가 없는지를 확인하게 한 것도, 또한 SNS, 메신저 등을 디자인만 다를 뿐 카톡처럼 사용하기 쉽게 만들어 소통을 쉽게 할 수 있었던 것도 상당부분 현업의 요구사항을 수용한 결과였다.

한편 이번 전사포털 시스템 구축에 핵심 역할을 담당한 농어촌공사 양성용 과장은 시스템 구축과 관련해 어려웠던 점에 대해 ‘짧은 구축 기간’을 들었다. 프로젝트에 참여한 직원들이 공사의 모든 업무를 정확히 파악하고 있어 프로젝트를 계획대로 마무리할 수 있었지만 모든 직원이 사용하는 포털을 짧은 기간인 6개월만에 완료하는 것에 대해 부담이 컸다는 것이다.

양 과장은 협력업체들의 뛰어난 기술력과 성실성도 프로젝트 성공에 크게 기여했다고 말했다. 주사업자인 솔트웨어 제품의 성능과 안정성이 뛰어난데다 대형 프로젝트 수행 경험이 많아서인지 큰 어려움 없이 프로젝트를 수행할 수 있었다는 것이다.

▲ 콘텐츠 변경 화면

관련 예산확보와 관련, “사장님이 평소 소통 협업을 중시한데다 회사의 분위기 역시 협업 소통을 강조하고 있어 예산 확보에 큰 어려움은 없었다”고 밝혔다. 기존 포털이 사용하는데 큰 문제점이 없었음에도 전사 포털 시스템 구축 프로젝트를 추진할 수 있었던 것은 소통과 협업을 시스템적으로 뒷받침해야 한다는 시내 분위기가 형성됐기 때문이었다는 것이다. 농어촌공사의 신진균 정보화추진처장 역시 개발자 출신으로 시스템의 중요성을 잘 알고 있어 프로젝트를 수행하는 데 전혀 문제가 없었고 많은 격려와 아이디어 등 많은 도움과 적극적인 지원이 있어 성공적으로 마무리 되었다.

클라우드 기반 PC가상화를 추진중인 한국농어촌공사는 앞으로 집단지성을 위해 ECM 기반의 ‘지혜터’를 만들 계획이며, 이를 위해 컨텐츠 보강작업을 계속해 나갈 계획이다. 올해는 집단지성을 위한 사전조사 후 플랫폼을 개발하고 내년에 본격적인 사업에 착수한다는 방침이다. 또 모바일 시스템 확장도 계속 추진할 것으로 전해지고 있다. 아직 보안이 문제가 되고 있지만 이 문제가 해결될 경우 모바일 시스템 확장은 가속도가 붙을 것으로 보인다.

[인터뷰] “협업과 소통, 사용자 편의성 등에 중점”

▲ 양성용 한국농어촌공사 정보화추진처 경영정보부 과장

양성용 한국농어촌공사 정보화추진처 경영정보부 과장

차세대 전사포털사업을 구축하게 된 배경은.

모든 공공기관이 그러하겠지만 우리 공사 역시 정부 3.0, 소통, 협업, 공유를 강조하고 있다. 이를 시스템적으로 지원하기 위해 포털 시스템 구축에 나섰다. 스마트워크 기반으로 직원들이 실시간으로 의사소통을 하고 정보를 공유하는 것은 물론 유연근무, 재택근무 등 새로운 근무 유형 도입에 따른 업무수행 환경 구축의 필요성이 제기됐다.

포털 시스템을 구축하면서 중점을 두었던 부분은

여러 가지가 있겠지만 협업과 소통, 사용자 편의성 등에 특히 중점을 두었다. 기존 콘텐츠 위주의 정형화된 포털을 개인화된 포털로, 관리자 중심에서 사용자 중심으로, 정적에서 동적으로 변화시킨 것도 협업과 소통, 사용자 편의성을 위한 것이라 할 수 있다. 지혜터 구축으로 조직 구성원간 협업과 소통의 활성화를 꾀했고 헬프데스크를 서비스데스크로 확대했다. 지혜터 내에 사내 SNS, 카페, 토론방 그리고 공사의 백과사전이라 할 수 있는 Wiki를 구축해 협업과 소통의 장으로 활용할 수 있도록 했다. 서비스데스크를 통해 직원들의 각종 요구 사항을 빠르게 처리하고 처리 결과를 알 수 있도록 시스템화했다. 기존과는 달리 평가 항목을 추가한 것이다.

이외에 시스템 연동과 모바일 오피스 강화, 검색기능 강화에도 중점을 두었다. 전자결제시스템도 주목받고 있다. 시간과 장소에 구애받지 않고 결제시스템을 이용하고, 결재취소, 결제 댓글 기능을 부가하는 등 편의성을 높였다. 결재 흐름도 기능으로 인해 결재 현황을 한눈에 볼 수 있도록 했다..


시스템을 구축할 때 현업과의 소통이 매우 중요한 것으로 알고 있는데.

우리는 이번 포털시스템을 구축하면서 현업의 요구사항을 적극적으로 반영했다. 시스템 구축에 들어가면서 요구분석단계 전까지 현업으로부터 각종 요구사항을 취합해 시스템 구축에 반영했다. 전자문서의 원문을 공개할 때 시스템 상에서 개인정보와 관련돼 문제가 없는지를 확인하게 한 것도 SNS, 메신저 등을 디자인만 다를 뿐 카톡처럼 사용하기 쉽게 만들어 소통을 쉽게 할 수 있었던 것도 상당부분 현업의 요구사항을 수용한 결과였다.


예산확보에 어려움은 없었는지, 또 경영층에서 전산시스템의 중요성을 인식하고 있는지.

이번 시스템 구축 역시 소통, 협업이라는 사장님의 적극적인 의지가 반영됐다. 회사의 분위기 역시 협업 소통을 강조하고 있어 예산 확보에 큰 어려움은 없었다.

사실 기존 포털 시스템은 7년 전에 구축했다는 점 때문에 현재 실정에 맞지 않는 부분이 있기는 하지만 사용에는 큰 문제가 없었다. 이번 차세대 전사포털 시스템 구축은 직원들의 소통과 협업을 시스템적으로 뒷받침하기 위한 경영층의 의지가 반영된 결과라 할 수 있다. 정보화추진처장 역시 개발자 출신으로 시스템의 중요성을 누구보다 잘 알고 있어 프로젝트를 수행하는 데 많은 도움이 됐다.


프로젝트를 진행하면서 어려웠던 점은

짧은 기간에 시스템을 구축하느라 힘들었다. 전 직원이 사용하는 포털을 짧은 기간인 6개월만에 완료하는 것에 대해 부담이 컸던 것이 사실이다. 프로젝트 참여한 직원들이 공사의 모든 업무를 정확히 파악하고 있어 프로젝트를 계획대로 끝마칠 수 있었다. 또한 협력업체들의 뛰어난 기술력과 성실성도 프로젝트 성공에 크게 기여했다. 실제 주사업자인 솔트웨어 제품의 성능과 안정성이 뛰어난 데다 대형 프로젝트 수행경험이 많아서인지 큰 어려움없이 프로젝트를 수행할 수 있었다.


향후 계획은

집단지성을 위해 ECM 기반의 ‘지혜터’를 만들 계획이다. 이를 위해 컨텐츠 보강작업을 하고 있다. 올해는 집단지성을 위한 사전조사 후 플랫폼을 개발하고 내년에 본격적인 사업에 착수할 계획이다. 또 모바일 시스템 확장도 추진할 것이다. 보안이 문제가 되고 있지만 보안성 심사가 이루어진 이후에는 가속도가 붙을 것으로 기대된다. 또 클라우드 기반 PC 가상화도 추진중이다.
 

 

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