08.22
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[기획특집] 업무형태 변화 따라 ‘협업 도구’도 변화기능 대동소이, 기업의 문화적 특성 등 고려해야

[컴퓨터월드] 기업의 업무 형태가 다양화되면서 협업의 형태 또한 변하고 있다. 기존의 수직적 업무지시에서 벗어나 수평적 커뮤니케이션의 중요성이 강화되면서 업무용 솔루션들도 변화하고 있다. 다양한 기능을 기반으로 전자결재, 메일 등 통합 솔루션을 제공해왔던 그룹웨어들은 클라우드 솔루션을 선보이며 새로운 시장을 찾아 나가고 있으며, 기업용 메신저·SNS 등 특화형 솔루션들 및 간소화된 그룹웨어 형태의 협업 솔루션도 대거 늘어나고 있다. 이에 더해 오피스·ITS 등 업무 애플리케이션들이 전반적으로 협업을 강조하면서 ‘협업 문화’ 또한 함께 변화하고 있다.

   
 


아무리 강조해도 지나치지 않는 ‘협업’

기업을 운영하는데 협업은 필수 불가결한 요소다. 특히 현대 기업에 있어서 협업의 중요성은 더욱 강조되고 있다. 기업의 업무가 단순히 지시를 이행하는 것에서 벗어나 구성원의 창의성을 발휘해야 하는 방향으로 전환돼 가기 때문이다. 이전의 기업 업무가 개인의 능력에 기대는 측면이 강했다면 현재의 업무는 구성원 모두의 장점을 극대화시켜 시너지를 일으키는 것을 필요로 하게 됐다. 이른바 집단지성을 요구하게 된 것이다.

IDC에 따르면 이메일, 통합 메시징, 인스턴트 메시징, 웹·보이스컨퍼런싱, 엔터프라이즈 비디오 컨퍼런싱, 팀 협업, 기업용 소셜 네트워킹을 포함한 국내 모바일 UC&C(Unified Communication & Collaboration) 솔루션 시장은 2016년 현재 약 642억 원 규모로 추산되며, 연평균(CAGR) 24.5% 성장해 2019년에는 약 1,075억 원 규모에 이를 것으로 예상된다.

특히 이전 그룹웨어 솔루션들이 통합적으로 제공했던 기능들이 분화되는 경향을 보이고 있다. 가장 눈에 띄는 변화는 실시간 커뮤니케이션 기능을 강조하는 기업용 메신저 시장이 빠르게 성장하고 있다는 점이다. 현재 이 시장에서 활동하는 주요 제품은 약 1만 3천여 개 팀이 사용 중인 것으로 추정되는 이스트소프트의 ‘팀업’, 약 10만 개 팀이 사용 중인 것으로 추정되는 SK 커뮤니케이션즈의 ‘네이트온 팀룸’, 3,100개 팀이 사용 중인 것으로 추정되는 카카오의 ‘아지트’, 8만 개 팀이 사용중인 것으로 추정되는 토스랩의 ‘잔디’ 등이다.

이외에도 NHN의 ‘두레이’, 신세계 I&C의 ‘그랩’, 티온소프트의 ‘밋톡’, 콜라비 팀의 ‘콜라비’, 마드라스체크의 ‘플로우 비즈니스’ 등이 서비스되고 있거나 예정돼 있다.

김민철 한국IDC 선임연구원은 ‘한국 모바일 UC&C 시장 2015-2019 전망 보고서’를 통해 “최근 모바일 UC&C 솔루션 업체가 기존 PC 기반의 UC&C 솔루션에서 벗어나 모바일 환경에 특화된 독자적인 UC&C 솔루션 개발과 확산에 집중하면서 기업 시장에서 그 투자 가치가 재조명되기 시작했다”며, “모바일 UC&C 솔루션은 기업 모빌리티 영역에서 인적, 물적 자원의 협업을 강화하는 핵심요소이므로, 향후에는 기존 UC&C 솔루션의 역할을 넘어 엔터프라이즈 모빌리티의 중요한 요소인 이동성과 더불어 멀티미디어 활용을 극대화할 수 있는 독자적인 시장을 형성하게 될 것”이라고 예측했다.

협업솔루션 시장의 변화

이들은 실시간 커뮤니케이션과 가격경쟁력 등을 앞세워 스타트업 및 소기업들에게 편리함을 내세우고 있다. 이로 인해 지나치게 많은 기능이 포함돼 있고, 구축 비용이 비싸고, 일부 사용하기 어려운 점 때문에 그룹웨어를 도입하지 못하던 소규모 기업들에게 주목받고 있다. 특히 스타트업의 경우 의사소통을 자산화하고 빠르게 업무에 대응할 수 있다는 점에서 매우 유용하게 사용된다.

반면 이들 제품에도 약점은 있다. 기존 시스템과의 연동이 약하고, 구축형으로 제공받기 어려우며, 타 시스템으로의 확장이 어렵다는 점이다. 이런 이유를 들어 기존 그룹웨어 제공업체들은 기업용 메신저 시장을 부정적으로 바라보고 있다.

그룹웨어사들은 그룹웨어가 업무에 필요한 전반적인 기능들을 통합 제공하고, 업무의 결재 및 프로세스 확립 측면에서 장점이 있다는 점을 내세워 기업용 메신저가 업무 환경 개선에 큰 도움이 되지 않는다고 주장한다. 스타트업의 경우에 유용하겠지만 규모가 커질수록 효용성이 떨어진다는 것이다.

이들의 주장은 그룹웨어 솔루션의 변화를 보면 두드러진다. 클라우드 SaaS형태의 그룹웨어가 많아지면서 그룹웨어사들은 모듈 선택을 통한 유연한 가격제, 타 기업 솔루션과의 연동 및 확장성, 서비스 연속성 등을 강조하고 있다. 이러한 선택을 통해 업무 프로세스 정립을 요하면서도 많은 금액의 지출을 어려워하는 중소 규모 기업들을 공략하겠다는 전략이다.

특히 기존 그룹웨어사들이 공통적으로 강조하는 것 중 하나는 서비스 지속가능여부다. 네이버가 서비스했던 네이버웍스 처럼 갑작스레 서비스가 종료되면 사용 기업의 입장에서는 자칫 데이터라는 주요 자산을 잃을 수도 있다.

그룹웨어사 관계자들은 “구축형과 클라우드형 그룹웨어 모두 각 솔루션의 기능적 차이점은 크지 않다”며, “때문에 기업의 업무와 잘 맞고, 원하는 서비스를 원하는 가격에 제공받을 수 있으며, 꾸준한 레퍼런스를 통해 앞으로도 서비스를 연속성을 갖춘 솔루션을 선택하라”고 공통적으로 강조했다.

새로운 유형의 ‘협업 툴’ 등장

이러한 양분된 시장 속에서 새로운 형태의 협업 툴들도 속속들이 등장하고 있다. ‘MS 오피스365’, ‘구글 문서’, ‘네이버 오피스’ 등 클라우드를 통한 공동편집 오피스 솔루션들이 대표적이다. 이들은 완성된 문서를 보고 나서 문제가 있을 경우 재편집해야했던 절차를 더욱 줄여 문서 제작단계에서 여러명이 동시 참여하는 새로운 형태의 협업을 제시하고 있다.

아틀라시안의 ‘지라’, 와이즈스톤의 ‘아울’ 등의 이슈추적시스템(ITS)도 이슈의 추적과 개선, 이에 관한 의견을 자산화 해 업무를 협업화하고 있다. 관련 시스템을 도입한 기업들은 단순히 개발단계의 버그추적을 넘어 운영, 관리 등의 업무에도 사용하는 등 전사적 사용을 독려하며 협업문화를 확대하고자 노력하고 있다.

기존 그룹웨어와 신종 협업툴 사이의 ‘틈새시장’을 찾아가는 경우도 있다. 문서중앙화솔루션과 KMS 솔루션을 통해 사업을 진행한 사이버다임은 자사가 가지고 있는 두 시스템의 장점을 이용해 협업툴 ‘테스킷’을 준비 중이다. 구축형과 서비스형 모두를 제공할 예정이며, 그룹웨어의 기능성과 메신저의 가벼움을 함께 추구한다는 전략이다.

소프트웨어인라이프의 경우 ‘전자결재’에 집중한 간소화한 그룹웨어인 ‘닥스웨이브’를 서비스하고 있다. 문서, 지메일, 일정관리, 드라이브 등 구글앱스의 주요기능과 연동해 구글 아이디만으로 사용이 가능하다. 빠르게 문서를 만들고 공동 양식으로 활용해 업무 절차를 개선하는 데 초점을 맞췄다.

이처럼 다양한 형태의 솔루션이 ‘협업’을 중심으로 개편되는 이유에 대해 관계기업들은 “기업의 생존을 위해서”라고 말하고 있다. 관계자들은 세계시장에서 살아남기 위해서는 직원 개개인의 능동적·창의적 역량이 필요하다고 공통적으로 지적했다.

 

주요 업체의 협업도구

협업솔루션을 도입하기 위해서는 어떠한 점들을 살펴봐야 할까. 협업 솔루션 기업 관계자들은 공통적으로 “기업에 필요한 것이 무엇인지 살펴야한다”고 조언했다. 자신의 기업이 가진 업무 문화 및 특성에 맞는 솔루션인지 확인해야 한다는 것이다. 특히 기능적인 측면에 있어서는 각 솔루션들이 큰 차이점이 드러나지 않아, 기업의 특성에 맞는지 더욱 꼼꼼하게 확인해야 한다고 강조했다.

신흥주자들은 공통적으로 사용하기 편한 특화된 기능과 빠른 커뮤니케이션 등을 강점으로 내세운 반면, 기존 그룹웨어사들은 유기적인 연동과 확장을 통한 업무의 연속성, 서비스의 지속성, 클라우드를 통한 가격경쟁력 등의 요소를 중요하게 내세웠다.

주요 협업솔루션 업체별 전략과 강점을 살펴본다.

 

  • 클라우드로 전환 노리는 기존 업체, ‘업무 연속성, 안정성, 서비스 지속가능성’ 강조

 


   
 
가온아이, 비즈메카-타 솔루션과의 연동과 대민서비스 통한 고객지원

가온아이는 과거의 그룹웨어들이 관리 위주였다면, 최근 트렌드는 ‘실무를 위한 그룹웨어’로 목적이 옮겨가고 있다고 지적했다. 아직까지는 그룹웨어 시장에서 실무보다 관리 목적의 비중이 더 크지만 이러한 현상이 점차 바뀌고 있다는 것.

사실 업계 내 경쟁자들의 기능은 과거와 달리 대동소이하다. 따라서 기능이 아닌 가격과 CS로 경쟁하고 있는 추세이고 가온아이 역시 CS 인력을 전국적으로 확대한 상태이다.

또한 최근 모바일 경향에 따라 고객들은 PC와 모바일 간에 기능 차이가 없기를 원하고 있다. 많은 기업들이 하나의 포털로 통합을 원한다. 로그인 한 번으로 모든 것이 해결되기를 바라는 것이다. 이를 위해 가온아이는 자체 인사관리 싱글사인온(SSO)을 연동, 관리하고 있다.

클라우드는 장기적인 고객이 중요하다. 그런데 클라우드를 도입하는 고객은 주로 IT수준이 높지 않은 편이다. 따라서 기존 고객을 활성화해 장기적인 사용을 유도하기 위해, 고객에게 교육을 할 필요성이 대두되고 있다. 이에 따라 가온아이는 다양한 교육을 직접 지원해 고객들의 그룹웨어 사용을 돕는 전략을 택하고 있다.

가온아이 관계자는 “클라우드 솔루션을 선택할 때에는 기능, 가격, CS 인력이 어느 정도 백업해줄 수 있는가를 중요하게 봐야한다”고 강조했다. “클라우드 서비스는 공급자 입장에서 초기에는 투자 개념의 사업이다. 가온아이는 KT와 계약을 통해 CS에 많은 투자를 진행하고 있다”고 밝혔다.

   
 
비젠트로, 유니포탈-하나의 솔루션으로 통합·제공되는 그룹웨어

비젠트로는 그룹웨어 솔루션의 필요성에 대해 ‘커뮤니케이션의 지식화’라고 설명하고 있다. 비젠트로 관계자는 “기업들은 이제 어떻게 효율적인 커뮤니케이션을 할 수 있는가 고민하기 시작했다. 하지만 커뮤니케이션 만큼이나 커뮤니케이션 정보를 쌓는 방식 또한 중요해졌다”고 언급했다. 많은 정보를 쌓아두는 것을 넘어서 잘 가공해서 적재하고, 적재된 정보를 일목요연하게 보여주고, 이렇게 생긴 지식들을 이용하기 쉽고 편리하게 공유할 수 있는가가 중요하다는 의미이다.

그룹웨어를 선택할 때는 무엇보다도 필요한 모든 기능이 하나의 솔루션으로서 제공될 수 있는가를 확인해야 한다고 강조했다. 비젠트로 관계자는 전 직원이 매일 사용하는 그룹웨어 시스템의 일부 기능들이 다른 제품으로 제공된다면 서로 다른 프레임워크 하에서 예상하지 못한 충돌이 발생할 가능성이 높다고 언급했다.

또한 클라우드 그룹웨어 도입의 경우 도입비용을 고려해야 한다고 강조했다. 비젠트로는 오픈소스기술을 적극 활용해 가격 조정이 유리해졌다. 비젠트로 관계자는 “마리아DB나 포스트그레스큐엘(PostgreSQL) 등 오픈소스 DB를 활용한 서비스가 가능하다”며, “약 64개의 오픈소스가 적용돼 고객이 원하는 가격대 적용이 가능한 구조”라고 강조했다.

특히 메일, 포탈, 결재, 협업, 메신저, 문서관리, BI(Business Intelligence), BPM(Business Process Management), 검색, 모바일, 등 전 모듈을 간단한 환경설정만으로 기업별 업무환경에 최적화 시킬 수 있다는 점을 강점으로 들었다.


   
 
핸디소프트, 핸디 그룹웨어-기업의 다양한 선택권을 존중하는 그룹웨어

핸디소프트는 ‘각 기업의 선택권을 존중’한다는 방침을 내세우고 있다. 고객이 원하는 솔루션을 최대한 활용한다는 입장이다. 기본 그룹웨어를 플랫폼 형식으로 제공하면서 타 기업들과 동반성장하겠다는 입장이다. 따라서 기존 구입·사용 중인 솔루션을 대체할 필요가 없고 고객이 원하는 다양한 솔루션의 사용이 가능하다.

핸디소프트는 자사 핸디 그룹웨어의 장점으로 다양한 레퍼런스 축적을 통한 전자결재의 우수성을 꼽았다. 기존 많은 사례를 통해 전자결재를 쉽고 간편하게 진행할 수 있다는 설명이다.

그룹웨어 선택에 있어서는 비용효율적인 제품이 중요하다고 언급했다. 특히 클라우드가 기업 인프라의 대세로 떠오르면서, 클라우드상에서도 안정적으로 동작하는지에 대한 레퍼런스가 가장 중요하다고 강조했다. 이어 소규모 조직의 경우 협업솔루션이 필요한 이유와 사용 인원, 라이선스 등 다양한 조건을 확인한 후 무료서비스부터 이용하고 차후 필요한 기능을 애드온하는 것이 좋다고 조언했다.

또한 업무의 연속성, 안정성을 강조했다. 핸디소프트 관계자는 “고객이 성장하는 것에 맞춰 이를 뒷받침할 수 있는 그룹웨어를 선택하는 것이 중요하다”며, “기업의 레퍼런스를 따져 오랫동안 함께할 수 있는 동반자를 찾아야 한다”고 언급했다.


   
 
다우기술, 다우오피스 – 모바일과 보안에 중점을 둔 그룹웨어

다우기술은 협업을 효율적으로 진행하기 위해 필요한 것으로 시스템, 업무프로세스, 사내문화를 꼽았다. 시스템을 도입하고 나서는 시스템을 활용해 업무를 진행하는 프로세스가 확립되어야 하고, 프로세스별 활용기능과 그를 담당할 팀 배정 등의 역할 분배, 그리고 그것을 지속적으로 모니터링하고 개선해나가는 모습이 필요하다고 강조했다. 또한 시스템과 프로세스가 마련됐다면, 이를 최대한 활용할 수 있도록 이끌어주는 문화가 있어야 한다고 강조했다.

솔루션 선택의 조건에 대해서는 협업에 최적화된 기능들이 있는지, 중요한 데이터들이 누적되는 협업솔루션에 다양한 보안기능이 탑재되어 있는지, 그리고 모바일에는 최적화되어 있는지를 중점적으로 확인해야 한다고 강조했다. 또한 지속적으로 해당 협업솔루션을 사용할 수 있도록 제공업체의 안정성은 보장되어 있는지, 운영 비용의 절감이 가능한지도 주요 요소로 꼽았다.

다우오피스는 보안, 모바일 기능을 강조했다. 계정을 안전하게 관리하는 계정 보안(OTP보안), 안정적인 모바일 오피스를 위한 모바일 보안, 기업 정보유출 방지를 위한 메일 보안 등을 제공하고 있다. 더불어 PC에서 제공하는 모든 기능을 모바일에서도 제공한다.
다우기술 관계자는 “그룹웨어 선택에 있어서는 서비스 안정성, 서비스 유연성, 고객지원을 따져봐야 한다”고 강조했다. “해당 솔루션의 안정성은 기본이며 제공사가 다년간 다수의 사용자를 위하여 서비스를 안정하게 제공했는지를 체크해야 한다. 그룹웨어 도입 후 향후 ERP와 HR 솔루션 등 도입 시 해당 시스템의 연계가 유연한지 확인해야 하며, 지속적인 업그레이드와 고객센터 운영 등도 확인해야 한다”고 언급했다.


 

  • 떠오르는 신규 업체, ‘빠르고 간편하며 특화된 기능’ 강조

   
 
토스랩, ‘잔디’ - 쉽고 빠르게 소통가능한 업무용 메신저

토스랩은 아직 온라인을 활용한 협업시스템이 국내에 자리 잡지 못했다는 점에 집중했다. 기존 설치형 그룹웨어의 경우 회사서버를 경유해 외부에서의 사용이 어려웠고, 개인용 메신저의 경우 업무용이 아니기 때문에 보안상의 문제가 심각했다. 클라우드 기반 메신저를 통해 업무 효율성 향상에 집중했다.

잔디의 장점은 곧 이러한 업무용메신저의 장점에서 기인된 것이라 할 수 있다. 개인의 영역을 침범하지 않으면서도 기업의 보안을 지키고, 빠른 업무지시를 가능하게 하며, 이를 그대로 자산화 할 수 있다.

확장성 및 연동 부분은 아직 미진하지만 공개된 API를 이용해 메시지 형태로 받아볼 수 있도록 제공하고 있다. 깃허브(GitHub), 지라(Jira), 트렐로(Trello), 구글드라이브 등 주요 협업서비스들과 쉽게 연동이 가능하다.

토스랩 관계자는 협업툴을 고르는 기준에 대해 가장 쉬운 툴을 고르라고 조언했다. 구성원 누구나 적응해 사용할 수 있어야 진정한 의미의 협업이 가능하다는 논리다. 이에 더해 해당 솔루션이 조직의 문화와 업무에 얼마나 적합한지 살펴야 한다고 덧붙였다.


   
 
사이버다임, ‘테스킷’ - 업무의 생애주기 관리를 가능케 하는 협업 툴

문서중앙화 솔루션과 KMS솔루션을 통해 사업을 진행했던 사이버다임 또한 협업 툴 시장에 뛰어들었다. 기존 그룹웨어와 협업 전문 툴의 절충적인 형태로 이뤄졌다. 파일공유, 메신저, 대시보드 등의 협업솔루션들을 플랫폼으로 제공한다. 흩어져 있는 업무를 한 곳에 모아 빠르게 확인할 수 있고 외근이나 출장 등 자리를 비운 상황에서도 결재·승인·검토 등 업무를 처리할 수 있도록 하는 게 특징이다.

테스킷은 대기업 등 구축형 시스템을 원하는 고객에게는 온프레미스 형태의 솔루션을, 팀단위 사용 고객에게는 클라우드형 서비스를 제공하는 투트랙 전략으로 시장에 선보일 계획이다. API 연동과 ERP등 기업 내부 시스템과의 연동을 전부 고려하고 있다.

사이버다임 관계자는 ‘생애주기 관리’를 테스킷의 가장 큰 장점으로 꼽았다. 업무의 시작부터 끝을 정확하게 관리할 수 있다는 의미다. 채팅이나 게시판을 통한 대화를 하다가도 바로 업무를 생성하고 생성된 업무를 관리할 수 있다.

솔루션 선택의 기준에 대해서는 “제품이 조직에 적합한지 먼저 살펴본 후, 솔루션의 지속성과 연속성을 살펴봐야 한다”며, “기업용 솔루션은 중요한 자산인 데이터가 유실되지 않도록 오래 서비스될 수 있고 꾸준히 유지·관리가 가능한 제품인가를 살펴봐야 한다”고 조언했다.


   
 
소프트웨어인라이프, ‘닥스웨이브’- 그룹웨어 대체할 ‘전자결재’ 특화 솔루션

닥스웨이브는 비용절감에 집중한 전자결재 특화 솔루션이다. 구글드라이브·지메일 등 구글에서 사용되는 기존 서비스를 활용하기 때문에 구글이 제공하는 보안과 비용이라는 이점을 얻을 수 있다. 소프트웨어인라이프 관계자는 “그룹웨어의 가장 중요한 기능은 ‘메일’, ‘캘린더’, ‘파일저장소’”라고 지적하며, “구글이 제공하는 막강한 기능을 그대로 활용할 수 있다”고 강조했다.

닥스웨이브가 중점적으로 강조하는 것은 ‘프로세스 체계 안에서 이뤄지는 협업’이다. 프로세스는 곧 효율성을 의미하며 협업의 본질 역시 효율성이란 설명이다. 모든 것을 프로세스화 할 필요는 없지만 적어도 자주 발생하는 일에 대해 메뉴얼이나 가이드라인이 필요하기 마련이다. 닥스웨이브 측은 이를 구체화하는 것이 곧 프로세스라고 설명했다.

이런 이유로 닥스웨이브는 ‘프로세스 관리’를 가장 주요한 기능으로 꼽는다. 어떤 일이 시작되면 단순히 확인후 끝나는 것이 아니라, 일이 어떤 순서로 확인이 돼야 하는지, 어떤 절차를 거쳐 진행돼야 하는지 쉽게 관리할 수 있다. 이에 따라 실제로 닥스웨이브는 업무 프로세스를 처음 정립해 나가는 단계의 기업들이 많이 활용하고 있다.

소프트웨어인라이프 관계자는 “단순히 툴을 도입하는 것이 아닌 기업 업무를 효율적, 체계적으로 바꾸겠다는 의지가 중요하다. 프로세스를 세우는 건 단순히 업무를 개선하는 것을 넘어 기업의 문화를 만드는 작업”이라며, “갑자기 규모가 커지는 스타트업의 경우 5~10명 규모일 때 수기로 가능했던 것들이 20~30명 규모로만 늘어나도 더 이상 감당할 수가 없다. 이 때 필요한 것이 프로세스”라고 강조했다.

 

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