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[커버스토리] 협업 도구가 주52시간 성패 나눈다기업 환경 따라 필요한 기능 천차만별, 모듈화 통한 유연한 제품 구성 필요

[컴퓨터월드] 기업 업무가 점점 복잡하고 전문적으로 바뀌어갈수록 협업의 중요성이 더욱 강조되고 있다. 원활한 기업 내 소통과 협업은 업무 효율 향상에 많은 영향을 미친다. 특히 지난해 시행된 주52시간 근무제에 따라 생산성 향상이 핵심 이슈로 부각되면서 근태관리 및 관련 기능을 제공할 수 있는 그룹웨어 등의 솔루션 공급기업들이 적극적인 시장 공략에 나서고 있다.


협업 도구 시장, 매년 10% 이상 지속 성장
오늘날 기업들은 구성원 개개인들이 가진 능력보다도 서로간의 협업과 시너지를 더욱 중요한 가치로 여긴다. 과거에는 기업의 역량이 구성원들이 맡은 바 역할을 수행함으로써 개개인이 생산해내는 가치의 총합으로 결정됐다면, 오늘날의 기업들은 전문화된 구성원들의 원활한 소통과 상호 작용을 통해 혼자서는 만들어낼 수 없는 혁신적인 가치와 아이디어를 창출하고자 한다.

 

   
▲ 기업의 업무 프로세스가 변화하며 협업 도구의 중요성이 높아지고 있다.

글로벌 시장분석기관 마켓앤마켓이 지난해 5월 발표한 기업용 협업 시장(Enterprise Collaboration Market) 관련 보고서에 따르면, 전 세계 기업용 협업 시장은 2018년 약 345억 달러에서 오는 2023년까지 약 598억 달러 규모로 성장해 연 평균 11.6%의 성장률을 보일 전망이다. 기업 업무를 위한 소셜네트워크서비스(SNS) 사용이 지속적으로 확대되고 모바일 디바이스를 통한 활동이 늘어나면서 기업용 협업 시장의 성장을 촉진하고 있다는 설명이다.

시장별로 살펴보면 대기업보다는 중소기업이, 북미·유럽보다는 아시아태평양(APAC) 지역에서 협업 솔루션 시장 성장이 더욱 가속화될 것으로 보인다. 중소기업들은 그동안 업무 효율화와 비즈니스 성과 관리를 위해 협업 솔루션이 필요하다는 것을 느끼고 있었지만, 많은 협업 솔루션들이 복잡한 옵션과 높은 가격을 갖춘 구축형·맞춤형 제품으로 구성돼 있어 섣불리 구매하지 못하고 있었다.

하지만 클라우드 기반 협업 솔루션들이 차례차례 등장함에 따라 구매할 수 있는 선택지가 늘어났으며 이들은 비용이나 도입·운영 측면에서 보다 간소화돼 있어 관리 측면에서의 부담도 줄어들고 있다. 여전히 기업용 협업 시장의 많은 부분은 대기업의 구축형 제품들이 이끌게 되겠지만, 중소기업들도 적극적으로 관련 제품 도입에 나서고 있어 공급기업들의 전략에도 변화가 일어나고 있다.

 

   
▲ 북미·유럽에 비해 APAC 지역의 협업 도구 성장세가 두드러진다. (출처: 마켓앤마켓)

APAC 지역의 기업용 협업 시장은 2023년까지 가장 높은 시장성장률(CAGR)을 보일 것으로 예상된다. 이는 북미·유럽 기업들에 비해 상대적으로 수직적인 기업문화를 가지고 있던 APAC 지역 기업들이 점점 더 구성원간의 수평적인 소통과 협력을 통한 의사결정의 중요성을 인정하고 받아들이게 된 결과다. 특히 IT 및 통신 기업들을 중심으로 대면회의 대신 화상회의를 활용하려는 움직임이 늘어나면서 관련 제품 도입이 늘어나고 있는 모습도 보인다.


‘결재’ 중요시하는 국내 기업들
협업을 위한 제품들, 특히 많은 기업들이 사용하고 있는 그룹웨어를 중심으로 보면 국내에서 북미나 유럽 시장에 비해 보다 중요하게 여기는 기능이 있다. 바로 결재 시스템이다. 그룹웨어의 가장 기본이 되는 기능을 크게 결재와 커뮤니케이션으로 나누어 본다면, 우리나라는 결재 기능에 상대적으로 많은 관심을 두고 있다.

많은 국내 기업들은 여전히 유교 문화권에 기반한 수직적인 계층구조를 가지고 있으며, 하위 구성원이 업무를 추진하기 위해 상위 구성원들에게 단계적으로 의사를 묻는 결재 프로세스가 당연시되고 있다. 이에 대해 한 업계 관계자는 “(기업을 포함해) 국내에 있는 어떤 조직이든 규모가 조금 커지면 자연스럽게 결재 프로세스를 만들기 시작한다”며, “이것이 국내 그룹웨어 기업들이 글로벌 시장으로 뻗어나가기 힘든 이유”라고 설명했다.

실제로 일정 규모 이상의 기업들은 자사의 결재 프로세스 자체를 하나의 노하우로 취급해 대외적으로 공개하기를 꺼리는 경우도 있다. 복수의 결재권자를 거쳐야 하는 중요한 업무의 경우 그와 관련한 의사결정을 내릴 때 어떤 전문성과 권한을 가져야 하는지 기준이 세워져 있으며, 이것을 기업의 경쟁력을 높일 수 있는 수단 중 하나로 인식하기 때문이다.

최근의 스타트업들이 내부 결재 프로세스를 오픈하거나 수직적인 결재 프로세스 자체를 배제하는 경향을 보이는 반면, 전통적인 기업들은 사내 결제 프로세스에 대한 노하우를 가지고 있으며 이를 개선하고 유지하는 것을 중요하게 여긴다. 그렇기에 같은 그룹웨어 제품을 도입하더라도 자사의 결제 프로세스에 맞춰 높은 수준의 커스터마이징을 요구하게 된다.

이러한 상황에 맞춰 국내 그룹웨어 벤더들은 자사 제품에서 전자결재를 위한 다양한 기능들을 보유하고 있다. 가령 지정된 결재권자가 부재중일 경우 자동으로 다른 결재권자에게 전달하는 기능이나, 순차적인 결재가 필요하지 않은 사안일 경우 복수의 결재권자에게 동시에 병렬적으로 결재를 요청하는 기능 등이다.

FIDO(Fast IDentity Online) 기반의 생체인증을 통해 대리승인이 불가능한 결재 프로세스를 구축하는 것 역시 이 같은 결재 기능의 다양화를 위한 시도로 볼 수 있다. 자체적으로 기능을 개발해 패키지로 제공하거나 타사 제품과의 연동을 통해 필요에 따라 선택적으로 기능을 제공하는 등, 벤더사 별로 취하는 방식은 다르지만 다양하고 편리한 기능을 추가하려는 움직임은 동일하다.

다만 국내 한 그룹웨어 벤더사 관계자는 “다른 제품들에 비해 그룹웨어는 벤더사 간의 차이가 크지 않다”고 주장했다. 또 다른 기업 관계자는 이에 대해 “고객사별로 요구하는 커스터마이징 수준이 다양해 많은 사례를 경험하게 되는 만큼 그룹웨어 전문기업들 역시 필요에 따라 자사 제품에 더할 수 있는 다양한 기능을 사전에 준비한다. 결과적으로 기업들 간에 서로 보유한 기능의 종류나 수준 자체는 큰 차이가 나지 않는다”고 설명하며, “결국 고객사의 업무 프로세스에 맞춰서 최적의 제품 구성과 서비스를 제공하는 것이 가장 큰 경쟁력”이라고 말했다.


메신저 기반 간소한 협업 도구도 인기
결재와 함께 그룹웨어의 중요한 역할인 커뮤니케이션 기능은 협업이 강조될수록 중요성이 더욱 부각되고 있다. 특히 결재 시스템을 필요로 하지 않거나 덜 중요하게 여기는 기업들은 그룹웨어가 제공하는 커뮤니케이션 기능만을 요구하기도 한다.

이에 따라 다양한 기능을 갖춘 메신저 형태의 제품이 커뮤니케이션 기능을 기반으로 기업용 협업 도구로 활용되고 있다. 결재 시스템의 중요성이 낮은 스타트업이나 중소기업들이 이러한 커뮤니케이션 중심의 메신저 제품을 이용하는 경우가 많다.

다만 모든 메신저 제품이 기업용 협업 도구로 활용될 수 있는 것은 아니다. 단순히 직원들 간에 편리하게 메시지를 주고받거나 업무지시를 내리려면 카카오톡과 같은 일반 메신저 제품을 사용하거나 스마트폰의 문자메시지 기능만 사용해도 충분하다. 하지만 단순히 메시지와 파일 공유 수준에 그치는 제품들로는 기업의 업무 효율성을 향상시키기 어렵고, 개인 사용자에 맞춰서 개발된 만큼 기업용 제품들에 비해 보안상 문제에서 자유롭지 못하다.

협업도구로 사용되는 메신저 제품은 일반적인 개인용 메신저 제품과는 차별화된 기능을 제공한다. 가령 토스랩의 기업용 메신저 ‘잔디(JANDI)’는 처음 사용하는 사람도 편리하게 접근할 수 있도록 일반 메신저 제품이나 SNS와 크게 다르지 않은 익숙한 UI를 제공하면서도, 구글드라이브나 드롭박스와 같은 온라인 스토리지나 깃허브(Github) 등 기업 업무를 위한 외부 서비스들과의 손쉬운 연동이 가능하다. 사용자는 통합 인증(Single Sign-On)을 통해 다른 서비스들에 접근할 때도 별도의 인증 절차를 걸치지 않고 해당 서비스를 이용할 수 있다.

 

   
▲ 토스랩의 메신저 기반 협업도구 ‘잔디’

개발자들 사이에서 이름이 알려져 있는 ‘슬랙(Slack)’ 역시 메신저 기반 협업 도구로, 다른 서비스들과 연결할 수 있는 API를 제공한다. 사용자가 슬랙API를 통해 자신이 사용하는 다른 서비스와 슬랙을 연결하면 해당 서비스를 이용하지 않을 때에도 편리하게 알림을 받아볼 수 있다.

이러한 메신저 기반 제품들은 기존의 그룹웨어 제품보다 훨씬 저렴한 가격과 사내 커뮤니케이션을 돕는 강력한 기능들을 선보이며 기업용 협업 도구 시장을 공략한다. 다만 커뮤니케이션과 협업을 위한 기능들에 집중해 간결하게 구성되다보니 기존의 그룹웨어 제품들에 비해서는 자체적으로 포함하고 있는 기능이 적어, 그룹웨어를 운영 포털처럼 활용하며 기업 내 전반적인 업무를 모두 처리하고자 할 경우 어려움이 있을 수 있다.

특히 해당 제품을 도입하는 기업들은 대체로 사업 규모가 크지 않다는 점을 고려해 손쉽게 도입을 결정하고 활용할 수 있도록 서비스형 제품(SaaS)으로 출시되는 경우가 많다. 이러한 서비스형 제품의 경우 구축형 제품들보다 빠르고 저렴하게 도입할 수 있지만, 공급기업으로부터 높은 수준의 커스터마이징을 받기 어렵다는 점을 감안해야 한다. 이에 따라 기업 내에서 운영하고 있는 다른 시스템에 일반적이지 않은 요소들, 가령 운영 상의 이유로 최신화되지 않은 제품을 사용하고 있는 경우 연동이 어려울 수 있다.


“그룹웨어라는 제품 구분 사라질 것”
한편 그룹웨어 솔루션 ‘핸디 스마트 오피스(HANDY Smart Office)’를 공급하는 핸디소프트의 관계자는 “수 년 안에 IT 업계에서 그룹웨어라는 제품군 자체가 사라질 수도 있다”고 주장했다. 그에 따르면 국내 기업용 협업 솔루션 시장의 수요는 제품보다는 기능 중심으로 이동하고 있다. 일반적인 그룹웨어가 결재와 커뮤니케이션을 중심으로 고객사가 필요로 하는 기능을 더해 완성되는 것이라면, 오늘날 고객들은 기본적인 결재와 커뮤니케이션 기능조차 커스터마이징 하기를 원하기 때문이다.

즉 결재와 커뮤니케이션 도구를 포함해 그룹웨어로 통칭되던 제품들이 이제는 각각의 기능들을 모듈화하고 선택적으로 도입할 수 있도록 변화하면서 그룹웨어라는 SW제품 분류는 사라질 것이라는 전망이다. 모듈화된 그룹웨어 시장은 자연스럽게 기업용 협업도구 시장으로 편입되고, 장기적으로는 구글 플레이스토어나 애플 앱스토어처럼 협업도구 모듈들을 제공하는 클라우드 마켓 형태로 전환될 것이다.

고객들은 이러한 마켓에서 직접 원하는 기능들을 선택하거나 전문기업의 도움을 받아 자사 비즈니스에 적합한 협업 시스템을 구성할 수 있다. 또한 그룹웨어라는 분류가 사라지면서 결재 기능은 기업용 의사결정 시스템이라는 형태로 살아남는 등 세부적인 변화가 있을 것으로 보인다.

이러한 추세에 맞춰 핸디소프트는 오랫동안 가지고 온 그룹웨어 전문기업이라는 타이틀에서 더욱 나아가 지능형 협업 플랫폼 구축에 나서겠다는 전략이다. 기존의 협업 도구들은 사용자들을 위해 편리한 기능들을 제공하지만, 아무리 편리하고 고도화된 기술을 적용한다고 하더라도 사용자가 개별 기능에 접근해야 한다는 점은 바뀌지 않는다는 한계가 있다. 현재 개발 중인 지능형 협업 플랫폼을 활용하면 이러한 한계를 극복하고 기존의 기능 중심의 협업 도구 환경에서 업무 중심의 환경으로 바꿀 수 있다는 설명이다.


복잡한 SW, 단일 채널로 통합 관리
그룹웨어의 커뮤니케이션 기능을 예로 들어 설명하자면, 가령 사용자는 중요한 연락을 놓치지 않기 위해 자사 메일 계정에 반복적으로 접근하면서 새로운 메일을 확인해야 한다. 업무상 중요한 일정이 잡힌다면 이를 확인하고 캘린더에 등록해야 하며, 메신저를 통해 일정이 변경됐다는 연락을 받으면 다시 캘린더에 들어가 기존 정보를 수정해야 한다. 때로는 해당 일정에 참여할 수 없어 답장을 해야할 수도 있다.

사용하는 커뮤니케이션 채널이 많아질수록 사용자가 확인해야 하는 접점 역시 늘어난다. 모든 업무가 기업 내부에서만 이뤄진다면 채널을 단일화해 일부 문제를 해결할 수도 있겠지만, 다른 기업이나 고객사 등과 연락을 주고받아야 한다면 여러 개의 채널을 활용해야 하고 이는 사용자의 불편으로 이어진다.

지능형 협업 플랫폼은 기업의 업무 및 소통과 관련된 모든 제품·서비스와 연결해 개별 기능이 아닌 업무 프로세스 중심의 환경을 구축한다. 이에 더해 개별 알림 내용을 직접 확인하고 대응하지 않을 수 있도록 일정 부분 역할을 대신하는 인공지능(AI)을 탑재한다.

즉 사용자는 본인이 사용하고 있는 모든 메일함과 메신저, SNS에 직접 들어가지 않아도 단일한 지능형 협업 플랫폼 상에서 모든 커뮤니케이션 채널을 관리할 수 있다. 또한 자연어처리(Natural Language Processing, NLP) 기술을 적용한 AI가 사용자보다 먼저 메일 내용을 확인하고, 사전 학습된 패턴에 따라 중요한 내용만을 체크해 알려준다.

내일 오전 10시에 예정돼있던 회의가 오후 3시로 미뤄졌다는 내용의 메일이라면, 일정 변경에 대한 내용만을 간추려 사용자에게 전달하고 해당 내용을 캘린더에 반영할 지 물어볼 수 있다. 사용자는 메일함에 들어가서 관련된 내용 전문을 확인하지 않고도 핵심적인 것들을 파악하고 일정에 반영할 수 있다.

 

   
▲ 지능형 협업 플랫폼은 업무에 필요한 모든 제품·서비스를 연동해 편리한 근무 환경을 제공한다.

물론 커뮤니케이션 도구만이 아니라 다른 서비스들과도 연결될 수 있다. 협업 플랫폼에 내일 오전 10시에 팀원들과 어떤 안건에 대해 회의를 해야겠다고 입력하면, 캘린더에 일정을 등록하는 동시에 적절한 커뮤니케이션 도구를 자동으로 선택해 팀원들에게 연락을 보내고 해당 시간에 비어있는 회의실을 예약하는 식이다. 회의 중에는 음성 인식이 가능한 IoT 기기를 통해 회의 내용을 녹취하고 회의록을 작성해 사내 데이터베이스에 보관하거나 관계자들에게 전달할 수도 있다.

이러한 일련의 과정에서 사용자가 고려해야 하는 것은 ‘어떤 업무를 수행해야 하는지’이지, ‘어떤 도구를 사용해야 할지’가 아니다. 사용자의 의도를 이해하고 최선의 방법을 찾아 자동으로 수행한다는 점에서 지능형 협업 플랫폼은 ‘빅스비’나 ‘구글 어시스턴트’ 등과 같은 스마트폰 AI 비서들과도 유사하다. 사용자가 직접 조작하고 관리해야 하는 접점을 최소화 함으로서 보다 핵심적인 비즈니스 가치를 창출할 수 있는 부분에 집중할 수 있다.

한편 핸디소프트의 지능형 협업 플랫폼 개발은 지난해 과학기술정보통신부의 SW컴퓨팅산업원천기술개발사업(Global Creative SW, GCS) 과제로 선정됐으며, 2020년 하반기 출시를 목표로 하고 있다. 그동안은 핸디소프트의 가장 큰 경쟁력이라고 할 수 있는 고도화된 결재 시스템을 기반으로 그룹웨어 사업에 집중해왔지만, 변화하는 기업용 협업 도구의 트렌드에 맞춰 차세대 협업 시스템의 청사진을 제시하고 이를 기반으로 자사의 새로운 도약과 글로벌 진출 기회를 마련하겠다는 설명이다.


주52시간 근무제로 수요 확대…기대에는 못 미쳐
한편 지난해부터 시행된 주52시간 근무제는 국내 기업용 협업 도구 시장에도 적지 않은 영향을 미쳤다. 이미 PC 제어 솔루션을 도입해 PC오프제와 같은 근로시간 단축을 시도하고 있었던 금융권에 이어, 일반 기업들 역시 직원들의 근무시간을 제대로 확인하고 관리해야 하기 때문이다. 또한 정해진 근무시간 내에서 업무 효율을 최대한 끌어올려야 하므로 업무 프로세스를 간소화하고 의사결정 과정을 점검하며, 사내 커뮤니케이션을 강화할 필요도 있다.

주52시간 근무제 시행 이후 근태관리 솔루션이나 그와 유사한 기능을 제공하는 기업들이 앞다투어 시장 공략에 나섰다. 이러한 제품들은 사내 출입통제시스템과의 연동을 통해 정확한 근무시간을 계산하거나 초과근무자 파악 및 승인, 근무시간 단축을 위한 PC오프 기능 등을 제공한다.

특히 그룹웨어는 결재 시스템을 통한 의사결정 기능과 커뮤니케이션 기능 등을 제공하기에 주52시간 근무제와 직접적으로 연관되는 분야다. 국내 그룹웨어 전문기업인 가온아이 관계자는 “그룹웨어는 하루 업무의 시작부터 끝까지 함께하는 제품이므로 효과적으로 직원들의 근무시간을 점검할 수 있으며, 자체 결재기능을 통해 연장근무 신청 및 승인이 가능하므로 별도의 연동 작업이 필요없어 다른 제품들보다 주52시간 근무제 대응에 유리하다”고 밝혔다.

실제로 그룹웨어 기업들은 자사 제품을 통해 근태관리 기능이나 사용자에 대한 알람 기능 등을 제공하고 있으며, 필요에 따라 출입통제시스템과의 연동을 추진하는 등 주52시간 근무제 이후 시장 변화에 촉각을 곤두세우고 있다.

 

   
▲ 그룹웨어를 중심으로 주52시간 근무제 대응이 가능한 가온아이의 통합지식정보포털 솔루션 ‘ezEKP’

반면 지난해 하반기 주52시간 근무제가 중요한 이슈로 떠오른 것에 비해 실제 시장 반응은 미적지근하다는 주장도 나오고 있다. 한 업계 관계자는 “근태관리 관련 제품 수요가 증가한 것은 사실이지만, 사회 전반적으로 굉장히 큰 이슈로 부각된 것에 비해서는 만족스럽지 못한 수준”이라고 밝혔다.

이에 대해 또 다른 업계 관계자는 그룹웨어나 출입통제시스템, 심지어 간단한 알람을 제공하는 메신저까지 근태관리가 가능한 제품이 다양하기에, 고객사 측에서 새로운 솔루션 도입을 고려하기보다는 기존에 도입한 솔루션에 있는 기능을 사용하는 경우가 많다고 설명했다. 또한 기존에 이러한 제품들을 사용하지 않았던 기업들은 아직까지 주52시간 근무제를 준수할 수 있는 체계를 제대로 갖추지 못하고 있거나 굳이 갖출 필요가 없는 기업들이 대부분이라며, 주52시간 근무제가 관련 시장의 수요 증대에 큰 영향을 미치지는 못하는 것이라고 분석했다.

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