06.06
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[기획특집] 전자문서 시장, IT 신기술 결합으로 순항 이어간다“보안성 제고에 블록체인이 제격”…향후 3년간 10% 이상 지속 성장 예상

[컴퓨터월드] 인공지능(AI), 클라우드, 블록체인, 가상현실(VR) 등 4차 산업혁명의 대표 기술이 최근 전자문서 생성 솔루션에도 스며들기 시작했다. 특히 이들 가운데 전자문서의 기술 트렌드로 주목 받고 있는 것이 있다. 바로 블록체인이다. 법적 효력과 보안성을 높이는 데 제격이라는 이유에서다.

이에 업계는 떠오르는 IT 기술과 결합되기 시작한 전자문서 시장 역시 성장을 이어갈 것이라고 예측하고 있다. 한국인터넷진흥원은 전자문서 관련 시장이 향후 3년간 10% 이상씩 꾸준히 성장할 것이라고 전망한 바 있다. 지속적인 성장이 기대되는 전자문서 기술과 시장 전반에 대해 조명해봤다.    


비용효율성, 문서관리, 정보유출방지 등 장점

전자문서는 과거 종이가 갖고 있던 특징들을 이어받았으며, 종이의 단점까지 극복한 것으로 평가받는다. 시간이 지나면서 변색되거나 삭아 없어지는 종이와 달리, 전자문서는 오랜 시간이 지나도 변하거나 없어지지 않는다. 또한 공간 활용성도 좋다. 수백에서 수천, 수만 장의 종이문서를 보관하려면 넓은 공간이 필요하지만, 전자문서는 훨씬 적은 공간에 더 많은 문서들을 보관할 수 있다. 이 뿐만 아니라 전자문서는 생산과 유통, 보관, 폐기 등에 따른 관리비용이나 프린트, 잉크 등 소모품 비용도 절감할 수 있다.

이러한 특징을 가진 전자문서가 주목받는 이유는 크게 3가지로 요약할 수 있다. 바로 비용효율성과 문서 관리, 정보 유출 방지 때문이다. 먼저 비용 측면에서 기존의 종이문서는 전자문서에 비해 효율성이 크게 떨어진다. 실제로 국내의 경우 은행 한 곳에서 발생하는 종이문서가 연간 1억 장에 달하는 것으로 나타났다. 더군다나 종이문서를 보관하기 위해서는 박스 73,000여개와 600평 규모의 문서고가 필요했다. 실제로도 기업과 금융기관 등에서는 각종 문서와 서류의 유통, 보관을 위해 연간 1조 원 이상을 쏟아 붓고 있다.

전자문서는 바로 이러한 비용을 절감할 수 있다는 점에서 각광받는다. 종이문서를 가공하는 데 투입되는 비용, 이를 넣을 박스의 비용, 박스를 보관하기 위한 공간 비용 등을 전자문서 솔루션 하나로 대체할 수 있다.

두 번째 이유는 문서관리다. 전자문서는 문서관리의 핵심인 검색이 가능하다. 기존 종이문서의 경우 원하는 데이터를 얻기 위해 수천, 수만 개의 종이문서에서 인력과 시간을 사용하며 직접 찾아야 한다. 그러나 이 같은 단점을 전자문서가 상쇄시켜줄 수 있다. 손쉬운 검색이 가능한 이유는 바로 전자문서의 정보를 데이터베이스(DB)에 보관하기 때문이다. 종이문서는 사람이 원하는 내용을 직접 찾아야 하지만, 전자문서는 DB에 검색 시스템을 연결해 내가 원하는 데이터를 바로 불러올 수 있다.

박우성 엠투소프트 전자문서사업부 이사는 이에 대해 “수천, 수만 장의 종이문서에서 원하는 데이터를 찾는 것은 백사장에서 바늘을 찾는 격”이라면서, “전자문서를 사용하면 문서 검색을 쉽고 빠르게 할 수 있으며, 나아가 정보의 이용 효율성도 높이게 될 것”이라고 설명했다.

마지막으로 정보 유출 방지 측면에서도 보다 효율적이다. 최근 사회 전반에서 많은 문서 정보 유출 사례가 나오고 있다. 실제로 지난 4월 21일에는 코로나19 출동 정보가 담긴 내부문서를 유출한 소방관이 검찰에 기소됐다. 중요 문서에 대한 접근이 쉬웠기 때문에 발생한 사건이었다. 이러한 정보 유출에 대한 문제도 전자문서로 해결할 수 있다. 전자문서의 경우 솔루션을 통해 각각의 사용자에게 접근이 가능하도록 권한을 부여한다. 그렇기 때문에 권한이 허가된 사람만 접근할 수 있어 유출에 대해 안전한 편이다.


도입 시 4단계 거쳐야

전자문서는 기업의 업무를 처리하는 과정에 큰 영향을 준다. 업무 프로세스가 기존의 종이문서보다 간단해지기 때문이다. 예를 들면, 휴가를 신청할 때 종이문서의 경우 신청서를 출력해 작성하고 상사에게 결재 받는 구조다. 하지만 전자문서는 휴가 신청서 양식을 불러와 작성한 후 바로 결재 요청을 하는 것이 가능하다. 종이문서와 같이 출력해 수기로 작성한 후 결재를 받는 별도의 과정이 사라지게 되는 것이다.

   
▲ 전자문서를 통한 업무 처리 과정 (출처: 엠투소프트)

이 같은 전자문서의 장점을 보다 확실하게 누리기 위해서는 도입 과정이 중요하다. 우선 전자문서를 도입할 때에는 4개의 단계를 거쳐야 한다. ‘기업 분석 단계’와 ‘솔루션 설계 단계’, ‘테스트 단계’, ‘관리 단계’ 등이다.

도입 4단계의 첫 시작은 전자문서 솔루션을 도입하는 기업을 분석하는 ‘기업 분석 단계’다. 이 단계에서는 전자문서 관련 솔루션을 구축하고자 하는 기업의 요구사항을 파악해야 한다. 특히, 전자문서 솔루션을 통해 서비스 받는 사람과 서비스를 하는 사람들 간의 시너지를 높일 수 있는 방향으로 설계해야 한다.

‘기업 분석 단계’가 끝나면 ‘솔루션 설계 단계’로 넘어간다. 이 단계는 기존 시스템에 대한 분석과 새로운 전자문서 솔루션을 어떻게 적용시킬 것인지에 대해 자세하게 설계하는 단계다. 주로 고객의 시스템을 어떻게 연계할 것인지와 필요한 기능은 무엇인지, 관리는 어떻게 할 것인지 등을 선택한다.

그 다음은 ‘테스트 단계’다. 이 단계에서는 본격적으로 ‘솔루션 설계 단계’에서 완성된 구상도를 기반으로 솔루션을 설치한다. 또한, 3개의 테스트도 진행한다. 솔루션이 들어가서 잘 구동되는지를 간단하게 검사하는 ‘간이테스트’와 모든 시스템들과 연계시켰을 때 원활히 구동되는지 확인하는 ‘통합테스트’, 마지막으로 이를 통해 컨설팅 사항들이 실제로 효율을 보여주는지 검사하는 ‘검증테스트’를 실시한다.

이 같은 ‘테스트 단계’가 끝나면 ‘관리 단계’로 들어간다. ‘관리 단계’에서는 기본적으로 전자문서 보관기관과 이후 폐기를 어떻게 할 것인지에 대한 값을 전자문서 솔루션을 통해 설정한다. 이 단계에는 전자문서 솔루션에 대한 모니터링도 포함된다.

   
▲ 전자문서를 통한 단계별 보안 방법 (출처: 엠투소프트)


위·변조 방지 등 보안성 높아야…블록체인 활용 ‘봇물’

최근 블록체인 기술이 전자문서에 적극 활용되고 있다. 블록체인(Blockchain)은 블록(Block)들이 체인(Chain)처럼 연결된다는 의미의 합성어로 보안 분야에서 특히 활용되고 있다.

송지훈 포시에스 기술개발연구소장은 “최근 전자문서에 블록체인이 많이 사용되고 있다. 전자문서가 위조됐거나, 변조된 사항이 없는지 무결성 확인을 위해서다. 종이문서와 같이 전자문서도 여러 방법으로 위·변조가 될 수 있다. 이를 보완하기 위한 방법이 바로 블록체인”이라고 설명했다.

전자문서에 적용되는 블록체인의 경우, 체인을 구성하는 각각의 블록들에 온라인 상 수행된 전자문서의 고유 식별값을 넣어 진본임을 확인하는 데 사용되고 있다. 여기서 식별값이란 전자문서가 사용됐던 기록이나 작성자가 누군지 등을 나타내는 값이다.

사실 전자문서에 적용되는 블록체인의 경우 각 블록들에 문서의 상세한 내용이 저장되지 않는다. 단지 누가 문서를 작성했고, 마지막으로 수정한 기록이 언제였는지에 대한 식별값(해시값)만 저장된다. 이렇게 블록에 저장된 식별값을 다른 사용자들의 블록에 저장된 식별값과 비교해보는 등의 상호작용(트랜잭션, Transaction)을 통해 전자문서가 진본인지를 검증하는 것이다. 물론 다른 사용자와의 식별값 공유는 네트워크를 통해 이뤄지며, 특정한 사용자들에게만 권한을 부여해 타 블록과 공유되는 방식이다.

이에 대해 유용준 엠투소프트 전자문서사업부장은 “전자문서의 고유 식별값을 블록체인을 통해 트랜잭션을 거치면 진본 검증이 쉬워진다”며, “위조나 변조에 대응하기에는 블록체인이 제격”이라고 말했다.

이처럼 블록체인이 전자문서에 사용되는 이유는 바로 보안성 때문이다. 특히 전자문서를 생성하는 과정에서의 보안성을 높이기 위해서는 무결성을 증명하는 ‘타임스탬프(TimeStamp)’가 중요하다. ‘타임스탬프’에는 ‘본인확인’과 ‘시점확인’이 포함된다. ‘본인확인’은 당사자가 직접 전자문서 서식을 작성했다는 표시이며, ‘시점확인’은 작성자가 언제 전자문서를 작성했는지를 명확히 표시하는 것이다. 전자문서의 무결성을 높이기 위해 ‘본인확인’과 ‘시점확인’ 뿐만 아니라 수기 서명이나 공인인증서 등이 사용되기도 한다.

이러한 ‘타임스탬프’는 공인전자문서보관소에서 발급하며, 전자문서 생성 시점 확인과 본인 확인은 전자서명법과 전자정부법 등에 법적 근거를 두고 있다. 또한 신뢰할 수 있는 제 3차 기관인 공인전자문서보관소가 인증을 해주기 때문에 객관적이며 신뢰성도 확보할 수 있다. 이로써 전자문서의 법적 효력도 확보할 수 있게 된다.

공인전자문서보관소(Trusted Third Party, TTP)는 국가가 지정한 기관으로 기업, 은행, 카드사 등 타인이 의뢰한 전자문서를 보관하는 곳이다. 보관된 전자문서의 내용과 송·수신 여부를 증명해주는 기관이기도 하다. 2007년 국내에서 첫 도입됐으며 공인전자문서보관소로 지정을 받기 위해서는 산업통상자원부장관의 허가를 받아야 한다.

송지훈 포시에스 기술개발연구소장은 “국내에는 인증기관이 민간 부문에도 있지만, 정부에서 인정해주는 업체에서 ‘시점확인’을 받아야한다”면서, “전자문서를 언제 작성했고, 수정을 언제 했는지에 대한 확인과 증명이 돼야 한다”고 말했다.

포시에스 ‘이폼사인’, ‘오즈이폼’

포시에스는 최근 클라우드 기반의 전자문서 솔루션 ‘이폼사인(eformsign)’을 출시했다. AWS 클라우드를 사용한 ‘이폼사인’은 별도의 인프라를 구축하지 않고도 쉽게 사용할 수 있다. 전자문서 솔루션이 필요한지만 초기 구축비용이 부담스러워 도입을 미뤄왔던 중소기업에 적합하다.

‘이폼사인’은 ▲쉬운 전자서식 생성 ▲모바일 환경 지원 ▲편리한 전자서명 ▲업무에 맞는 워크플로우 설정 ▲다수 사용자에게 문서 작성 요청 ▲문서 감사 추적 및 위·변조 방지 ▲안전한 문서 저장 ▲완성된 문서와 입력된 데이터 활용 등 여러 장점을 갖고 있다.

포시에스는 ‘이폼사인’ 외에도 주력 전자문서 솔루션이 있다. 바로 ‘오즈이폼(OZ e-Form)’이다. 이 솔루션의 가장 큰 장점은 전문가를 위한 고급 서식을 개발할 수 있는 환경이 잘 갖춰졌다는 점이다. ‘오즈이폼’은 서식을 제작하는 단계부터 기업의 데이터와 연계하기 때문에, 기업의 복잡한 서식을 개발할 수 있는 환경을 제공할 수 있다.

엔터프라이즈를 위한 리포팅 솔루션도 있다. ‘오즈리포트(OZ Report)’다. 이 솔루션은 기업의 보고서 개발부터 운영, 관리에 이르기까지 모든 단계의 작업을 지원한다. 솔루션의 핵심은 ‘HTML5’ 지원이다. 모바일이나 PC로 이 솔루션을 사용할 수 있다. HTML5를 지원해 기존 보고서 파일의 기능과 호환성을 유지하기 때문이다. 또 별도의 PDF뷰어를 설치하지 않고도 문서 출력이 가능하다.

   
▲ 포시에스의 오즈 제품군 (출처: 포시에스)

 


사용자 편의성 증가 위해 IT와 결합

전자문서 역시 타 SW들과 마찬가지로 인공지능(AI), 블록체인, 클라우드, 가상현실(VR)과 같이 많은 인기를 끌고 있는 최신 IT 기술이 적용되기 시작했다. 이러한 신기술들이 전자문서에 결합된 이유는 사용자 편의성을 높이기 위함이다. 종이문서의 단점을 없애는 것에서 끝나는 것이 아닌, IT 기술을 이용해 고객의 편의성을 증가시키는 방향으로 개선되기 시작한 것이다.

먼저 AI 기술이 적용되고 있는 대표 사례로 포시에스의 ‘음성 전자문서 작성 솔루션’을 들 수 있다. 이를 이용하면 사용자는 음성을 통한 전자문서 작성 기술을 통해 더욱 편리하게 전자문서를 활용할 수 있으며, 다양한 입력 방식 중에서도 스마트 디바이스를 이용한 음성 인식을 통해 편리하게 전자문서를 작성하고 서명까지 할 수 있다.

송지훈 포시에스 기술개발연구소장은 “이번에 출시 예정인 음성을 통한 전자문서 작성 솔루션인 ‘이폼봇(eformbot)’에는 AI에 반드시 필요한 요소인 머신러닝이 활용됐다. 음성인식은 음성을 글자로 만드는 작업이 중요한데, 이를 위해 머신러닝 알고리즘에 넣을 데이터를 구어체부터 문어체 등 실제 사람의 발화에 맞춰 독해할 수 있도록 다양하게 준비했다”면서, “‘이폼봇’을 활용할 수 있는 디바이스로는 스마트 스피커, 스마트폰, 태블릿 등이 있으며 향후 챗봇을 통해서도 전자문서를 작성하고 처리할 수 있도록 메신저로까지 확대할 계획”이라고 설명했다.

   
▲ 음성 인식을 활용한 전자문서의 업무 처리 과정 (출처: 포시에스)

전자문서에 적용되는 신기술은 비단 AI만이 아니다. 클라우드 역시 전자문서에 적용되고 있다. 클라우드를 활용한 서비스 형태의 전자문서 솔루션이 제공되기 시작한 것이다. 클라우드가 전자문서에 접목된 이유는 바로 기존 구축형 전자문서 솔루션 도입의 걸림돌인 초기 도입비용을 클라우드로 해결할 수 있기 때문이다.

구축형 전자문서의 초기 도입비용에는 전자문서를 보관하는 서버에 대한 스토리지 구축비용과 무결성 검증을 위한 보안솔루션 비용 등이 기본적으로 들어간다. 그렇기에 이를 기존 시스템에 설치하지 않고 클라우드 형태로 사용하는 것이다. 클라우드의 핵심인 사용한 만큼만 지불하는 과금 정책 덕분에 초기 도입비용이 부담되는 중소·중견 기업들에게 각광받고 있다.

또한 클라우드 형태의 전자문서 솔루션은 사용자가 원하는 서식이 있으면 서비스와 사양에 맞춰 활용할 수 있다는 장점도 있다. 수많은 사용자가 전자문서 솔루션을 사용해도 확장성이 높아 처리 속도가 빠르게 유지된다. 아울러 클라우드 사업자의 서버에 전자문서가 보관되기 때문에 클라우드 사업자가 설치한 보안 솔루션의 혜택도 볼 수 있다.

마지막으로 최근 전자문서에 결합하기 위해 연구되고 있는 신기술이 있다. 바로 가상현실(VR) 기술이다. VR 기술은 현실에서 오는 위험성과 시공간의 제약 없이 업무를 수행할 수 있는 기술이다. 엠투소프트 유용준 전자문서사업부장은 “현재 종이문서의 프로세스를 대신해 처리한다는 의미에서는 전자문서와 가상현실 기술은 태생이 비슷하다고 볼 수 있다”며, “태생이 비슷한 기술들이 협업을 한다면 기대이상의 시너지를 낼 수 있다고 본다”고 설명했다.

이어 그는 “AI 리포트처럼 가상현실을 이용해 원하는 빅데이터를 조합해 서식을 만들거나 서명을 하는 것에 엠투소프트는 초점을 맞추고 있다”며, “다만 현재 VR과 전자문서가 결합돼 시너지를 내기 위해서는 보안이나 관련 법 조항 등 여러 가지 정책이 마련돼야 한다”고 덧붙였다.

엠투소프트 ‘크로닉스 스마트 폼’

엠투소프트의 대표적인 전자문서 솔루션은 ‘크로닉스 스마트 폼(CROWNIX Smart Form)’이다. ‘크로닉스 스마트 폼’은 ▲워드프로세스 보다 편리한 문서 레이아웃 작성 기능 ▲다양한 데이터 소스와 연동한 리포팅 출력 지원 ▲페이지 단위 프로세싱으로 빠른 출력 속도 제공 ▲HTML5 대응으로 다양한 웹브라우저 및 모바일 단말 지원 등의 특장점을 갖고 있다.

‘크로닉스 스마트 폼’을 구성하는 요소는 전자문서 생성 및 제출된 데이터를 담당하는 ‘크로닉스 스마트 폼 서버(Smart Form Server)’와 서식 작성을 담당하는 ‘크로닉스 스마트 폼 디자이너(CROWNIX Smart Form Designer), 전자문서의 열람/입력/제출을 담당하는 ’크로닉스 스마트 폼 뷰어(CROWNIX Smart Form Viewer) 3가지다.

‘크로닉스 스마트 폼 서버’는 전자문서 생성에 필요한 DB 접속 기능 및 입력된 데이터를 DB에 넣는 기능, 전자문서의 조회 및 출력 기능, 암호화가 적용된 PDF 파일 생성 기능, 스마트 폼 쉐어링 기능, 전자서식 파일 형상관리 기능, 서버 통합 관리 기능 등을 지원한다.

‘크로닉스 스마트 폼 디자이너’로는 전자서식 작성, 필수 입력, 가이드 문자열, 입력필드 값, 유효성 검사 환경설정 기능, RDBMS 및 XML 등 다양한 데이터 소스와 데이터 매핑기능 등을 사용할 수 있다. ‘크로닉스 스마트 폼 뷰어’ 주로 텍스트, 서명, 이미지, 콤보박스, 체크박스, 라디오 버튼, 제출 버튼 및 외부 팝업, 데이터 입력기능 등을 지원한다.

유용준 엠투소프트 전자문서사업부장은 “‘크로닉스 스마트 폼’은 국내 공공기관 4,000여 곳에 구축됐다. 이미 보안과 안정성을 인정받았다고 볼 수 있다. 이러한 보안과 안정성을 기반으로 소외계층이나 몸이 불편한 사람들이 IT 혜택을 제대로 누릴 수 있도록 이를 지원하는데 초점을 맞추고자 한다”고 말했다.

   
▲ 엠투소프트의 크로닉스 스마트 폼 대시보드 (출처: 엠투소프트)

 


“산업군 제약 없어 지속적인 성장곡선 그릴 것”

IT 신기술이 전자문서에 스며들면서, 시장 역시 함께 성장할 것이라는 예측이 나오고 있다. 2019년 한국인터넷진흥원(KISA)에서 발표한 전자문서산업 실태조사 결과에 따르면 국내 전자문서 산업의 시장 규모는 2018년도 매출액 기준 10조 3,528억 원으로, 2017년 대비 9.7% 증가했다. 이에 대해 KISA 측은 “성장폭이 크지는 않지만 꾸준히 성장해 향후 3년간 10% 이상 성장할 것”이라고 설명했다.

전자문서의 지속 성장이 가능할 것이라는 전망을 뒷받침하는 핵심 근거는 바로 산업군의 제약이 없다는 점이다. 2017년 발표된 정부의 ‘전자문서 이용 활성화 계획’에 힘입어 최근 공공, 금융, 제조, 의료, 교육 등의 산업군에서 전자문서가 빠르게 확산되고 있다.

산업군에 따른 전자문서 활용률은 공공 81.3%, 금융 61.2%, 유통 59.2%, 제조 55.9%, 의료 54.9% 등의 수치를 보였으며, 이러한 수치는 향후 더욱 높아질 것이라고 KISA 측은 예상했다. 이러한 수치에 대해 전태석 KISA 전자거래산업단장은 “최근 전자문서산업은 과거 ERP 중심 환경에서 블록체인, AI 등 신기술이 접목되는 추세”라며, “뿐만 아니라 향후 스마트시티와 관련된 공공 인프라 분야로도 영역이 확대되고 있다”고 강조한 바 있다.

전자문서의 산업군별 활용 사례로는 금융 부문의 ‘모바일전자청약’, ‘디지털창구’, ‘태블릿브랜치(태블릿 디바이스를 들고 은행원이 직접 찾아가는 서비스)’ 등을 구축하는 데 전자문서가 활용되고 있으며, 공공 부문에서는 ‘스마트 행정민원 시스템’, ‘전자정부 사업’, ‘입찰시스템’ 등에 적용되고 있다.

특히, 최근 코로나19라는 이슈를 직면한 의료분야는 전자문서 도입에 더욱 적극적으로 나서고 있다. 기본적인 ‘의료정보시스템’의 전자문서 사용량은 물론, 코로나19 사태로 인해 해외여행경험유무, 발열상태 등을 확인하고 직접 동의해야하는 업무에서의 전자문서 사용량도 폭증했다.

이에 대해 송지훈 포시에스 기술개발연구소장은 “여러 산업군 가운데 금융권의 전자문서 도입이 가장 많았다. 하나은행, KB국민은행, SC제일은행 등 제1금융권에서부터 증권, 카드, 캐피탈, 저축은행 등 제2금융권까지 모두 ‘창구 페이퍼리스 시스템’과 ‘태블릿 브랜치 시스템’에 대한 수요가 높았다”며, “이 가운데 삼성화재와 한화생명, 한화손해보험 등 국내 주요 보험사들 역시 종이 계약서 대신 ‘모바일 전자청약 시스템’을 도입하는 등 페이퍼리스 환경 구축에 나섰다. 이 가운데 삼성생명은 현재 포시에스의 ‘오즈 이폼’을 통한 보험거래 디지털화 재구축 사업을 진행하고 있다”고 설명했다.

   
▲ KISA가 공개한 전자문서산업 실태조사 결과 (출처: KISA)
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