BPS로 본사와 부산 공장 연계, 전사 상황을 한눈에 파악
총 9개 분야에 적용, 계획 수립 기간 1개월에서 2주로 단축 등 효과 두드러져
르노삼성자동차는 예산 수립 및 분기별 예측을 효율적으로 수행하기 위해 BPS(Business Performance&Simulation) 시스템 개발에 착수, 작년 2월 1단계 프로젝트를 완료했다. BPS 구현으로 과거 PC상에서 엑셀로 이뤄지던 각종 계획 수립이 시스템을 통해 수행되고 있으며 실제 결과치가 자동으로 통합·제공되고 있다. 더욱이 서울 본사와 부산 공장의 ERP 시스템이 각기 따로 운영되고 있는 르노삼성자동자 시스템 환경에서 BPS는 두 ERP를 서로 연계해 각종 정보를 한눈에 파악할 수 있게 하는 중요한 역할을 수행하고 있다.
르노삼성자동차는 올해 2차 프로젝트에 착수해 BPS를 더욱 강화하고 활성화시켜 나갈 방침이다. 2차 프로젝트에서는 연간계획에 이어 중장기 계획 수립을 포괄할 것을 검토하고 있으며, 측정요소(Factor)의 통합 관리 방안 등이 논의되고 있다. 이강욱 기자 wook@rfidjournalkorea.com
르노삼성자동차는 2004년 8월 보다 유연한 예산 수립과 빠른 실적 분석을 위해 플래닝&시뮬레이션 시스템을 개발에 착수했다. BPS(Business Planning&Simulation) 시스템이라 명명된 이 프로젝트는 기존 플래닝 작업의 비효율성을 개선하고 정확한 재무 정보 제공을 목표로 진행됐다.
기존 예산 수립(Budget)이나 분기별 예측(QRF, Quarterly Rolling Forecasting) 등이 안고 있는 문제점을 해결하기 위해서였다. 기존에 주로 사용되던 엑셀은 기능과 용량 부분에서 뚜렷한 한계를 가지고 있었으며, 분기마다 진행되는 QRF에 최소 20여일이 소요되는 등 효율적이지 못했다. 또한 수작업으로 진행되다 보니 플래닝 내용과 실제 결과를 즉시 비교하는 것이 힘들었고, 전사 상황을 파악하기도 어려웠다. 더군다나 르노삼성자동차는 서울 본사와 부산 공장이 이원화된 ERP 시스템으로 운영되고 있어 일목요연한 전사 정보 제공은 매우 힘든 환경이었다.
이러한 문제점을 개선코자 르노삼성자동차는 2004년 8월 BPS 프로젝트에 착수했다. 프로젝트는 예산수립 및 리포팅의 문제 해결, 임원진에게 통합된 재무정보 제공, 시스템화 구현으로 표준화된 예산수립 프로세스 확립과 유연한 시뮬레이션 구현, 전사 정보 공유 등을 목표로 진행됐다. 프로젝트는 2005년 2월 마무리됐고, 시스템 개발 이후 실제성과를 즉시 플래닝 내용과 비교할 수 있게 됐다. 또한 통합된 BPS를 통해 전사 상황을 한눈에 파악할 수 있게 됐다.
엑셀과 유사하게 화면 구성
제품 선정 과정에서는 SAP BW와 하이페리온의 에스베이스가 중점적으로 검토됐다. 대용량 지원 여부와 다양한 시뮬레이션을 위한 속도가 가장 중요한 요소로 고려됐다. 두달 정도의 사업자 선정기간을 거쳐 최종적으로 하이페리온의 에스베이스가 도입 솔루션으로 선정됐다.
하이페리온 제품이 MDB를 기반으로 하고 있어 속도가 빠르고 화면이 엑셀과 유사해 쉽게 사용할 수 있다는 점이 좋은 평가를 받았다. 또한 별도의 교육이 필요없고 기존 엑셀 시트의 업로드가 가능한 점도 호평 받았다.
르노삼성자동차의 BPS 프로젝트 컨설팅은 오픈타이드가 진행했고, 삼성SDS가 주사업자, 개발 작업은 하이페리온 전문 파트너사인 휘스코앤드비즈파크가 각각 수행했다.
시스템 개발 과정에서는 현업의 요구가 적극 반영됐다. 일례로 컨설팅 단계에서는 최하위 데이터까지 끌어와 시뮬레이션 하는 것으로 계획됐으나, 실제 프로젝트에서는 그 대상이 축소했다. 지나치게 복잡하고 시스템에 부담을 준다는 현업들의 지적이 반영된 결과였다.
또한 당초 시스템은 시뮬레이션 중심이었으나 실적분석과 연계되어야 효율적이라는 현업의 지적에 따라 시뮬레이션과 실적분석 둘 간의 연계가 이뤄졌다. 르노삼성자동차 IST팀 박대범 과장은 "실적분석과의 연계가 초기에는 고려되지 않았으나, 관리팀과 현업의 요구로 추가됐다"고 말했다.
시스템 개발은 철저한 프로젝트 관리를 통한 비용절감과 함께 사용자가 쉽게 접근할 수 있는 환경 조성에 초점이 맞춰졌다. 이를 위해 이전에 널리 사용되던 엑셀과 유사하게 화면을 구성해 쉽게 사용할 수 있게 하는데 많은 노력을 기울였다. 도입 솔루션인 하이페리온 플래닝이 엑셀과 화면 구성이 유사해 개발 작업이 수월했고, 이런 이유로 하위 현업까지 특별한 교육 없이도 입력이 가능한 시스템이 구현됐다. 박 과장은 "화면의 유사성과 쉬운 사용이 하이페리온의 선택 이유 중 하나였다"고 말했다.
시스템 개통 이후 기존 업무 환경과 유사한 화면과 엑셀 시트의 업로드가 가능한 점 등은 사용자가 손쉽게 적응할 수 있다는 점에서 좋은 평가를 받았다.
속도 및 버전관리 용이, 관리와 보안도 향상
자동차 업계에서 플래닝은 먼저 고위 경영진의 전략적인 목표 설정에 뒤이어 세부적인 부분의 계획 수립이 이뤄진다. 가령 자동차 각 부문별로 목표 시장 점유율을 설정하고 이에 따른 판매계획, 생산계획, 부품 구매 계획 등이 순차적으로 진행되는 식이다. 르노삼성자동차는 이번에 세일즈, 프로덕션, 생산비, 인건비, 비용, 연구개발, 재료, 투자 등 총 9개 분야 플래닝 애플리케이션을 개발, 이를 실제 적용하고 있다.
시스템 구축으로 속도나 버전관리가 이전보다 훨씬 용이해졌고, 개개인의 역량에 좌우되던 업무가 표준화된 프로세스에 의해 수행되고 있다. 그 결과 신뢰할 수 있는 결과물 산출과 고위 임원진의 요구를 충족시키는 효과를 거두고 있다.
과거에는 예산안을 최종적으로 수립하는 데 1달 이상이 소요됐다. 각 부서에 자료를 요청하고 제출받은 자료를 취합하고 이를 분석하는데 1달이라는 시간도 빠듯했다. 또한 이를 분기별로 진행하다보니 담당자는 1년 내내 여기에 매달려 있어야 했다.
하지만 시스템 도입 이후 한 달 가량 소요되던 자료 취합 및 분석 시간이 2주로 단축됐다. 그리고 시스템 사용에 점점더 익숙해지고 있어 그 시간은 더욱 단축될 것으로 예상되고 있다. 업무 효율성 증대는 물론 사후 관리 작업까지 가능해질 만큼 프로세스 개선 효과가 나타나고 있다.
자료의 관리와 보안 능력 역시 크게 향상됐다. 과거에는 퇴사나 부서 변경 등으로 자료 분실이나 유출 가능성이 존재해 관리의 어려움이 컸으나 시스템으로 변화한 뒤에는 항상 최신 버전으로 유지되며 그 이력까지 관리가 가능해졌다. 일부는 구제도를 선호하는 현업도 일부 존재하고 있으나 자체적으로 리포팅 양식을 제작해 사용하는 파워유저도 점차 나오고 있을 만큼 저변이 넓어지고 있다.
한편 플래닝 기간이 기존 2년에서 이번에 르노자동차 본사 정책에 맞춰 3년으로 늘려 잡았으나 플래닝의 시스템화로 이를 수월하게 지원할 수 있게 됐다. 계획 수립 기간이 2년에서 3년으로 증가하는 것은 업무 하중이 크게 증가하는 것을 우려할 수 있는 상황이었으나 시스템화로 인해 용이하게 대처할 수 있었다.
삼성르노자동차는 올해 2차 프로젝트를 추진할 방침이다. 연간계획에 이어 중장기 계획 수립을 포괄할 것을 검토하고 있으며 측정 팩터와 요소들를 통합관리하기 위한 방안 등이 현재 검토되고 있다. 매우 세부적으로 규정된 계획 수립을 좀 더 단순하게 하여 사용의 편의성을 높이는 방안도 고려되고 있다.